Es posible que si piensas en ‘reunión de trabajo’ te venga a la mente ‘tiempo perdido’, ‘aburrimiento’ y ‘pánico escénico’. Son muchos los profesionales que consideran que las reuniones de trabajo, que en un principio se concretaron para discutir ideas y crear planes de acciones, han terminado siendo una actividad larga, tediosa y muy aburrida. ¿Has pensado alguna vez cuánto tiempo pierdes en reuniones que son improductivas?
Muchas veces, las reuniones se hacen más largas de lo que deberían porque las personas no tienen los conocimientos necesarios de oratoria para ir al grano y no salirse de los temas. Por tanto, muchas veces acaba convirtiéndose en un debate de asuntos que nada tienen que ver. Todo el mundo prefiere que en las reuniones se vaya al grano. Por eso, vamos a ver algunas habilidades extraordinarias para comunicar de forma directa y clara, evitando desvíos y aburrimiento.
Trucos para hacer una reunión de éxito
- La planificación debe ser el punto principal a la hora de organizar el discurso que darás en la reunión. Intenta establecer el tiempo en puntos importantes y amoldarte a ello. Después de cada punto siempre puede haber alguna pregunta, asi que tenlo en cuenta en tu organización.
- Para conseguir una reunión de éxito, memorizar el discurso no es la mejor opción. Prueba a aprenderte los conceptos básicos que te sirvan de guía, pero no repitas un discurso porque, de este modo, perderá naturalidad y parecerá forzado.
- Tener muy claro el tema a tratar es esencial para que la reunión no sea una pérdida de tiempo. Deberá estar muy claro el asunto y que así todo el mundo sepa sobre qué se va a hablar y poner los puntos sobre la mesa. Debe estar preparado pero sin que esté memorizado al milímetro.
- Uno de los errores que más se suele cometer a la hora de crear una presentación es la utilización del PowerPoint. Está bien utilizar recursos que apoyen el discurso, pero sin dejar que estos sean el salvavidas. Utilizar un apoyo con demasiado texto y demasiados datos puede terminar provocando una situación aburrida y pesada. Según el fundador de Amazon, “la clave está en la narrativa”.
- Practicar lo máximo posible suele ser una buena forma de conseguir que la reunión sea directa y efectiva. Hay veces que las reuniones son improvisadas y no podemos practicarlas. Sin embargo, siempre que sea posible, es la mejor opción.
- Aportar toques de humor es otra de las grandes formas de lograr que la reunión sea más amena y menos pesada. Además, debes recordar que no es un monólogo, por lo que la intervención del resto de personas es fundamental.
Con estos pequeños trucos, conseguir una reunión de éxito es mucho más sencillo de lo que imaginabas.
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