Preservar el know how: cómo estandarizar y difundir el conocimiento corporativo

El know how es un término cada vez más extendido, y aunque no tiene una definición exacta, lo podemos traducir al español como «saber hacer». Si bien se aplica en distintas áreas profesionales, en el entorno empresarial tiene especial relevancia, pues se refiere a aquellos conocimientos y habilidades necesarias para llevar a cabo las actividades en una empresa. En este contexto, el valor y el éxito de una organización reside, en gran medida, en la capacidad de transmitir ese conocimiento corporativo a empleados y demás stakeholders, para asegurar la eficiencia, productividad y resultados de la organización.

Veamos algunos de los principales retos del departamento de recursos humanos a la hora de estandarizar, ordenar y difundir este activo intangible y qué implica «enlatar el know how» para facilitar, en gran medida, esta tarea.

Formación del personal: el reto de los departamentos de RRHH en la actualidad 

La transformación del contexto socioeconómico actual se refleja también dentro de las empresas. El mercado es una vorágine de cambios que obliga a que los negocios actualicen sus productos y servicios cada cierto tiempo para poder adaptarse y responder a las demandas de los consumidores, y con ello cambian también los procesos y el know how empresarial. Esta realidad supone todo un desafío para el área de recursos humanos, que debe garantizar que el conocimiento se compendie y sea accesible a todo el personal.

La dificultad de compartir el know how de manera eficiente se debe a diferentes factores. Algunos de los más habituales en la gran mayoría de las organizaciones son:

• Alta rotación: conservar al personal se vuelve cada vez más difícil, e influyen variables tanto económicas como sociales, producto de la ya mencionada dinámica actual. El resultado es que los empleados entran y salen de manera constante, por lo que se tienen que hacer procesos de onboarding con frecuencia.
• Turnos diferentes: no todas las empresas tienen un horario de 9 a 18, sino que los turnos pueden ser rotativos, multiplicando así las horas de preparación y formación necesarias.
• Gran segmentación de actividades: en los negocios con varios productos o servicios existen conocimientos muy específicos para cada área que deben condensarse y compartirse de manera personalizada.

Estas situaciones, entre otras, se traducen en formaciones repetitivas y constantes, con el gasto de tiempo y recursos que conlleva para la empresa. 

Cómo compartir el know how 

Existen diferentes formatos que se pueden poner a disposición de los empleados para compartir el know how:

• Conferencia o charla. Tanto presencial como online, es un proceso todavía muy vigente en todo tipo de organizaciones para difundir información, procesos o metodologías de trabajo. Cuenta con la ventaja de la cercanía y del trato personalizado y más humano, aunque representa una tarea reiterada con un gran gasto de tiempo y recursos.
• Archivos de texto. Se trata de la forma más elemental para volcar cualquier tipo de información, y tienen la ventaja de ser económicos sin importar su extensión, además de que son fáciles de actualizar.
• Vídeos. Son dinámicos y permiten un mayor uso de recursos visuales con explicaciones en paralelo. Resultan especialmente útiles para exponer procesos complejos o con muchas etapas, y en ellos pueden intervenir directivos de cualquier departamento y presentar los temas que sean de su competencia.

Canales de formación 

Entre las diferentes alternativas y recursos para compartir el know how dentro de la empresa, los canales de formación son un recurso cada vez más utilizado. Y es que aúnan diferentes formatos para ofrecer contenidos que recogen la información y la ponen a disposición de los empleados en cualquier momento y desde cualquier lugar. De esta manera se crean secuencias o rutas de aprendizaje específicas para cada departamento, a través de contenidos dinámicos, organizados y constantemente actualizados.

Una herramienta que preserva el conocimiento corporativo, desarrollando la calidad de la comunicación interna, la democratización de la información, y que contribuye a un ahorro de tiempo y recursos de la empresa. 

Centralizar, dar forma y difundir el know how empresarial a través de canales de formación es una práctica que agiliza y aumenta la eficiencia de las tareas del personal de recursos humanos. Sus ventajas no solo se limitan al ahorro de tiempo, sino que permiten que haya un acceso oportuno y permanente a este conocimiento, a cualquier hora, en cualquier sitio, y sin depender de un tercero que lo ofrezca. En última instancia, esto otorga una percepción positiva de los nuevos trabajadores respecto a la empresa, mejorando la accesibilidad a la información, fomentando la autonomía y logrando mayo