IQS Executive Education ha organizado el Webinar «Gestión efectiva de reuniones presenciales y en remoto», impartido por Isabel Molas, Consultora y Formadora en Habilidades Directivas y de Comunicación de IQS Executive Education, con el objetivo de mejorar y asegurar el buen funcionamiento de las reuniones. Actualmente las reuniones suelen ocupar gran parte del tiempo durante la jornada laboral y son el método de comunicación más caro para una compañía debido a sus costes laborales, de tiempo y gestión. Mejorar su gestión cobra especial importancia.
La masterclass daba comienzo hablando de la planificación de las reuniones, en muchas ocasiones dichos encuentros se pueden sustituir fácilmente a través de un correo electrónico o una llamada rápida con una persona del equipo. Es por ello que antes de convocar una reunión se debe fijar un objetivo, analizar quien debe intervenir, la duración de la misma y la información previa que deben tener los participantes. De esta manera nos aseguramos que todos los que acudan a la reunión podrán intervenir y aportar su expertise.
Otro de los elementos clave para que las reuniones sean más efectivas es una buena gestión del tiempo. Las reuniones deben ser lo más breves posibles (2 horas máximo en las presenciales y menos de 1 hora en las online) y siempre especificar cuanto tiempo se va a dedicar a cada punto de la agenda.
La dificultad de las reuniones online
Con la llegada de la pandemia se han multiplicado las reuniones online que necesitan un liderazgo efectivo que facilite su buen funcionamiento. La principal barrera que existe es la conexión entre los participantes, lo que dificulta en muchas ocasiones la interacción y la participación. Pero existen otros factores como el mal uso de la tecnología, la falta de normas (tiempos, participación o conclusiones) así como un mayor número de distracciones, que pueden contribuir a que las reuniones no presenciales sean menos efectivas.
Por eso es esencial mantener la atención de todos los participantes en la reunión, no sólo evitando notificaciones de otros temas sino aportando referencias visuales, controlando bien el tiempo y facilitando la participación de todos con preguntas directas e intervenciones personalizadas. Al no estar físicamente presentes el moderador de la reunión debe generar más cercanía y fomentar el espíritu de equipo.
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