Acelerar la transformación digital de la gestión de los viajes y gastos asociados, T&E por sus siglas en inglés, será vital para mejorar la experiencia de los empleados y alcanzar los objetivos corporativos el próximo año, según un nuevo estudio realizado por Forrester Consulting, encargado por Amadeus Cytric Solutions. El estudio, publicado hoy, concluye que los líderes mundiales reconocen cada vez más que, para que sus empresas tengan éxito, deben diseñar procesos que faciliten el trabajo de sus empleados en un nuevo mundo laboral híbrido.
El estudio se basa en una encuesta realizada a 525 responsables de la gestión de viajes y gastos de grandes empresas en nueve mercados y en cinco entrevistas en profundidad. Éste reveló que se ha avanzado en el camino hacia la automatización, ya que el 80% de los encuestados a nivel mundial declararon que la gestión de viajes y gastos está más digitalizada que otros procesos de sus empresas. Esta cifra se compara con el 67% de la última encuesta realizada en 2020. Pero la gestión actual de T&E sigue presentando varios retos, como los procesos manuales y fragmentados, el cumplimiento de la normativa y la seguridad.
Un 34% de los directivos citó como principal reto actual la gestión del cumplimiento de la normativa en materia de viajes, como los visados y los permisos de trabajo, así como la preocupación por la privacidad y la seguridad para el 31% de ellos, mientras que el 30% argumentó que los procesos manuales suponen una carga para la productividad de los empleados. El informe concluyó que mejorar la integración entre las tecnologías de gestión de viajes y gastos asociados (T&E) y otros sistemas de la empresa era la principal prioridad (72%). Una media de sólo el 37% de los sistemas se integran con las soluciones de T&E de las organizaciones, lo que da lugar a un rendimiento inferior al óptimo y a una mala experiencia de los empleados. También se expresó el deseo de mejorar la experiencia integral (end-to- end) en la gestión de viajes y gastos (70%) y de progresar en la forma en que los equipos colaboran cuando planifican los viajes (70%).
La transformación digital impulsa enfoques modernos en la gestión de viajes y gastos
Las organizaciones están mayoritariamente de acuerdo (82%) en que la mejora de sus procesos y herramientas de T&E es fundamental para reducir los costes y aumentar la eficiencia de las operaciones empresariales. Las herramientas de gestión de T&E deben permitir una experiencia colaborativa y eficiente de reserva, pago y liquidación de gastos de viaje. El 79% de los líderes corporativos creen que mejorar la forma en que gestionan los gastos de viaje es fundamental para mejorar la experiencia de los empleados y reconocen que los problemas con los procesos en la liquidación de gastos tienen un impacto negativo en la productividad y en el compromiso de los empleados.
Rudy Daniello, Vicepresidente Ejecutivo de Amadeus Cytric Solutions, dijo: «Acelerar la transformación digital de los viajes y los gastos es una prioridad absoluta para muchas organizaciones de cara al próximo año. A medida que el mundo del trabajo se reconfigura de cara a un futuro híbrido, es necesario actualizar los procesos, las tecnologías y la cultura para impulsar un mayor compromiso y facilitar una mejor colaboración entre los empleados a la hora de planificar los viajes.»
El riesgo de no implantar soluciones digitales también es real, ya que sólo el 45% de los responsables de finanzas y gestión de viajes encuestados en España afirman que auditan todas las declaraciones de gastos, lo que deja a más de la mitad expuestos a fraudes, errores humanos y problemas de cumplimiento.
Los pagos virtuales son la clave para disipar la preocupación de los empleados en torno a los viajes y los gastos
La presión para el cambio viene de varias direcciones, de todos los niveles en las empresas. La mayor queja de los empleados proviene de tener que pagar los viajes de trabajo de su propio bolsillo, algo que puede evitarse con la implantación de tarjetas virtuales y otras soluciones integradas.
Para el 73% de los directivos encuestados en España, los pagos virtuales son la funcionalidad más valorada en una plataforma de gestión integral de viajes y gastos. En total, el 55% de los encuestados cree que una de las mayores ventajas obtenidas con los pagos virtuales es una mejor visibilidad y control del gasto en viajes, mientras que el 52% considera que esta tecnología ayuda a reducir el riesgo de fraude y el 55% afirma que las herramientas mejoran los procesos de recuperación del IVA.
Daniello concluyó: «La auditoría de los informes de gastos puede ser un proceso largo y manual, especialmente cuando los empleados tienen que presentar recibos en papel o cuando la información se recoge en herramientas basadas en hojas de cálculo. Los sistemas totalmente automatizados, incluidos los pagos digitales, pueden ser una respuesta eficaz a este reto. «
«Desde la pandemia y el cambio a entornos de trabajo híbrido, las expectativas de los empleados en torno a la tecnología han aumentado y se ha producido un descenso considerable de su satisfacción. Centrarse en la experiencia de los empleados utilizando tecnología colaborativa podría ayudar a invertir estas tendencias, impulsando el compromiso, contribuyendo a una industria sostenible y reduciendo los costes para las empresas.»
El estudio se llevó a cabo en Australia, Brasil, Francia, Alemania, India, países nórdicos, España, Reino Unido e Irlanda y Estados Unidos y Canadá. Cada uno de los 525 responsables de la toma de decisiones encuestados representa a una empresa con unos ingresos que oscilan entre los 100 millones de dólares y los 5.000 millones de dólares y con un número de empleados que oscila entre los 1.000 y los 20.000. La encuesta se realizó entre julio y agosto de este año.
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