Las claves del entorno VUCA: qué es, cómo aplicarlo y por qué es ideal para las empresas en situaciones de crisis

En la actualidad, las empresas viven sumidas en un entorno convulso, intensificado enormemente con la crisis del COVID-19, un entorno caracterizado por la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad constante. Estas características definen con exactitud el entorno VUCA, nacido de los acrónimos Volatility (V), Uncertatinty (U), Complexity (C) y Ambiguity (A) en la década de los 90 en el seno del ejército de los Estados Unidos como respuesta al colapso de la Unión Soviética.

En este tipo de escenarios, las empresas, independientemente de su tamaño, se ven obligadas a adaptarse a los cambios que rompen su planificación estratégica. Es el momento de trabajar para adaptarse y preparar todas sus áreas de negocio para hacer frente a esta situación y seguir desarrollando con éxito su actividad empresarial. 

CEDEC, empresa de consultoría líder en Europa en gestión, dirección y organización para empresas familiares, trabaja desde sus inicios a la vanguardia de la adaptación al cambio, implementando los sistemas de gestión y organización que resulten más eficientes, optimizando los resultados empresariales con el objetivo de ayudar a las empresas a alcanzar la Excelencia Empresarial en su gestión.

En este sentido, si se analizan las características que engloban este tipo de entornos, en el que se deben adaptar para interactuar con los diferentes stakeholders de la empresa, se encuentran con que: 

• Se asocia volatilidad a la dinámica del cambio continuo y constante, que se produce a gran velocidad y convierte el entorno empresarial en inestable.
• La incertidumbre, se vincula con el aumento de situaciones imprevistas, de la falta de predictibilidad de los acontecimientos, las sorpresas del mercado y a la incapacidad del ser humano por controlar y entender todas las variables que explican los porqués de las cosas. Lo cual genera una dificultad a la hora de tomar decisiones y elaborar modelos de negocio.
• La complejidad se refiere a la dificultad para entender y manejar el contexto actual y saber distinguir entre causa y efecto, incapacitando la resolución de problemas y conflictos.
• Con ambigüedad se hace mención a la falta de claridad, a lo complicado de comprender las relaciones entre los distintos elementos que están presentes y componen el entorno, dificultando la concreción de soluciones óptimas.

Hoy en día, el entorno VUCA afecta a todo tipo de sectores profesionales, servicios, industria, tecnología o banca, y causa que las empresas se vean obligadas a adaptarse a continuos cambios que atacan tanto a su programación estratégica como a sus rutinas profesionales.

El concepto entorno VUCA hace referencia a un contexto cambiante que supone un gran desafío para las empresas y requiere una serie de pautas por parte de los líderes de las organizaciones para favorecer una buena comunicación interna. Se requieren la base de una serie de pautas que se detallan a continuación:

1. Ser directo. Comparte los hechos con el equipo. ¿Qué significa la situación actual para la empresa y el trabajo de la gente? ¿Cómo se puede hacer esto de una manera cuidadosa y compasiva?
2. Ser comprensible. Crear un contexto coherente y transmitir mensajes claros. Comunicar al personal lo que los proyectos actuales significan para todos y cuál es su rol en ellos. Si hay gente en su organización que está luchando, asegúrese de que la comunicación es en formatos y lenguajes que puedan entender. Pensar en todas las formas de comunicación, no sólo en el correo electrónico. Existen grupos de WhatsApp, los mensajes de vídeo, vídeo-conferencias o, en aquellos casos que requieran una comunicación más personalizada, una simple llamada.
3. Ser confiable. Asegurarse de que la gente pueda contar contigo. Los empleados miran a sus líderes para que los guíen y los tranquilicen. Hacer lo que se dice que se va a hacer, no crear falsas esperanzas y ser honesto acerca de por qué las cosas han cambiado.
4. Ser digno de confianza. Ningún líder, político o proveedor de servicios de salud tiene una bola de cristal para ver el futuro y el impacto de COVID-19. Por mucho que se aspire a certezas, se está obligado a reconocer que la situación cambia cada día, lo que debería hacerles sinceros y empáticos.

Las empresas que aprendan a dominar este tipo de entornos, son las que conseguirán perdurar en el mercado y desarrollar una resistencia sólida a la hora de afrontar nuevos entornos VUCA en un futuro. Por ello se debe crear un contexto coherente y transmitir mensajes claros. Mantener al personal bien comunicado en todo momento, creando si es preciso nuevas vías de comunicación, fomentando evitar el estado de incertidumbre y aumentar la solidez empresarial.