El papel de la formación y acompañamiento de empleados en los procesos de cambios organizativos

En la implantación de proyectos críticos, el éxito de los cambios organizativos y, particularmente, en los puestos de trabajo, está ligado intrínseca e indisolublemente a que los empleados, de manera individual y colectiva, realicen sus trabajos de manera diferente y, para conseguirlo es necesario considerar el lado humano. en las estrategias de Gestión del Cambio que se definan.

Cuando hablamos de atender el lado humano del cambio, la formación, además de la comunicación, se constituye como el ‘instrumento por excelencia’ para reforzar procesos de cambio organizativo, no sólo porque puede mejorar las capacidades de los empleados, sino también, porque se puede diseñar estratégicamente para acompañar a los usuarios en los diferentes momentos de la curva de aprendizaje, adaptación y adopción de dicho cambio que, según el modelo planteado por John Fisher, son los siguientes:

Las personas por lo general somos reticentes al cambio, y ese es uno de los puntos críticos a la hora de implantar nuevos procesos, sistemas informáticos o en la promoción de una nueva cultura de trabajo. Por esta razón, hay que entender bien las fases del cambio y ser capaces de predecir y anticiparse a las necesidades particulares que puedan surgir en cada una de ellas y en cada grupo de usuarios, con el fin de diseñar la estrategia de formación y acompañamiento necesaria en cada momento.

“Al aplicar estrategias adecuadas de formación y acompañamiento en los momentos precisos, impulsamos la adopción del cambio, y mejoramos el éxito de las iniciativas”

No hay que confundir las fases técnicas de una implantación con las fases de modificación de actitudes, comportamientos y hábitos de las personas que adoptarán el cambio; ambas deben conjugarse adecuadamente para lograr el éxito a la hora de establecer y desplegar cualquier estrategia de formación y acompañamiento que se defina. Por ejemplo, si lo que buscamos es que los usuarios sean conscientes del porqué del cambio y conozcan en qué les va a impactar en su día a día, no sirve de mucho que la formación destinada a tal efecto, se desarrolle con posterioridad a la fase de go-live (puesta en marcha) del proyecto.

Según las fases del proyecto, la velocidad de adopción que se prevé y el comportamiento esperado de los implicados en cada momento, diseñaremos diferentes estrategias formativas. A continuación podemos ver un cuadro resumen con algunas recomendaciones:

En este contexto, el plan de formación preparado debe ir acorde con los objetivos del proyecto, el calendario de implantación y los conocimientos previos y necesidades futuras de los implicados en el cambio. Su principal objetivo es preparar a la organización para que el cambio se produzca de la manera menos traumática posible y que en cada una de las fases de implantación, los implicados en el cambio, dispongan de todos los conocimientos necesarios para que la transición fluya sin problemas y afecte lo mínimo posible a su rendimiento.

Por tanto, el plan de formación debe responder a las siguientes cuestiones:

• ¿A quién y cómo afecta el cambio?
• ¿Qué necesidades de conocimiento tiene cada grupo de usuarios?
• ¿Cuándo se iniciará y completará el cambio?
• ¿Cuál es la mejor manera de formar a cada grupo de usuarios? ¿Presencial? ¿Online? ¿Mixto?

Y para su diseño, es importante tener en cuenta las siguientes acciones:

Además, para conseguir que toda acción formativa sea eficiente y eficaz, las siguientes recomendaciones pueden ser de utilidad:

• Coordinar las fases del proyecto de gestión del cambio con la impartición de la formación relativa a esa fase.
• Comunicar correctamente la posible coexistencia temporal de diferentes “formas de hacer” mientras se está desarrollando el cambio.
• Estar atentos a los comentarios que se reciben de los usuarios y valorar si pueden afectar a todo el colectivo, para poder reaccionar rápido a los mismos.
• Promover diferentes formas de aprender, ya sea a través de la formación formal como también del aprendizaje informal.

“La dirección de RRHH juega un papel protagonista en los procesos de gestión del cambio, ya que puede promover iniciativas que tengan impacto tanto en las personas como en el funcionamiento de la organización y su la cultura corporativa”

Por último, comentar que plantear cuál es el papel de la formación y del aprendizaje en los procesos de cambio supone abordar una de las áreas de actuación de RRHH, como es el área de formación. La ventaja de este área, frente a otras áreas de actuación de RRHH, es la forma en que puede desempeñar sus funciones ya que tiene la posibilidad de hacerlo de forma innovadora gracias a su competencia, a sus recursos y, en muchas ocasiones, a la ayuda de colaboradores externos. Puede diseñar planes formativos y de acompañamiento que tengan impacto tanto en las personas como en el funcionamiento y en la cultura organizativa, lo que la convierte en un área clave para abordar con éxito los retos que cualquier proceso de cambio plantea en la organización.