¿Cómo podemos organizar un buen evento interno de empresa?

Los eventos de empresa se han convertido en una de las mejores alternativas para que las compañías logren mejorar la motivación de sus integrantes, transmitir mensajes inspiradores y crear proximidad entre la dirección y los empleados.

Pese a que, según un estudio de Steeple, el software de comunicación interna especializado en la fidelización de los empleados menos digitales, el 75% de las compañías españolas realizan menos de cinco eventos internos al año. Algunas de estas reuniones, en especial la de Navidad o las que se realizan durante o después del verano, se han empezado a normalizar, convirtiéndose en un clásico para muchas compañías. Sin embargo, todavía resulta una cuantía insuficiente para lograr incrementar la cultura de equipo cuando se compara con las tendencias en otros países.

Organizar correctamente este tipo de eventos no es sencillo, ya que siempre vienen acompañados de imprevistos, pero, debido al profundo impacto que pueden tener en el equipo, merece la pena invertir el tiempo y el dinero necesarios para realizarlos correctamente.

En Steeple cuentan con un dilatado know-how asesorando en la gestión de la comunicación interna para organizar este tipo de actos. Por ello, la empresa compartió recientemente en una sesión de webinar las siguientes pautas para sacar el mayor rendimiento y lograr el éxito en los eventos internos:

1. Pensar con detenimiento el tema del evento: Determinar el hilo conductor del evento es esencial para comenzar a organizarlo correctamente. Tener un tema definido asegura que cada idea y mensaje transmitidos sea coherente. Es importante que el tema se ajuste a los valores de la empresa, ya que estos eventos sirven para fortalecer la cultura empresarial.
2. Establecer fechas límite y delimitar el tiempo: Debido a que estos proyectos tienen una gran importancia, es fundamental establecer fechas límite para poder completar los objetivos poco a poco. Adaptarse a la agenda del equipo que va a participar en el evento y acordar las fechas lo antes posible ayudará en gran medida a organizarlo de manera apropiada.
3. Fijar un presupuesto acorde al evento: Para organizar una correcta convención de empresa no es necesario invertir mucho dinero, por lo que, el presupuesto dependerá de las ambiciones de la compañía. Hay algunas que llegan a destinar de 40.000 a 70.000 euros para convenciones de 300 personas, es decir, 180 por empleado. Es importante no prometer nada que no se pueda cumplir, por lo que, hasta que no haya un presupuesto aprobado, no se deben crear falsas expectativas.
4. Seleccionar un espacio acorde con la ocasión: Un lugar demasiado pequeño será incómodo, pero uno demasiado grande puede hacer parecer que no hay suficiente gente, por lo que la selección de un espacio acorde a la ocasión será muy importante. La decoración también es un punto a tener en cuenta, ya que debe realizarse acorde al tema de la celebración.
5. Realizar una correcta comunicación a los empleados: Crear un calendario para que la información llegue a todos los empleados ayuda de gran manera a organizar el evento. Anunciarlo de manera misteriosa unos meses antes, compartir información adicional poco a poco, fijar una hora semanal para compartirla o añadir recordatorios en las invitaciones es una gran estrategia para no dejar a nadie indiferente.

Una vez finalizado el evento, es muy importante mantener la cohesión y los vínculos creados entre los empleados. Para lograrlo, se puede preparar un vídeo con los mejores momentos para que los trabajadores lo compartan en sus redes sociales, y así, además de hacerles sentir parte de la empresa, el acto se convertirá en una poderosa publicidad de marca y estimulará el employer branding de la compañía.