Cuatro claves para reducir la carga administrativa de Recursos Humanos

Además de la importancia obvia de priorizar el bienestar de los empleados, las organizaciones deben poner el foco en aquello que las aleja de las personas. En este sentido, las herramientas digitales son cada vez más importantes en el entorno de los recursos humanos. Un software de RR.HH. permite desde optimizar la formación y el desarrollo profesional hasta mejorar los índices de fidelización del talento.

Y no solo eso, como explica José Manuel Villaseñor, partner director de Cezanne HR España, “la capacidad del software de recursos humanos para aligerar las tareas administrativas y las cargas de trabajo libera a las áreas de gestión del talento del tiempo necesario para poner el foco en otros aspectos críticos”.

Un buen software de recursos humanos ayuda a reducir las tareas administrativas y, en consecuencia, a disponer de más tiempo para implementar acciones estratégicas. Desde Cezanne HR España apuntan 4 funciones clave que debe incluir un software de RR.HH. para aligerar la carga administrativa en RR.HH.:

• Automatizar los procesos clave

La capacidad de automatización que proporciona la tecnología es, quizá, una de sus principales ventajas. Al minimizar la carga administrativa se libera tiempo para asumir funciones más estratégicas y de mayor valor añadido.

Por ejemplo, si la empresa se encuentra en un proceso de Onboarding, disponer de formularios automatizados facilitará mucho la incorporación de los nuevos empleados. Para ello, el software de recursos humanos deberá permitir.

1. Automatizar las notificaciones y recordatorios
2. Facilitar la carga de documentos relevantes
3. Proporcionar plantillas de tareas para las nuevas contrataciones
4. Ofrecer una visión sencilla y completa de las tareas pendientes y completadas. Información a la que tendrán acceso, tanto los nuevos empleados como los managers y jefes de equipo.
5. Crear formularios y gestionar documentos fácilmente

La amplia funcionalidad, la seguridad y la facilidad de uso son los tres elementos que hacen que el software de RR.HH. sea clave a la hora de agilizar las tareas administrativas.

• Automatizar los procesos clave

Es inherente a la función de RR.HH. convertirse en el punto de contacto de los empleados para realizar preguntas sobre su posición, solventar dudas o compartir inquietudes. Cuando se trata de gestionar datos, actualizar documentos personales. organizar horarios de trabajo o gestionar ausencias, la agilidad y la seguridad deben ir de la mano.

Aunque -como explica José Manuel Villaseñor- “las preguntas son una buena señal de la confianza que los empleados tienen en Recursos Humanos, lo cierto es que suponen una distracción extra que impacta en negativo sobre la productividad y eficiencia el entorno de RR.HH. Esto hace que mantenerse al día con la carga de trabajo y las tareas cotidianas sea cada vez más difícil”.

El portal del empleado que incluyen la mayoría de los sistemas de RR.HH. modernos resulta especialmente útil. El software de recursos humanos pone al empleado en el centro de la seguridad y le proporciona el control sobre sus propios datos. De esta manera, es el trabajador -con el sistema de permisos adecuado- quien incluye y modifica sus datos. También puede solicitar y registrar ausencias para que los managers las aprueben o denieguen o, incluso, registrar sus partes horarios para que sean verificados por sus superiores. De esta manera, RR.HH. no tiene que intervenir en estos procesos que, siendo, relevantes, no aportan valor añadido.

De hecho, los recordatorios automáticos que se pueden activar para tareas específicas y la carga de documentos, permiten distribuir y delegar responsabilidades de manera uniforme. Esta es una forma de aliviar la presión a la que continuamente están sometidas las áreas de gestión de personas. Si los empleados acceden fácilmente a la información que necesitan el equipo de RR.HH. podrá centrarse en las tareas que, de verdad, importan.

• Garantizar la protección de datos

Un software de RR.HH. puede aliviar parte de la presión asociada a la privacidad y la protección de datos. Para cualquier empresa, cumplir con la normativa vigente sobre protección de datos genera una presión adicional. Las graves consecuencias legales, económicas y reputacionales que implica el incumplimiento normativo eleva el peso de la responsabilidad que recae sobre los hombros de RR.HH.

Afortunadamente, si se utiliza un software de recursos humanos con certificación ISO/27001 la protección de los datos es mucho más sencilla. Y, por tanto, el nivel de presión también se rebaja. Desde garantizar la encriptación efectiva de los datos hasta filtrar qué datos puede ver cada empleado, se convierte en una tarea sencilla y, sobre todo, segura. De forma que, recursos humanos tendrá una cosa menos de la que preocuparse.

• Facilitar el acceso a la información

Finalmente, dicen los consultores de Cezanne HR España que otra importante ventaja que aporta la tecnología de RR.HH. es su capacidad para cargar documentos relevantes en un repositorio centralizado y seguro. De esta manera, los empleados pueden acceder fácilmente y de manera autónoma a documentos y recursos clave como políticas corporativas, normativas, manuales de empleados, recursos formativos, etc. De nuevo, sin que tenga que intervenir el área de recursos humanos.