¿Tú también pasas la jornada laboral revisando el correo electrónico?

¿Por qué continuamos con un sistema que parece haber dejado de funcionar y nos retrasa? La rutina diaria de millones de empleados al comienzo de su jornada es abrir su correo electrónico, descartar el spam que se ha colado a montones, dar una lectura rápida a los e-mails que parecen “buenos” y si no hay nada urgente que atender, respirar aliviados hasta la próxima remesa de correo entrante y entonces, empezar a trabajar. 

Mención aparte, la estresante situación de buscar un correo electrónico y no encontrarlo, responder sobre uno que no era el último, no responder a todos los destinatarios que debieran recibirlo, o estar saltando de un tema a otro cual saltamontes. ¿Te resulta familiar? El correo nos dicta las prioridades en cada momento. 

Mantener las comunicaciones de la empresa ordenadas, con el correo electrónico como herramienta principal, se ha convertido en todo un desafío. Asumir que éste es una herramienta de comunicación instantánea, que proporciona inmediatez y dota a las organizaciones de un mayor dinamismo, es un error común que puede acabar quemando a la plantilla y generando ansiedad.  

Otro de los efectos del mal uso del correo electrónico es el denominado síndrome del trabajador ocupado, que ocupa (o pierde, más bien) hasta un 80% de su jornada en interrupciones generadas por cuestiones aparentemente urgentes, descuidando lo realmente importante. 

Otra forma de trabajar es posible

Existen multitud de aplicaciones en Internet pensadas para ayudar a organizarnos, pero la mayoría, por sí solas, no solucionan ni una cuarta parte de las necesidades de comunicación y gestión de la información a nivel empresarial, y su uso debe complementarse con otras aplicaciones. Al final del día, nos hemos pasado el tiempo entrando y saliendo de herramientas, generando información inconexa y difícilmente reutilizable. Tampoco es factible. 

Una nueva generación de plataformas de comunicación ha llegado para quedarse y crecer al mismo ritmo al que las organizaciones estén dispuestas a adoptarlas: son las redes sociales corporativas o también, en su versión anglosajona, digital workplaces. 

Se trata de plataformas  que aglutinan funcionalidades en un único espacio de trabajo, más allá de las redes de comunicación temáticas, donde los diferentes usuarios que tienen acceso trabajan en un proyecto que les une. Hablamos de plataformas que además, permiten explotar la información, repartir tareas entre los miembros de un equipo, hacerles seguimiento, llevar la agenda, recabar datos mediante la inserción de formularios e incluso, mantener un archivo digital, ayudando a prescindir paulatinamente del archivo físico. 

La imprescindible gestión del cambio 

Siempre que una organización afronta un cambio, incluso cuando ese cambio es a mejor, se presentan multitud de obstáculos que debemos superar o sortear. La negación de esa nueva realidad, la resistencia al cambio o la incertidumbre sobre cuál será el rol de cada individuo, son sólo algunos de ellos. 

Una de las claves para abordar procesos de cambio con éxito es huir de las improvisaciones , especialmente en las tareas que tienen que ver con cambios en las dinámicas de trabajo. 

Nuestra experiencia transformando la comunicación a través de Laycos, nos ha enseñado que todas las organizaciones que han logrado hacerlo con éxito tenían algunos puntos en común. Por eso hemos querido recopilar aquí esos puntos, a modo de buenas prácticas: 

1. PENSAR GRANDE. Una selección meditada de la herramienta que mejor pueda ajustarse a las características, necesidades y objetivos a largo plazo de la empresa.
2. EMPEZAR PEQUEÑO. La experiencia de haber realizado una prueba piloto previamente, en la que hayan participado los que asumirán el papel de “embajadores” y que aportan el punto de vista de las diferentes áreas o departamentos. Reconfirmar o no, junto a estos miembros que forman el núcleo fuerte de la empresa, lo acertado del cambio.
3. EMPODERAR A LAS PERSONAS. El cometido de los embajadores será incentivar y facilitar la adopción de la nueva herramienta a los miembros de sus respectivas áreas.
4. DAR EJEMPLO. Dotar de contenido inicial una serie de redes de comunicación básicas. Informar del cambio abiertamente, de lo que se espera, en qué medida, en qué fechas y qué beneficios  tendrá a todos los niveles.
5. FORMACIÓN CONTINUA. Surtir de manuales e indicaciones que aporten información útil, sobre cómo utilizar correctamente la nueva herramienta, restando incertidumbre.
6. ADAPTACIÓN CONSTANTE. Medir, comprobar el grado de adopción de la aplicación, recalcular la estrategia de comunicación de ser necesario. 

¿Por qué mantener algo que ha dejado de funcionar y no aventurarnos a descubrir algo mejor? 

Y por último, es importante transmitir que dejar de ser esclavos del correo electrónico y ser más productivos no implica tener que asumir mayor carga de trabajo, sino la capacidad de gestionar el que tenemos en menos tiempo, obteniendo mejores resultados y creando tiempo para otros asuntos que nos ayuden a crecer.