Celonis, el pionero y líder mundial en minería de procesos y Execution Management, ha publicado la investigación independiente realizada por Forrester Consulting «Tendencias en la mejora de procesos y ejecución de datos: Cómo las organizaciones están mejorando los procesos y convirtiendo los datos en acciones en tiempo real», en la que se muestra cómo las empresas se ven perjudicadas por la complejidad de sus múltiples sistemas y procesos, y carecen de comprensión sus propios datos internos.
El estudio, para el que se ha contado con la opinión de más de 800 responsables de la toma de decisiones en empresas de todo el mundo, revela que los líderes empresariales ya están recurriendo a la minería de procesos para obtener datos y descubrir conocimientos sobre el funcionamiento de su empresa. Información que les ayuda a comprender y mejorar la ejecución de la compleja red de procesos que impulsan su empresa. Entre ellos se encuentran los relativos a la cadena de suministro y el servicio al cliente, la planificación de recursos empresariales, la gestión de servicios de tecnología de la información, las hojas de cálculo y otros.
«Las ineficiencias de los procesos son los asesinos silenciosos de las empresas y no pueden visualizarse sin la minería de procesos», explica Wil van der Aalst, científico jefe de Celonis. «Cuando las ineficiencias de los procesos se perciben y se solucionan, el rendimiento empresarial aumenta, así como la flexibilidad para leer y reaccionar ante las interrupciones del negocio, la inflación, las pandemias y los requisitos de sostenibilidad».
El estudio encargado por Celonis muestra por un lado que la minería de procesos está ganando adeptos, ya que el 61% de los responsables de la toma de decisiones utilizará, o está evaluando, la minería de procesos en los próximos 12 meses, situándose como la principal tecnología que piensan utilizar para medir o mejorar sus procesos empresariales.- Así mismo el 90% de las empresas que utilizan tecnología de extracción de procesos confían en que alcanzarán sus objetivos de mejora de procesos este año.
Frente a este dato también el informe muestra que el 71% de las empresas utiliza diez o más aplicaciones para ejecutar un único proceso y el 72% sigue utilizando métodos manuales que limitan la visibilidad de los procesos. Además solo el 16% de las empresas dice tener una visibilidad completa de sus procesos y únicamente el 7% informa de una visibilidad completa de los procesos en tiempo real.
Estos datos indican que las organizaciones están fallando en la optimización de los procesos, perdiendo oportunidades clave. A esta situación hay que sumar además que las empresas ahora se enfrentan a desafíos macroeconómicos como la inflación, las interrupciones de la cadena de suministro y los entornos de sistemas híbridos, haciendo que la visibilidad de los procesos sea aún más crítica ahora.
En este sentido la encuesta arroja que solo el 56% de los responsables de la toma de decisiones considera que es capaz de incorporar todos los sistemas implicados en los procesos de su departamento para crear una visión integral de dichos procesos. Y casi la mitad de los participantes en la encuesta, el 44%, expresó que está gastando más debido a la falta de conocimiento de los procesos. De ellos el 28% de los encuestados de Norteamérica están sintiendo el impacto de una menor satisfacción del cliente por los problemas de los procesos en comparación con sus homólogos de EMEA, el 25%.
El informe también se refiere a la dificultad de la captación de los datos en tiempo real y lo que esto supone para su gestión. Así, la siguiente fase de la transformación de los procesos empresariales es pasar de la visibilidad completa de los procesos a la visibilidad completa de los procesos en tiempo real. En la experiencia del consumidor moderno, reaccionar en tiempo real es algo que está en juego; por ejemplo, sería inimaginable que Uber tardara más de un día en procesar las solicitudes.
La falta de adopción de datos en tiempo real por parte de las empresas para mejorar la visibilidad de los procesos muestra que el 53% de las empresas expresan que utilizan datos de visibilidad de procesos con más de un día de antigüedad. El 28% de las empresas utilizan datos de visibilidad de procesos con una antigüedad superior a 10 minutos e inferior a un día. Por otro lado el 12% de las empresas informan que utilizan datos de visibilidad de procesos que tienen más de un minuto pero menos de 10 minutos de antigüedad.
Basándose en las conclusiones de la investigación de Forrester, Celonis considera que las empresas deberían seguir las siguientes recomendaciones para mejorar la productividad (y por tanto ahorrar recursos y ofrecer una mejor experiencia al cliente):
Identificar los procesos para hacer un seguimiento y una línea de base antes de evaluar cuáles mejorar, o automatizar: Es crucial que las empresas conozcan primero sus procesos, íntimamente, antes de triar y cambiar los planes de mejora. Un mantra útil para recordar es «entender, rediseñar y automatizar los procesos», en este orden.
Invertir en habilidades de proceso: La mayoría de las empresas están estructuradas por funciones, no por procesos. Para mejorar los procesos, los líderes deben hacer hincapié en una mentalidad de proceso integral, no de funciones. Los roles de propietarios de procesos de negocio, que casi nunca se encuentran en una organización, deben existir y ser influyentes.
La minería de tareas, junto con la minería de procesos, permite a las empresas obtener información adicional sobre cómo funcionan realmente sus procesos. Esto proporciona la imagen completa de los puntos débiles y los puntos de dolor de los empleados, respecto a las aplicaciones que están utilizando a lo largo de un proceso. La minería de procesos y la minería de tareas combinadas pueden proporcionar una imagen completa.
El verdadero valor de la minería de procesos viene con el descubrimiento de sistemas cruzados: Los procesos cubiertos por un solo sistema (como ERP, SCM o CRM) tienden a beneficiarse menos de esta solución, respecto a aquellos que abarcan una multitud de sistemas. Las iniciativas de minería de procesos deben centrarse en los casos de uso de múltiples sistemas para obtener un alto rendimiento de sus inversiones en tecnología.
Celonis es el líder del mercado de la minería de procesos y pionero en la categoría de Execution Management. Su sistema de gestión de la ejecución (EMS) se basa en tres pilares -datos, inteligencia y acción- para proporcionar una visión de 360 grados de todos los procesos empresariales de una organización. El EMS de Celonis analiza e identifica los cuellos de botella de los procesos, automatiza las correcciones de los mismos y hace sugerencias procesables para poner los datos al servicio de sus clientes.
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