Siete claves para agilizar el cobro de deudas

La gestión de impagos es un reto creciente y permanente para muchas empresas en España. De hecho, según el Estudio de la Gestión del Riesgo de Crédito en España, elaborado por Crédito y Caución e Iberinform, el 24% de las compañías afirmó haber sufrido impagos significativos en 2024. Para dar una solución a esta problemática, Rubricae, compañía líder en tecnología orientada al desarrollo de soluciones digitales en el ámbito de la Identidad Digital 360 y perteneciente al holding Bitubi Corp., asegura que la clave está en encontrar un equilibrio entre la exigencia de pago y el no deteriorar la buena relación con los clientes.

Por otro lado, el ‘Estudio de Mercado del sector de la recuperación de deuda y la morosidad 2023’ de la Asociación Nacional de Empresas de Gestión de Créditos (ANGECO) desveló que los expedientes gestionados alcanzaron en 2023 la totalidad de 124,3 millones, lo que supuso un aumento del 8,4%. Pese a que 9 de cada 10 se resuelven de manera amistosa, los gestionados judicialmente crecieron un 52% con respecto al año anterior. Por ese motivo, es clave usar herramientas con validez legal desde el primer momento que se reclama la deuda, como los SMS certificados.

La morosidad representa un lastre significativo para las empresas en nuestro país ya que puede afectar a su liquidez, incrementar los costes financieros y, en los casos más extremos, comprometer su viabilidad. Todo ello puede derivar en la desaparición de pequeñas empresas, cuyo músculo económico es mucho menor que el de las multinacionales. La tecnología puede convertirse en aliada clave para recuperar liquidez y reducir el volumen de deuda, según Rubricae.

Por ello, Rubricae destaca siete consejos clave para agilizar el cobro de la deuda:

• Ofrecer planes de pago flexibles: la falta de liquidez es una de las razones principales por las que los deudores retrasan sus pagos. Brindar opciones como pagos a plazos o descuentos por pagar con antelación puede facilitar el cumplimiento de la obligación. Además, negociar plazos razonables permite recuperar el dinero sin desgastar la relación con el cliente. Un plan flexible muestra disposición a ayudar, lo que puede generar mayor compromiso del deudor. Es recomendable documentar los acuerdos para evitar futuros malentendidos.
• Recordatorios: programar avisos automáticos mediante correo electrónico, SMS o WhatsApp ayuda a mantener la deuda presente en la mente del deudor. La automatización permite enviar mensajes personalizados en fechas estratégicas, lo que reduce la carga de trabajo del equipo de cobranza. Un sistema bien implementado puede mejorar la tasa de recuperación sin necesidad de intervención manual. También se pueden incluir enlaces directos a plataformas de pago para facilitar la transacción.
• Incentivos y penalizaciones: medidas como los descuentos por pago anticipado o la eliminación de intereses por regularización pueden motivar al deudor a pagar antes. Por otro lado, las sanciones, como el cobro de intereses o la posibilidad de ser reportado a burós de crédito, generan una presión adicional. Es importante que las condiciones sean claras desde el inicio para evitar malentendidos. Este equilibrio entre beneficio y penalización puede ayudar a priorizar el pago de la deuda. Aplicar estas estrategias con criterio y de manera transparente fortalece la efectividad del proceso de cobro de deuda.
• SMS certificado: como los que ofrece Rubricae. Permiten notificar al deudor de manera oficial y con validez legal sobre la deuda pendiente. Estos mensajes generan una prueba de recepción y contenido, lo que es clave en posibles procesos judiciales. Además, tienen una alta tasa de apertura, de manera que se asegura que el mensaje llegue al destinatario. Se pueden usar para recordatorios de pago, notificaciones de vencimiento o avisos de acciones legales. Estas notificaciones certifican tanto el contenido del correo como los documentos adjuntos, lo que resulta clave para el sector de la recuperación de deudas.
• Ofrecer diferentes medios de pago: facilitar el abono de la deuda es fundamental para incrementar la tasa de recuperación. Contar con múltiples opciones, como transferencias bancarias, domiciliaciones, pagos con tarjeta de crédito o débito, PayPal, Bizum u otras plataformas digitales, permite a los deudores seleccionar el método que mejor se adapte a su situación. La diversificación de métodos de pago reduce las excusas y acelera el proceso de cobro.
• Incrementar los canales de comunicación: utilizar diferentes canales, como correo electrónico, llamadas telefónicas, WhatsApp, SMS y chats online, permite llegar al deudor con una mayor efectividad. Una estrategia omnicanal asegura que el mensaje se reciba y se priorice. Además, disponer de atención en tiempo real, ya sea a través de agentes o chatbots, mejora la experiencia del usuario y evita que el deudor posponga la gestión del pago.
• Segmentación de deudores socioeconómicamente y/o comportamentalmente: la implementación de herramientas de Machine Learning, Inteligencia Artificial, y soluciones de gestión de identificación (biometría facial y vocal) juega un papel crucial para recuperar la deuda de una manera más efectiva y menos costosa. Además, esto ayuda a mejorar sustancialmente la experiencia del cliente (deudor, acreedor, abogado, etc.).

Plataformas como la de Rubricae ofrecen una vía menos agresiva para gestionar impagos mediante la comunicación certificada. A través del envío de SMS y correos electrónicos con validez legal equivalente a un burofax, las empresas pueden notificar a los deudores de un modo más discreto y eficiente. Una vez abierto el mensaje, el receptor se da por enterado del inicio de un posible procedimiento legal, lo que reduce la necesidad de tener un contacto más directo o tomar medidas más drásticas. Es decir, mediante el envío SMS certificado, esta comunicación queda demostrada documentalmente.

En 2024, Rubricae ha cuadruplicado las transacciones con respecto al año anterior, con un promedio de un millón de operaciones al mes. Además, Rubricae excedió los 6.4 millones de transacciones, lo que supuso un 260% en el último trimestre con respecto al primer trimestre del año. El crecimiento sigue su curso en el primer trimestre del 2025 al haber cerrado enero con casi 800.000 operaciones, casi un 300% superior al mes de enero del año anterior.  De este modo, la compañía espera cerrar el año 2025 con más de 12 millones de operaciones.

Mariano de Mora, fundador y director ejecutivo de Bitubi Corp., explica: “tratamos de proporcionar a las empresas herramientas que optimicen la gestión de impagos sin dañar la relación con los clientes. Nuestra solución permite una comunicación clara y legalmente válida, lo que ayuda a generar procesos menos agresivos y ofrecer garantías tanto para las empresas como para los deudores”.