El onboarding es un proceso estructurado mediante el cual los nuevos empleados conocen sus funciones, su equipo, la operativa, la cultura y la organización. El objetivo principal es que la persona, cuanto antes, se sienta parte de la organización y entienda quá hace, cuál es su visión y sus objetivos. El onboarding debe evidenciar lo que se espera del empleado y, a la vez, también que puede esperar él.
En palabras de Pablo Lobato, CEO de SmartMind, «el onboarning es para muchas empresas el proyecto más importante del área de Recursos Humanos, especialmente en el momento actual, en el que hay una pelea extrema por el mejor talento y, además, el campo de batalla se ha trasladado casi en exclusiva al entorno digital, realizando en la mayoría de los casos el proceso en un formato 100% remoto».
En este sentido, hay que resaltar la importancia de la primera impresión y cómo crear experiencias que faciliten la incorporación efectiva de una persona a un equipo que ya tiene una historia, un día a día y unas reglas de relación. El programa de onboarding determina el recorrido de la formación de cada profesional, hasta alcanzar los niveles de productividad y conocimiento óptimos en cada fase. Es importante entender que no se trata de un momento puntual, sino de un camino de aprendizaje, ejecución y verificación de una adecuada evolución.
La proyección de los valores fundamentales de la compañía y, por lo tanto, de su cultura debe estar presente a lo largo de todo el programa de onboarding, como elemento de cohesión que va perfilando el marco, en el que todo el contenido que se plantea cobra sentido.
En este proyecto tienen que intervenir todos los empleados, con independencia de su experiencia, debido a que para lograr los mejores resultados se debe garantizar el cumplimiento de todos los hitos, que se establecen a lo largo de los meses en los que este programa se realiza. Uno de los mayores errores de este tipo de procesos, es anticipar un exceso de información que le va a resultar difícil asimilar por cantidad y por falta de contexto.
«El talento es un bien sorprendentemente escaso, y por lo tanto el activo fundamental de muchas compañías. Un programa de onboarding bien diseñado y ejecutado mejora e impulsa muchas métricas clave, ayuda a atraer y retener talento, hace que las personas sean productivas más rápidamente y crea un entorno en el que todos están alineados y enfocados en los objetivos de la organización» indica Lobato.
Los elementos fundamentales de un onboarding eficaz consisten en determinar todas las secciones e hitos del programa, ya que no existe un marco único que garantice el éxito, por las enormes diferencias que hay entre unas empresas y otras, ya sea por tamaño, sector o cultura. Pero si puede definir, aunque no hay un proceso único para una incorporación exitosa, en 3 categorías de elementos fundamentales en esta metodología:
- Operativo y funcional. Incluye todo lo que afecta al trabajo que va a realizar, calendario e hitos del onboarding, materiales y recursos de trabajo, vocabulario, procesos, relación con los clientes, organización, operativa o comunicación.
- Social. Se refiere a como garantizar la integración, el bienestar e impulso de las relaciones con el resto de los empleados.
- Estratégico. Todo lo relativo al conocimiento de la organización, la estructura, visión, misión, objetivos, desarrollos clave y, en definitiva, los aspectos capaces de conectar e identificarse con la cultura de la empresa.
El CEO de SmartMind concluye, «se trata de programas muy personalizados, que hay que definir con las empresas la manera de estructurar el contenido, para obtener un éxito sostenido en el tiempo».
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