Lanzarse al mundo del trabajo autónomo no solo comporta tener capacidad de organización, sino que también son necesarios los medios y software que permitan una gestión eficiente tanto del tiempo como de los recursos y movimientos que se realicen.
Por eso, desde Ziclope Ingeniería Informática S.L., analizan los cinco principales problemas de los autónomos y las empresas que requieren mantener al día sus presupuestos, albaranes, facturas y stock, entre otros.
1. Encontrar un programa de gestión de facturas adecuado y sencillo
Los programas de facturas suelen ser un mundo desconocido que, si no se ha pisado nunca, se asemejan a un laberinto. A la hora de escoger el software que más se adapte a las necesidades de cada uno, se debe valorar su actualización a las últimas normas y tendencias del mundo de los negocios y, además, tener en cuenta el tiempo que lleve entender el funcionamiento de cada opción.
Si el autónomo o empresa, además, trabaja con Apple OS X (Mac), los problemas se multiplican. Encontrar un programa que funcione de manera sencilla con el sistema operativo del gigante tecnológico es casi tan complicado como encontrar una aguja en un pajar. Aun así, Ziclope ha desarrollado su ZGestión Facturación especialmente para Mac.
2. Tener el seguimiento de las ventas actualizado
Sobre todo si se es una empresa que factura periódicamente a un mismo cliente. Ya sea en concepto de productos, mantenimiento, servicios de hosting… mantener al día y seguir el curso de estas facturas no siempre es tarea fácil. Aun así, hay programas, como el ZGestión, que permiten la creación automática para este tipo de facturas, un punto muy importante a valorar si es el caso.
3. Convertir un presupuesto de venta en una factura
Y ya no hace falta decirlo si se trata de una transacción fuera de nuestras fronteras. Adaptarlo a los tipos de impuestos de cada país puede ser un problema para los que usan software desactualizados. Es muy importante tener en cuenta que hoy en día, los programas para la gestión de facturas, deben tener instalados un soporte multi-lenguaje para, por ejemplo, poder crear clientes y facturas en cualquier idioma del mundo. Un punto especial del programa ZGestión Facturación, ya disponible en Apple Store para Mac.
4. Adaptarse a las nuevas formas de realizar los trámites: el mundo de Internet
Mantener el programa actualizado a las novedades que surgen de la tecnología es imprescindible. Por ejemplo, hay que saber encontrar una herramienta que nos permita crear e-facturas (FACTURAE y PDF) y, a la vez, ayude y contribuya al ahorro en papel y gastos de envío. Con este tipo de facturas electrónicas, solo se debe convertir la e-factura con nuestra firma digital en un simple clic de ZGestión Facturación y enviarlo al cliente o administración pública a través del portal face.
5. Nuevas e innovadoras funciones de los últimos programas
Los programas más nuevos, como el ZGestión Facturación para Mac, lanzan en sus últimas versiones la posibilidad de enviar directamente los emails desde cualquier servidor con los presupuestos y facturas sin tener que cambiar de pantalla. Además, en ellos se pueden incluir fotos de los productos, números de serie o lotes, seleccionar los tipos de IVA que interesen… Una gozada cuando se trata de ahorrar tiempo y aumentar productividad.
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