RRHH Digital Datisa destaca las muchas ventajas que ofrece la integración automática de las facturas digitales en el proceso de facturación de las compañías y en su flujo de sistemas ERP, más allá del beneficio superficial del ahorro de papel.
Automatización y optimización de los procesos, eliminación de duplicidades y tareas manuales, minimización de los márgenes de error y facilidad para realizar consultas, ya sea de disponibilidad o ubicación, son algunas de las principales ventajas que aporta este sistema, del que mucho se habla, pero poco se aborda.
Aunque la tecnología para llevar a cabo estas tareas ya está disponible desde hace tiempo en el mercado y muchas de las grandes compañías la están aprovechando, lo cierto es que las Pymes únicamente ponen en marcha este sistema cuando se ven “obligadas” por la imposición de alguno de sus clientes, principalmente, grandes empresas de distribución o suministro y, por supuesto, la Administración Pública que estableció la obligatoriedad de este sistema para todos sus proveedores ya en 2010, en base a la Ley 30/2007 de 30 de octubre.
La factura electrónica debe ser rentable para las Pymes
Siguiendo los criterios lógicos de rentabilidad, es fácil postular que la facturación electrónica en toda su envergadura debe aplicarse únicamente por las compañías que manejan una masa crítica de facturas en papel. Fácil pero a la vez erróneo, dado que, como asegura Natalia Pomar, directora de negocio de DATISA, “la facturación electrónica forma parte sustancial de la digitalización de la documentación empresarial en general, de nuestra evolución hacia una Sociedad Sin Papeles y de otros múltiples procesos, cuya automatización en las empresas marcan la modernización y la mejora de la productividad en todo el mercado. Dejar a las Pymes fuera del avance tecnológico, no sólo afectará a este segmento del mercado (por otro lado, muy importante en el tejido empresarial español), sino a la mejora del entorno en general”.
Los proveedores tecnológicos trabajan para hacer que estas soluciones resulten cada vez más fáciles de utilizar por personal no experto y con un coste de adquisición e implantación que las haga rentables no sólo para empresas que, independientemente de su tamaño, manejan un importante número de facturas, sino también para aquellas con un proceso de facturación “normal”…
En esta evolución, sin embargo y además de los esfuerzos de los propios proveedores, también juega un papel muy importante un proceso clave en el ámbito de las TIC y, a la vez, olvidado con frecuencia en el mercado: la estandarización.
Ahorro de costes efectivo
Según los responsables de DATISA, el coste de emitir una factura en papel, sumando el sello, el sobre, el papel timbrado, la tinta, el tóner, el tiempo que dedica la persona que debe hacer estas tareas, etc. asciende a 3,50 €., mientras que el coste de la emisión de una factura electrónica rondaría los 0,15 €.
Recibir una factura impresa también es significativamente más caro que hacerlo en formato digital. Según los cálculos efectuados por el fabricante español de ERP, recebir la factura convencional, gestionarla, teclear la información que contiene, validarla, etc. implica unos costes de aproximadamente 7,88 €, mientras que el coste de la efactura es escasamente de 0,02 €. que seguramente será lo que se le abone al proveedor.
Por otra parte pocas empresas, se plantean que para que los ahorros derivados de la utilización de la factura electrónica alcancen un volumen crítico y repercutan realmente en la mejora de sus procesos, la expedición y recepción de las facturas digitales debe realizarse de manera integrada con su sistema de gestión (sea éste un programa financiero-contable, un programa comercial, de facturación o una herramienta ERP global).
Los beneficios van de la mano de la integración
Desde DATISA se apunta que las empresas deben tener en cuenta que las principales ventajas del uso de las facturas electrónicas vienen de su integración automática en el flujo de la gestión empresarial, de modo que los datos de las mismas puedan reaprovecharse de forma automatizada en todos los niveles de la organización, ya sea a nivel de compras, almacén, proveedores, contabilidad, tesorería, etc.
Para que dicha integración sea efectiva, hay que tener en cuenta dos aspectos. Por un lado nos encontramos con la emisión de facturas, donde se trata de conseguir que una vez homologado el sistema, éste sea capaz de generar la factura electrónica en lugar de la impresa, utilizando cualquiera de las normas y formatos existentes.
Y, por otro lado, si entre el programa de recepción de facturas electrónicas y los sistemas de gestión de la empresa no existe una integración, los datos podrían introducirse de manera manual pero la organización ya no se estaría beneficiando de las principales ventajas de la factura electrónica en cuanto al aprovechamiento de la información. “Lo idóneo es que los datos de la efactura puedan incorporarse automáticamente al sistema de gestión de la empresa, a través de un proceso de registro y contabilización automática de facturas, con conciliación automática de albaranes”, asegura Natalia Pomar.
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