Cegid Ekon es una empresa española con sede en Sant Cugat, perteneciente al grupo Cegid, una compañía líder como proveedora de soluciones cloud de gestión empresarial para finanzas , RRHH, CPAs, retail y sectores emprendedores, que cuenta con una cartera de más de medio millón de clientes. Cegid Ekon forma parte de este gran grupo empresarial con el producto tecnológico ERP Ekon, un software especializado en la gestión de la actividad empresarial alojado en la nube, que se completa con módulos formativos dedicados a los diferentes departamentos de una empresa.
El objetivo de la integración total y la automatización de la ERP Ekon
Hace una década Cegid Ekon comenzó su transformación hacia un modelo formativo basado en el elearning. Una de las primeras motivaciones para este cambio era que los clientes venían a las instalaciones de la compañía para formarse en su herramienta ERP y el hecho de formar en un espacio físico les limitaba a la hora de ampliar su base de clientes y público, además de cargar a la compañía con gastos administrativos y logísticos innecesarios. A la luz de las nuevas herramientas tecnológicas disponibles en formato virtual y digital, la compañía dio el salto a las plataformas formativas en línea con vistas a una mejor fusión y automatización de sus procesos.
En la búsqueda de soluciones tecnológicas para cumplir sus objetivos, Cegid Ekon comenzó a trabajar en 2014 con Moodle, una plataforma de aprendizaje especializada en la gestión de cursos, a la que añadieron algunos plugins para ampliar sus competencias formativas, pero que no resultó satisfactoria por sus carencias en gestión empresarial, por lo que su interés se centró en plataformas responsive y con capacidades en automatización e integración de procesos.
Cegid Ekon siempre ha destacado como pionera dentro del sector. Lo hicieron hace 10 años apostando por el modelo online, cuando esta fórmula apenas se conocía, y lo hicieron descartando las plataformas cerradas, posicionándose a favor de implementar el Open source como modelo de negocio. En 2016, gracias al asesoramiento de Actua, su partner en diseño formativo, eligieron el software de Totara, una herramienta de código abierto, avalada por su solvencia en los ámbitos empresariales y universitarios por su capacidad de integración y adaptabilidad, consiguiendo un grado de cumplimiento del 100% sobre los objetivos de Cegid Ekon. Pensando en la durabilidad como objetivo, Cegid Ekon y Actua han trabajado en un modelo de integración del ERP de Ekon funcional y customizable.
La formación universal disminuye incidencias y reporta satisfacción al cliente
La filosofía empresarial de Cegid Ekon siempre se ha basado en la universalidad de la formación. Clientes, partners y trabajadores deben conocer las herramientas, los procesos y la tecnología que emplean cada día. Es un modelo formativo virtuoso, en el que al preparar adecuadamente a los clientes, éstos encuentran menos problemas al usar el ERP Ekon, aportando satisfacción al cliente y disminuyendo las consultas al equipo de soporte.
Uno de los objetivos de la compañía era bajar la incidencia en soporte. Un cliente formado en el programa que utiliza habitualmente no tiene que abrir una incidencia ante una duda, y depender de un técnico, porque a menudo, y siempre que la formación sea la adecuada, lo puede solucionar él mismo, y de este modo se convierte en un cliente satisfecho. Gracias al nuevo software y a una política de formación integral de todos los eslabones de la cadena, la compañía ha conseguido reducir la incidencia del soporte en un 15% anual durante los dos primeros años de su implantación .
Cegid Ekon ha considerado la excelencia en el aprendizaje como clave en el desarrollo de su negocio. La empresa ha pasado de considerar la formación como uno de los departamentos menos importantes a convertirlo en un gancho de venta del ERP Ekon, en el que los mismos instaladores y comerciales usan las calidades formativas de la plataforma para promocionar el producto de Cegid Ekon.
Diseño instruccional a medida y autonomía del usuario
La compañía catalana ha desarrollado un Campus virtual a través de un programa de formaciones, tests y certificaciones. Se trata de un Campus con vocación global, pensado para todo tipo de clientes. El Campus Ekon pasa por todos los agentes implicados en la formación; desde los trabajadores de Cegid Ekon, que deben completar y acreditar la formación de usuario y la específica de su departamento, hasta los clientes y partners.
Las cifras del Campus no dejan lugar a dudas del éxito de su implementación. El número de usuarios activos en el Campus supera las 6.000 personas, de las que un 10% pertenecen al equipo de Cegid Ekon, un 20% a socios colaboradores y el 70% restante está formado por clientes. Mensualmente la plataforma acoge a 2000 usuarios activos. Actualmente, la plataforma cuenta con un total de 43 cursos, repartidos en 29 programas formativos, 22 programas acreditativos, 21 píldoras formativas y más de 800 artículos de la comunidad a través de Totara Engage. Además, Cegid Ekon tiene 14 programas específicos de consultoría y algunos cursos de carácter interno, y se ha implantado de manera bilingüe en España y Portugal.
Ayuda contextual en el Cegid Campus Virtual gracias a la integración con Totara Engage
La empresa tecnológica catalana trabajaba con un blog de carácter técnico que no respondía a los objetivos de los clientes, que reclamaban contenidos más funcionales y operativos. Gracias al uso de la herramienta Totara Engage, se empezó a desarrollar un proyecto de elaboración de tips o consejos formativos integrados dentro del Campus Ekon, abandonando el formato blog. Este proyecto ha tenido una respuesta muy positiva por parte de los clientes, creando una solución formativa adaptable y actualizada, en la que ya hay 800 artículos específicos que sirven de ayuda para los usuarios.
En la nueva integración de ERP Ekon, cuando un cliente entra en un formulario de trabajo, acude al icono de cursos relacionados con ese formulario y a los artículos de la comunidad sobre el tema. El usuario con dudas encuentra en el formulario la información preparada y ajustada al tema; y en el caso de no resolver su problema, puede abrir el Campus en ese mismo formulario de manera inmediata mediante enlace vía SSO (inicio de sesión unificado) o vía integración de seguridad.
Mediante el uso de etiquetas, Cegid Ekon ha integrado los recursos de su Campus con sus formularios de trabajo, ofreciendo soluciones a partir del mismo documento de trabajo, mediante el Campus, a través de la propia formación sobre el formulario, y también mediante los artículos posteados por el departamento de soporte Ekon. Esta solución integrada también permite abrir intervenciones desde el formulario, pero el sistema está diseñado para evitar incidencias innecesarias, aportando todo tipo de información para que el propio usuario solucione la mayoría de dudas que se encuentre.
Formación para la captación de talento: Cegid Acceleration Program
Cegid Ekon es una compañía que sabe que el talento es clave en el desarrollo de cualquier empresa. La tecnológica catalana ofrece un programa específico para partners, los llamados pools formativos, basados en contenidos especializados para un tipo concreto de alumno. Gracias a formaciones específicas y a un seguimiento personalizado mediante pruebas semanales, la empresa ha reducido los tiempos de formación y mejorado la formación de sus socios.
Otro modelo formativo basado en la búsqueda y potenciación del talento es el Cegid Acceleration program. La compañía vio la necesidad de sus partners de captar perfiles profesionales, y ha desarrollado un programa específico dedicado a la captación de nuevo talento. A través del Campus Ekon y gracias a este programa de reciente creación, los alumnos pueden formarse en los módulos y el ERP de la compañía. Una vez que la formación concluye, los alumnos están acreditados en la tecnología de la empresa y sus candidaturas son presentadas a los socios y al propio departamento de Recursos Humanos de Cegid Ekon, con el fin de ofrecerles una oportunidad laboral en el ámbito de la consultoría técnica.
Retos de futuro
Cegid Ekon ha puesto su próximo objetivo en ser una marca multiproducto. Actualmente la compañía tecnológica trabaja sólo con su producto ERP, pero en dos meses tendrán un nuevo producto en plataforma con 30 nuevos programas formativos y un número equivalente de cursos, para seguir incorporando empresas a su portfolio. La idea es apoyar con formación a empresas más pequeñas, introduciéndolas dentro del Campus, y abriendo la ERP Ekon a otros productos, ofrecer formación a alumnos que no trabajan directamente con la ERP de la compañía.
Otro reto de futuro es el uso de la tecnología IA. Cegid Ekon pretende actualizar todos sus cursos formativos incorporando nuevas funcionalidades en el Campus, y la Inteligencia Artificial será una de ellas. La compañía catalana ya ha empezado a hacer pruebas con IA, en el apartado de traducciones y creaciones audio en diferentes idiomas mediante avatares.
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