Consejos para gestionar las vacaciones de Navidad de tus empleados sin morir en el intento

Las Navidades se traducen para muchas empresas en un dolor de cabeza cuando se trata de gestionar las vacaciones de sus empleados: son fechas que todos los trabajadores desean pasar en sus casas con su familia, lo que lleva a muchas compañías a tener problemas con la organización de los descansos. En muchas ocasiones, esto se traduce en descensos de la producción o bien descontentos en la plantilla. En este sentido, según un estudio realizado por Evaneos, se calcula que aproximadamente a 4 de cada 10 españoles les gustaría disfrutar de al menos dos semanas seguidas de vacaciones fuera del período de verano, pero no es posible debido a una falta de flexibilidad en el sistema de vacaciones, algo que reclama el 93% de los empleados españoles, según el estudio anteriormente mencionado.

Según Marcelo Dos Reis, Director General del Grupo SPEC, la empresa líder en el desarrollo de soluciones de gestión horaria y acceso, “para cumplir con esta demanda de los trabajadores y lograr un sistema de vacaciones que beneficie al máximo posible a toda la plantilla y no genere dificultades, es imprescindible contar con un sistema digitalizado o recurso tecnológico que organice de forma automatizada las vacaciones de todos los empleados”. Softwares como netTime one, que digitalizan esta función, pueden ser de gran ayuda para aquellas empresas que aún no han encontrado la forma de planear los descansos de todos los trabajadores de la mejor manera posible.

¿Cómo gestionar las vacaciones de Navidad

Lidiar con el descontento de la plantilla puede ser complicado y suponer graves consecuencias en el clima laboral y en la productividad. Según Marcelo Dos Reis, “vale la pena hacer uso de cualquier herramienta que facilite las gestiones al departamento de recursos humanos y que ahorre discusiones entre empleados o con los superiores”. Por esta razón, desde el Grupo SPEC, aseguran que, “pese a que no hay una fórmula única que funcione para todas las empresas, hay una serie de tips que pueden ser de gran utilidad a la hora de gestionar las vacaciones de Navidad”:

• Hazte con un cuadrante de vacaciones actualizado: especialmente para aquellas empresas con un número de trabajadores considerable, lo mejor es hacer uso de un software de control de presencia que contenga la función de digitalizar y automatizar todos los procesos, como por ejemplo, netTime one. “También está la posibilidad de hacer uso de una plantilla de Excel u otra herramienta similar, aunque es más recomendable para empresas pequeñas, ya que al final es un registro manual que puede inducir a errores”, aclara Marcelo Dos Reis.
• Da ejemplo y cumple con la ley: para poder gestionar bien las vacaciones y evitar posibles enfados del personal, es crucial conocer cuáles son sus derechos y cumplir correctamente con la ley. Las vacaciones retribuidas son un derecho recogido en el art. 38 del Estatuto de los Trabajadores y son imprescindibles para el bienestar de la plantilla. Como empresarios, es crucial tener presentes estos derechos para poder gestionar bien los periodos vacacionales.
• Mantén tu política de vacaciones clara: para que los empleados soliciten las vacaciones de forma correcta, es importante que como empresa definas la política de vacaciones y la hagas saber a tu plantilla. “Procura que esta política cumpla con la ley y con los convenios y contratos de cada empleado, asegúrate de cuadrar las solicitudes de vacaciones con los volúmenes de trabajo elevados y ten presentes las necesidades de cada departamento”, aclara el Director General del Grupo SPEC.
• Establece un orden de prioridad: durante la solicitud de días de vacaciones, es posible que los empleados se vean obligados a llegar a un acuerdo con tal de que no se solapen las fechas. En caso de que esto no sea posible, lo más recomendable es que la compañía aplique un orden que priorice la antigüedad en la empresa o la conciliación con la vida escolar de los hijos. También se puede establecer un sistema rotativo que permita a unos empleados ser los primeros en escoger las vacaciones e ir cambiando cada año.
• Pide a tus trabajadores que no dejen la solicitud de vacaciones para el último momento: con tal de evitar posibles conflictos futuros, no hay nada más recomendable que planificar a tiempo para poder resolver inconvenientes con la máxima antelación posible. “Asegúrate de que, antes de que lleguen las vacaciones de Navidad, tus trabajadores ya hayan cerrado sus solicitudes”, recomienda Marcelo Dos Reis.

netTime one es un software que permite a los empleados tener acceso a su calendario y a los responsables de grupos de trabajo saber el estado de las vacaciones de todos sus trabajadores. Estos gestores pueden coordinar los equipos, pedir más asistencias en caso de que sean necesarias y aceptar descansos a aquellos trabajadores que lo soliciten. Con la nueva aplicación myTeam, ahora todas estas funcionalidades también están disponibles en el móvil.

Las posibilidades de netTime one van más allá. Además de gestionar las vacaciones, esta aplicación también permite a los empleados marcar incidencias en los fichajes, estar al día de los movimientos de la semana o el mes, sacar informes de las horas trabajadas o chequear el gestor documental, que son aquellos documentos que suben desde el departamento de administración, como las nóminas.