Ocho pasos para implantar un registro horario eficiente en tu empresa

El pasado martes se cumplieron los primeros seis meses de la aprobación de la ley que obliga a las empresas llevar un registro horario de la jornada de trabajo. A pesar del tiempo transcurrido, la realidad es que todavía quedan muchas por cumplir con esta norma. Falta de información, desconocimiento, procrastinación, inadecuada actualización tecnológica, dudas o ausencia de sanciones son algunos de los motivos que están frenando a ciertas compañías a implantar el registro horario de la jornada laboral de sus trabajadores. 

Durante todos estos meses, ha habido tiempo suficiente para que cada empresa, atendiendo a sus características, se adecuara la ley eligiendo la mejor fórmula para que sus trabajadores pudieran cumplir con la obligación legal de registrar sus horarios efectivos de trabajo . Algunas de las empresas que sí han llegado a implantarlo, sin embargo, han fracasado en lo referente a la continuidad de la nueva práctica. Es decir, por diversos motivos, sus empleados han dejado de contabilizar sus jornadas laborales y las empresas de asumir esa responsabilidad.

Para allanar ese camino hacia la implantación definitiva y completa del registro de horarios laborales de los trabajadores, Time@Work, la herramienta de control horario más completa y testada del mercado, ha elaborado una Guía Práctica con ocho pasos para aclarar todas las dudas sobre este tema. Porque hasta ahora, los inspectores laborales están dando un tiempo de adaptación general, pero a primero del nuevo año, en poco más de un mes, empezaran a poner multas a quien no cumpla con esta ley. 

El camino hacia el registro horario de la jornada laboral en ocho pasos:

1. La normativa es para todos. La Ley de registro horario de la jornada laboral, el Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, es de obligado cumplimiento para todas las empresas. La norma se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo. El objetivo de este cambio en las empresas es acabar con la precariedad laboral. También el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) confirma dicha obligatoriedad de llevar un registro diario de las horas trabajadas. 
2. Inventariar y analizar los puestos de trabajo. Conocer bien, analizar y hacer una lista de todos los perfiles de puestos de trabajo existentes en la empresa para decidir cómo deben registrar el horario y para poder escoger las herramientas adecuadas. Por ejemplo, un comercial no registrará su horario de la misma manera que un administrativo o un empleado que hace teletrabajo.
3. Es imprescindible establecer un acuerdo de empresa para organizar y documentar el registro de jornada. Ese pacto se logrará mediante negociación colectiva o, si no es posible, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa. El documento consensuado establecerá qué actividades hay que registrar y cuáles no, cómo deben contabilizarse las horas extras, etc. Por otra parte, dicho acuerdo permitirá entender las necesidades de la compañía y, por tanto, las características que debe tener la solución de registro horario que se adopte.
4. Buscar la herramienta de registro adecuada. Es importante elegir un proveedor tecnológico sólido y flexible, con experiencia y conocimiento del mercado. La herramienta seleccionada debe ser lo más completa (que incluya gestión de pausas o vacaciones), versátil (manual o automática), sencilla de usar e implementar, adaptable a las distintas situaciones laborales y tipos de trabajadores (teletrabajo, horarios flexibles, personal que desarrolla su jornada en la sede de clientes, etc.) y utilizable desde diversos dispositivos como ordenadores o teléfonos móviles. 
5. Comunicar y difundir a los empleados. Explicar de manera detallada en qué consiste la aplicación de la norma contribuirá a la aceptación de la misma. Hacer accesible y exponer públicamente tanto el texto de la ley de registro horario como el acuerdo pactado que recoge las obligaciones de cada empleado. Es muy importante explicar a los empleados los beneficios que para ellos supone tener información acerca de su uso del tiempo de cara a la mejora de su productividad y satisfacción. 
6. Instruir lo antes posible en la utilización de la herramienta de registro escogida tanto a empleados como a directivos para evitar errores de registro. Cuanto más sencilla y automatizada sea la herramienta, menor incidencia de errores y resistencia provocará en la plantilla. 
7. Revisar continuamente los datos obtenidos del sistema de registro. Controlar su correcto funcionamiento y subsanar posibles fallos. Se evitarán así resultados indeseados o diferencias de registros. 
8. Convertir los datos extraídos en oportunidades para cambios y mejoras en la empresa y en cada puesto de trabajo. El registro horario puede desvelar realidades que antes permanecían ocultas y sobre las que ahora se podrá actuar en beneficio de todos. Por ejemplo, permitirá optimizar la distribución de la carga de trabajo en la empresa, el reparto de horas extras.