RRHH Digital La compañía farmacéutica Fresenius Kabi ha optimizado la gestión de sus notas de gastos en sus filiales de España y Francia gracias a la solución Notilus (www.notilus.es) de DIMO Gestion en modo ASP.
Los productos de Fresenius Kabi están dirigidos al tratamiento y atención de pacientes críticos y crónicos en el ámbito hospitalario, ambulatorio o domiciliario. Con este propósito, desarrolla, produce y comercializa productos farmacéuticos y dispositivos médicos.
El tema de la gestión de las notas de gastos se había convertido en un auténtico problema en la compañía, tanto para el personal de oficina como para el que trabajaba sobre el terreno. De hecho, el uso de un archivo Excel para su ejecución y control resultaba complejo: notas de gastos transmitidas en diferentes soportes, por diferentes personas en momentos diferentes y sin homogeneidad en la aplicación de las normas de gestión interna ni de los límites. Esto se traducía en retrasos y en la necesidad de utilizar recursos adecuados para poder procesar las notas de gastos sin interrupción, lo que derivó en un serio problema de comunicación. Este sistema tan obsoleto obligaba al departamento de contabilidad a resolver conflictos con los empleados, a los que tenían que explicar el reembolso o no de sus gastos. Además, no solo se trataba de un problema de gestión, sino también de introducción de los datos. A menudo, los empleados entregaban notas de gastos erróneas (importes con o sin IVA, incumplimiento de los límites, etc.). Además de provocar el hastío en el departamento contable al tener que regular constantemente las notas de gastos y siendo menos rigurosos.
Elección y funcionamiento
Fresenius Kabi eligió la solución Notilus frente a otro competidor ya que ofrecía un workflow sin necesidad de papel, una flexibilidad en la introducción de los datos, una respuesta a todas las necesidades de orden reglamentario y también a la problemática de la actividad pues en el sector farmacéutico las leyes cambian continuamente. En definitiva, respondía al 95% de las necesidades de la compañía. Además, Notilus ya era una referencia en dicho sector con multitud de clientes.
En menos de un mes, la solución ya estaba instalada y en funcionamiento. Notilus indica con claridad los diferentes tipos de gastos definidos para los delegados, directores regionales, directores comerciales y la dirección general. Cada cuenta se configura según los criterios determinados para cada cargo. Los usuarios solo tienen que hacer clic, introducir el importe, la fecha y confirmar. El encargado de validar el gasto puede denegarlo con facilidad e informar de ello mediante correo electrónico. El workflow no requiere ningún uso de papel y los justificantes llegan al departamento contable ya clasificados. La aplicación bloquea los importes que superan los límites con un sistema de avisos e impide la introducción de gastos que no se acojan a la política de la empresa.
Beneficios
Jean-Charles Cousinou, jefe del departamento de contabilidad de Fresenius Kabi comentó “optamos por el proyecto Notilus ya que ofrecía facilidad de uso y acceso, capacidad de alojamiento, contraseñas seguras, un sitio protegido, un workflow simple e intuitivo y acceso remoto a los datos. Notilus es tremendamente competitivo por lo que se refiere al precio y a las funciones ofrecidas. Gracias a la implementación de Notilus, la interfaz contable está internamente controlada. Hemos reducido de 18 a 4 días el tiempo de tratamiento de las notas de gastos. Por otra parte, nos ha permitido que la gestión de los gastos sea más flexible. Por ejemplo, la gestión de los anticipos es mucho más eficaz y óptima pues el proceso se gestiona por completo en Notilus. Por último añadió “nos ha liberado de ciertas normas clásicas utilizadas en contabilidad y ayudado a superar obstáculos. Hemos ganado en reconocimiento y consideración por parte de todo el personal de la empresa. Ya no hay más conflictos: los miembros del departamento de contabilidad pueden dedicar su tiempo a satisfacer otras necesidades”.
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