Hoy en día, ser competitiva es el principal objetivo de prácticamente toda empresa. Y es que en pleno 2025 hay un nivel de competencia elevadísimo en cualquier sector. Así pues, es comprensible que los negocios que operan en España eviten cualquier acción que pueda afectar en mayor o menor medida a la productividad. Sin embargo, hay una que tarde o temprano tendrán que realizar inevitablemente: una mudanza de oficina como las que llevan a cabo los expertos de Grupo Amygo en un tiempo récord gracias a su amplia experiencia.
Son varios los aspectos que pueden dar pie a que una empresa se vea obligada a mudarse a otra oficina y, afortunadamente, algunos de ellos son muy positivos, como por ejemplo el hecho de haber crecido tanto que las actuales instalaciones se le queden pequeñas. Sea cual sea el motivo, has de saber que organizar una mudanza de oficina puede pasar factura a la productividad del negocio. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Aplicando las siguientes claves, obtendrás un muy buen resultado sin que disminuya el rendimiento de la plantilla.
Haz una lista de tareas para la mudanza de oficina
En primer lugar, es muy recomendable encargarte de elaborar una lista de tareas. De hecho, es una acción que llevan a cabo las empresas especializadas para que todo esté organizado de principio a fin, como por ejemplo hace el Grupo Amygo al realizar una mudanza de oficina en Madrid, empresa que ofrece un servicio especializado y que destaca por su rapidez y experiencia.
Continuando con lo referente a la lista, debe incluir todas las tareas que tendrán que realizarse. De esta manera, no te olvidarás de ninguna de ellas y podrás planificarlo todo a la perfección. Entre las más comunes se encuentran el desmontaje de muebles, la desconexión de los dispositivos tecnológicos y el empaquetado de enseres.
Asigna tareas del traslado de oficina a cada persona en base a sus capacidades
Ahora que ya sabes las tareas a efectuar, llega el momento de que todos arrimen el hombro. Si se encarga solo un departamento, como por ejemplo el del almacén, la productividad podría verse gravemente afectada, mientras que lo más probable es que suceda todo lo contrario si se dividen equitativamente.
Con tal de que el trabajo en equipo fructifique, es esencial que cada persona sepa con qué compañero deberá realizar las tareas que se le asignen. Por ejemplo, mientras uno desconecta los equipos electrónicos, el otro se encarga de irlos empaquetando de manera segura para que no sufran ningún percance durante la mudanza de oficina.
Reparar las roturas que se han producido a lo largo del traslado supondría una gran pérdida de tiempo, por lo que la productividad se resentiría en mayor o menor medida. Es por este motivo que conviene dedicar al empaquetado las horas que sean necesarias.
Elabora un calendario del cambio de sede
Cuando sepas las tareas y quién se encargará de cada una de ellas, convendrá que elabores un calendario para no demorarte en exceso y cumplir con las fechas que tú mismo comuniques a las partes interesadas en que la mudanza de oficina termine cuanto antes: proveedores, clientes, etcétera.
El calendario debe ser realista y exigente a partes iguales. Aunque no podemos dar cifras exactas porque dependen de muchos factores, ten en cuenta que una oficina de pequeñas dimensiones, es decir, las de máximo cincuenta metros cuadrados, puede trasladarse a otro espacio distinto en tan solo un día.
Si la oficina abarca de 200 a 500 metros cuadrados (las más comunes en España), calcula entre tres y cinco días, mientras que una semana es requerida para completar la mudanza si la oficina abarca un espacio considerable de más de medio kilómetro cuadrado.
Lleva a cabo la mudanza de oficina fuera del horario laboral
Como acabamos de ver, son dilatados los tempos requeridos para que culmine una mudanza de oficina, pero esto no tiene por qué traducirse en que la productividad se vea lastrada. Evitarlo está en tus manos: llévala a cabo fuera del horario laboral.
Por ejemplo, si es una oficina de 65 metros cuadrados con pocos empleados, en tan solo un fin de semana deberíais ser capaces de completar el proceso. Al llegar el lunes, todo operará con normalidad y la semana arrancará a pleno rendimiento profesional.
Despréndete de los elementos innecesarios y evita trasladarlos a la nueva oficina
Para que los tempos anteriormente sacados a colación no se excedan innecesariamente, es de vital importancia que antes de dar comienzo a la mudanza de oficina elimines los elementos que son prescindibles.
Hacer un cribaje puede ser complicado, pero termina fructificando porque ahorra mucho tiempo e incluso espacio en la nueva oficina que no será ocupado por ciertos elementos que no aportan nada y que, por unos u otros motivos, seguían conservándose en la antigua oficina.
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