A punto de estrenar agosto, el mes del descanso en mayúsculas, es posible que el estrés de cuadrar los turnos en vacaciones haya pasado… o quizás no. El periodo vacacional de los empleados suele convertirse en un auténtico reto para los directivos y departamentos de recursos humanos de cualquier compañía. No en vano, la mayoría de las empresas reconocen experimentar situaciones de crisis en la gestión de las vacaciones de verano. Esta situación se complica exponencialmente en función del número de empleados de la compañía, una situación que dificulta la gestión de cuadrar los turnos y los recursos necesarios para no suspender el servicio o la producción, intentado además agradar a todos.
El hecho de no prever con cierto margen la gestión de las vacaciones, cambios de última hora ante imprevistos e incluso la cancelación de los días de descanso de algún trabajador, puede provocar malestar no sólo en el afectado de manera directa sino en el resto de compañeros.
Seresco, compañía española líder en soluciones de software/outsourcing de nóminas y recursos humanos (una de sus áreas de especialización) propone cinco consejos a seguir por cualquier compañía para no convertir un periodo tan esperado por todos en una pesadilla:
1. ¿Todos en agosto? Suele ser el mes por excelencia a la hora de solicitar vacaciones y claro, está, no es posible satisfacer a todos. Es por esto que es fundamental que la compañía establezca unos criterios de adjudicación claros y que sean conocidos por todos los empleados para evitar conflictos: la antigüedad (compensando la fidelidad del trabajador), la paternidad (para facilitar su adaptación al calendario escolar) o los sistemas rotativos (uno de los sistemas más justos) son algunos de los más comunes. En cualquier caso, no hay una solución única, y los criterios dependerán de la cultura de la compañía y de las peculiaridades de su modelo de negocio.
2. Transparencia y consenso. Es importante que los empleados se sientan partícipes del proceso para que conozcan las necesidades del negocio y el porqué de las decisiones que deban tomarse. De la misma manera, ellos podrán aportar su conocimiento a la hora de identificar posibles cargas de trabajo o imprevistos que puedan surgir, incluso organizarse entre ellos sin necesidad de la intervención de su responsable.
3. Flexibilidad. Según el Estatuto de los Trabajadores el periodo o periodos de vacaciones se deben fijar de mutuo acuerdo entre la compañía y el trabajador, conforme a lo establecido en este punto en los convenios de cada sector. En este sentido, lo ideal es que tanto la empresa como los empleados sean flexibles y pongan de su parte para que ambas partes salgan beneficiadas. Los hábitos están cambiando y no todos los empleados prefieren esta temporada, sino que prefieren disfrutar del resto de días de descanso en otros periodos del año, esto sin duda puede ser una oportunidad para la compañía para poder cubrir las peticiones que se concentran en verano.
4. Antelación. para no generar imprevistos, y para que el empleado pueda organizar sus días de vacaciones con tiempo suficiente, lo ideal es comunicarlo con dos meses de antelación. En este punto, es recomendable consultar el convenio por el que se rige cada compañía ya que si el tiempo establecido es mayor, prevalecerá este último.
5. Digitalización, adiós al Excel. Muchas empresas aún recurren a las tablas de Excel para coordinar las vacaciones, sin embargo, ya existen plataformas de gestión de recursos humanos e integrada con nómina que permiten compartir la información y gestionar este y otros temas de una manera más eficaz e incluyendo un control de acceso según los niveles. Esto permite delegar la gestión a los managers o responsables de manera fácil y ágil ya que tendrán acceso a información de cobertura por meses, departamento, puesto de trabajo, etc… con la posibilidad de combinar los datos con las nóminas (permisos, horas, etc…) y todo a través de su móvil o Smartphone y desde cualquier lugar
Según Cristina Prats, directora de Seresco en Cataluña, ‘contar con un software de gestión como Milena permitirá a cualquier compañía, del tamaño que sea, hacer de esta ardua tarea un proceso ágil con un sistema de autorizaciones automatizadas, basado en cuadrantes y calendarios prefijados en la herramienta, que nos ofrecerá toda la información de una forma organizada y muy visual’.
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