Presupuestos ágiles: Un enfoque de gestión financiera en tu organización

La gestión financiera y, concretamente, de los presupuestos es una herramienta clave para el éxito de cualquier organización. Como dice Koldo Saratxaga, «son la respiración que nos permite seguir viviendo». Sin embargo, muchas veces se convierten en una carga para las organizaciones, limitando su capacidad de adaptación y flexibilidad. Es por eso que cada vez más organizaciones están adoptando un nuevo enfoque basado en gestión de los presupuestos de manera ágil, que permita una gestión financiera más adaptada al mundo complejo y cambiante en el que vivimos.

¿Qué son los presupuestos ágiles? Los presupuestos ágiles suponen un cambio de enfoque. Se basan en la idea de que los presupuestos deben ser considerados como una herramienta para la toma de decisiones, en lugar de una limitación. Esto permite que las organizaciones puedan ser más flexibles y eficientes, además de permitir una adaptación rápida a los cambios de mercado.

En lugar de establecer un presupuesto fijo para todo el año, el enfoque ágil de gestión de presupuestos se centra en la planificación a corto plazo y se adapta a medida que la organización avanza. Este enfoque también fomenta la colaboración entre todas las personas que conforman la organización y las diferentes partes interesadas (stakeholders), ya que se basa en el diálogo y la comunicación continua para garantizar que todos estén alineados y se tomen las decisiones correctas, es decir, aquellas que están alineadas con el propósito y estrategia de la organización y les permita la supervivencia.

La presupuestación ágil es una gestión basada en valores y principios, donde se promueve la responsabilidad, la confianza, la autonomía, la transparencia y la rendición de cuentas de todas las personas de la organización.

¿Cómo aplicarlos en tu organización?

Para no empezar la casa por el tejado, la creación de los presupuestos (sea de la forma que sea) debe ser una consecuencia de un propósito claro, una estrategia coherente y unos objetivos que permitan articular esa estrategia. Veamos más en detalle:

• Tener un propósito claro. Siempre recomendamos que las organizaciones tengan claro cuál es su propósito. Esto incluye no solo el propósito interno, como «contribuir a la humanización de las organizaciones mediante el desarrollo de las personas y los equipos que las forman», sino también el propósito que perciben sus usuarios y clientes. Para entender esto, se puede comparar un restaurante italiano de autor con una cadena de comida rápida. Ambos sirven comida italiana, pero cumplen diferentes propósitos para sus clientes. Mientras que la cadena de comida rápida se enfoca en la velocidad y calidad de entrega, el restaurante italiano de autor se enfoca en la calidad del producto y la experiencia de pasar una velada agradable en buena compañía. Por lo tanto, tener un propósito claro tanto interno como percibido es fundamental.
• Definición de la estrategia, entendida como la serie de acciones encaminadas hacia un fin determinado. Una estrategia efectiva debe ser coherente con los objetivos y el propósito de la organización, y debe ser clara y fácilmente comunicable para que todos los miembros de la organización puedan entender y trabajar hacia ella.
• Objetivos y resultados clave. Para trabajar en la consecución de la estrategia y mantener el enfoque, es útil generar objetivos y los resultados clave necesarios para lograrla. La generación de estos objetivos ayudará a tener claridad sobre cómo avanzar, y es aquí donde enlazamos con los presupuestos.
• Presupuestos. Los consideramos como la “energía” necesaria para alcanzar los objetivos. Es decir, son la fuerza impulsora que nos permite avanzar hacia los resultados clave necesarios para lograr los objetivos propuestos. La clave para aplicar los presupuestos ágiles en tu organización es la flexibilidad. En lugar de establecer un presupuesto fijo para todo año, considera establecer ciclos de planificación y revisión trimestrales en función de los resultados alcanzados con techos de gasto que permita tomar decisiones llegados a ese techo. Esto te permitirá incluir de una manera más natural la adaptación a medida que surjan nuevos desafíos y oportunidades.

Pilares

Algunos pilares en los que basamos este enfoque son:

1. Gestión presupuestaria participativa. Resulta de especial relevancia involucrar a todo el equipo u organización ya que fomentará una cultura de responsabilidad y compromiso entre todos, lo que a su vez mejorará la eficiencia y eficacia en la gestión de los mismos.
2. Invertir en flujos de valor, no en proyectos. Un flujo de valor está compuesto por todas las actividades y procesos necesarios para conseguir generar valor a los clientes, usuarios y resto de interesados en una organización. Por ejemplo, un flujo de valor en una empresa orientada a la formación podría ser el conjunto de actividades que necesitamos hacer para captar la atención de los clientes en la compra de nuestros cursos así como la impartición posterior de esas formaciones. Al realizar una gestión presupuestaria orientada a estos flujos de valor nos permitirá que las personas tengan una visión más a largo plazo y, por tanto, ser más efectivos en la toma de decisiones al tener una visión mucho más sistémica del valor combinando herramientas como Lean Value Tree o Opportunity Solution Tree.
3. Guiar las inversiones en función de los diferentes horizontes organizacionales. Necesitamos una estrategia más sistémica para abordar la complejidad de los problemas interconectados y de las oportunidades que tenemos delante. Me gusta la propuesta desarrollada por la consultora McKinsey de los 3 horizontes:

○ Horizonte 1: Consiste en extender y defender el negocio principal, la actividad principal. Aseguran los resultados en el corto plazo, es decir, son los generadores de caja. Podemos hacer la analogía de la vaca lechera que debemos alimentar, ya que, sin ella no podremos mantener el negocio. Es decir, ocupación operativa de la organización.

○ Horizonte 2: Creación de oportunidades o negocios emergente que generarán el crecimiento en el mediano plazo. Etapa de prueba de nuevos negocios a través de iniciativas medibles en resultados con valor para el negocio.

○ Horizonte 3: Sembrar opciones viables que permitan contar en el mediano plazo, con opciones para seguir creciendo en el largo plazo. Etapa con desarrollo de iniciativas más disruptivas y medibles con valor para el negocio. Mucho de Innovación a través de ensayo y error.

Cada horizonte supone una gestión diferente con respecto al presupuesto así como el liderazgo que apliquemos en cada uno de los horizontes que afectará directamente a como se realiza su asignación.

Beneficios

Además de mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión de presupuestos, los presupuestos ágiles tienen otros beneficios clave como son:

• Mayor transparencia y visibilidad

Los beneficios de los presupuestos ágiles incluyen mayor transparencia y visibilidad, mejora en la toma de decisiones y mayor adaptabilidad a medida que surgen nuevos desafíos y oportunidades en el proyecto al poner la información más relevante en conocimiento de todas las personas de la organización. La transparencia y la visibilidad son clave para fomentar una cultura de responsabilidad y compromiso en el equipo.

• Mayor autonomía y responsabilidad

Además, el enfoque de presupuestos ágiles también propone una gestión más descentralizada, donde se otorga mayor autonomía a los equipos para tomar decisiones y gestionar sus recursos. En lugar de depender de los mandos superiores para la toma de decisiones, este enfoque fomenta la toma de decisiones a nivel local, permitiendo que los equipos se adapten de manera más efectiva (eficiente y eficaz) a los cambios y desafíos que puedan surgir.

• Visión más sistémica

Otro aspecto importante del enfoque es la medición del rendimiento en un contexto más amplio. En lugar de centrarse únicamente en los resultados financieros, se fomenta una medición más amplia del rendimiento, que incluye aspectos como la satisfacción del cliente, la calidad del producto y la innovación. Esto permite a las empresas tener una visión más completa de su rendimiento y tomar decisiones con mayor información.

• Mejora en la toma de decisiones

Los presupuestos ágiles permiten una gestión más eficiente y eficaz de los recursos y personas al establecer presupuestos a corto plazo y adaptarse a medida que se avanza se pueden tomar decisiones más informadas y oportunas. Esto reduce el riesgo de errores costosos y mejora la probabilidad de éxito ya que fomentamos el “falla pronto, falla barato”, es decir, en un mundo con alta incertidumbre necesitas experimentar para saber si algo funcionará. Los experimentos tienen probabilidad de acertar o fallar. Puestos a fallar, démonos cuenta lo antes posible de ello para cambiar la dirección y no haber realizado una excesiva inversión en algo que no iba a funcionar. 

• Mayor adaptabilidad

Los presupuestos ágiles permiten una mayor adaptabilidad a medida que surgen nuevos desafíos y oportunidades en la organización. Al dividir la planificación y revisión de los mismos en ciclos cortos, estos se pueden ajustar a medida que se avanza. Esto significa que la empresa puede responder más rápidamente a los cambios en el contexto y mitigar los riesgos derivados de trabajar en entornos de alta incertidumbre y complejidad.

Conclusiones

En resumen, el enfoque de presupuestación ágil propone una transformación completa en la forma en que las empresas gestionan sus finanzas. Se centra en una gestión basada en valores y principios, promueve la responsabilidad, la confianza, la autonomía y la transparencia, y fomenta una gestión más descentralizada y una medición más amplia del rendimiento.

Supone abandonar el paradigma tradicional de control para adentrarse en el de empoderamiento de las personas.

Al adoptar este enfoque, las organizaciones pueden adaptarse de manera más efectiva a los cambios y desafíos que puedan surgir, lo que les permite ser más competitivas y sostenibles en el tiempo. 

Al adoptar un enfoque de presupuestación ágil, podrás adaptarte a medida que surjan nuevos desafíos y oportunidades. Recuerda que la clave para aplicar los presupuestos ágiles es la flexibilidad y la involucración de todo el equipo en la gestión de los mismos.

Es una parte fundamental que apuntala la gestión real de la organización.

¡Dime como manejas tu presupuesto y te diré el tipo de organización que eres!