Con sus altos y bajos, sus pasos adelante y atrás, los modelos de trabajo flexible que combinan presencia y teletrabajo están cada vez más consolidados en España. De acuerdo a las cifras que maneja Infojobs, en 2024 uno de cada cuatro empleados (24%) teletrabajó de forma total o parcial en España, lo que representa un aumento de dos puntos porcentuales con respecto al año anterior. La misma fuente destaca que la modalidad preferida es un modelo híbrido que combine presencia con distancia. Es un dato que concuerda con el estudio elaborado por WorkMeter en 2023 y que ya apuntaba a esta modalidad como la más efectiva en términos de productividad.
No obstante, los modelos híbridos tienen sus particularidades, que es necesario conocer y gestionar para asegurar que se desarrollan de manera efectiva. Particularidades logísticas, tecnológicas, culturales y también en materia de comunicación.
“Cuando los equipos están deslocalizados, en ubicaciones y, a veces, husos horarios diferentes, es imprescindible que la comunicación sea frecuente, fluida y clara, tanto entre los compañeros como, especialmente, entre los miembros del equipo y lo mandos. De esta forma, se evitarán ineficacias, duplicación de tareas y malentendidos que afecten negativamente tanto al rendimiento del equipo como a la satisfacción de sus miembros”, apunta Joan Pons. CEO de WorkMeter.
En ese sobreesfuerzo de comunicación, WorkMeter, la empresa especializada en soluciones de medición de productividad y registro horario, aconseja tener en cuenta una serie de pautas, ya que la comunicación en modelos a distancia no se rige exactamente por los mismos criterios que por los canales convencionales. Claves de comunicación en sistemas híbridos y a distancia:
- Canales de comunicación diversos. Los teletrabajadores necesitan saber qué canales pueden usar para comunicarse con sus pares y superiores. Estos deberán ser amplios y variados, y combinar soluciones grupales e individuales, sincronías y asíncronas, analógicas y digitales e internas y externas para asegurar que la comunicación circule con fluidez en cualquier circunstancia.
- Directrices claras. Cada situación comunicativa tiene sus propios tiempos y códigos, y es importante que los empleados los conozcan y respeten. Algunas reglas elementales, como no utilizar canales grupales para tratar asuntos individuales, delicados o confidenciales, ni recurrir a sistemas asíncronos, como el correo electrónico, para comunicaciones urgentes, ayudarán a que la comunicación sea un aliado y no un obstáculo para el trabajo diario.
- Formación. Además de contar con diferentes alternativas y saber cuándo utilizar cada una de ellas, es fundamental que los trabajadores sepan cómo hacerlo. Para ello, la empresa deberá facilitar formación y materiales de apoyo que capaciten a su equipo en el manejo de estas herramientas.
- Tecnología. Naturalmente, todas estas vías de comunicación son posibles gracias a la tecnología. La empresa tendrá que asegurarse de que cuenta con soluciones adecuadas para sostener las necesidades de interacción de su plantilla. Desde aplicaciones de videoconferencia, hasta plataformas colaborativas, aplicaciones digitales de comunicación interna o asistentes virtuales de IA aplicados a Recursos Humanos, como los desarrollados a partir de ChatGPT por WorkMeter.
- Claridad. Cuando se trabaja desde casa, el recurso de desplazarse físicamente hasta la mesa contigua para hacerle una consulta a un compañero o aclarar un aspecto con el jefe no está disponible. Y también se pierden muchos códigos de la comunicación presencial, como la entonación, el volumen, la gestualidad, la ironía, etc. Por esa razón, es esencial que las comunicaciones en remoto sean especialmente claras y asertivas.
- Frecuencia. La sensación de aislamiento y de estar trabajando de forma individual y no como parte de un equipo es mucho más intensa cuando se teletrabaja. La forma de romper con ella es incrementar la frecuencia del feedback con jefes, compañeros y colaboradores. Para que nadie pierda el pulso de la marcha de los proyectos.
- Herramientas de apoyo. La tecnología puede ayudar en ese seguimiento activo de los proyectos. Y es que la información no fluye únicamente cuando se intercambian directamente entre empleados. También lo puede hacer a través del sistema. Soluciones de software como la funcionalidad de gestión de proyectos de WorkMeter permiten a los miembros del equipo estar permanentemente actualizados sobre los avances de su propio trabajo y los de sus compañeros, en tiempo real y sin necesidad de establecer un contacto directo con ellos. Algo que ayuda a una mejor cohesión, coordinación y cumplimiento de plazos.
- Transparencia. Por último, la comunicación en entornos de teletrabajo ya es lo bastante compleja como para dificultarla aún más con datos que se pierden o no llegan a todo el mundo, conversaciones paralelas o propagación de rumores. Es esencial que esas interacciones entre compañeros discurran en un entorno de confianza y total transparencia. Algo que solo puede propiciar la propia empresa a través de una verdadera cultura de colaboración y comunicación.
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