El home office no era algo nuevo cuando empezó el confinamiento, pero no quedan dudas de que fue la pandemia la responsable de hacer que esta modalidad de trabajo se haya convertido en el modelo laboral por excelencia. De acuerdo con Eurostat, en 2018, apenas el 4,3% de la población española realizaba su actividad profesional de manera habitual desde su hogar.
En el 2020, con la irrupción del COVID-19, esta misma cifra creció hasta casi el 11%. Hoy en día, aunque las restricciones han desaparecido casi por completo, todavía son muchos los que siguen trabajando total o parcialmente de manera remota.
El hecho de que los trabajadores no estén todos los días en la oficina como sucedía antes, ha llevado a las organizaciones a tener que repensar muchos de sus procesos. Entre ellos, el departamento financiero se ha enfrentado a nuevo desafío: la gestión de gastos de empresa, un proceso de por sí complejo, ahora con empleados que trabajan a distancia.
El fraude, un problema que puede acentuarse con el teletrabajo
Comprobar y controlar los desembolsos realizados por los empleados de una organización no es una tarea sencilla. De acuerdo con un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), las empresas pierden un 5% de sus ingresos anuales por gastos fraudulentos. Del mismo modo, casi un 60% de ellas aseguran no contar con “niveles óptimos de personal y recursos” para protegerse de estos actos malintencionados.
Además, el fraude con gastos de empresa es aún más difícil de identificar cuando los empleados no van a la oficina cotidianamente y, por ende, no se tiene una visión global de sus actividades. Aunque las soluciones de gestión de gastos ayudan a combatir este problema, existen trabajadores que logran seguir cometiendo estas prácticas ilícitas. Muchos de los departamentos financieros, aunque son conscientes de esta dificultad, siguen teniendo una visión a posteriori de los desembolsos realizados por sus equipos, cuando ya es demasiado tarde para cambiar la situación.
Sin embargo, existen estrategias que están demostrando ser útiles para asegurarse de que las compras realizadas por los empleados respeten la política de la empresa.
Las tarjetas de empresa, aliadas para gestionar los gastos en la era del teletrabajo
En paralelo al teletrabajo, también ha aumentado la cantidad de compras en línea realizadas por los trabajadores remotos. Entre otras cosas, las suscripciones online y la adquisición de mobiliario y otro tipo de material para realizar tareas a distancia han hecho que los equipos incurran en gastos diferentes a los habituales.
Combinar la gestión a distancia de los empleados con este nuevo paradigma de pago en las empresas no es fácil. Los informes de gastos resuelven parte del problema, pero la falta de control persiste.
Antes del COVID-19, muchas organizaciones utilizaban una o pocas tarjetas que se pasaban frecuentemente de mano en mano para efectuar pagos. Esto representaba una pérdida de tiempo y de productividad a largo plazo. Pero, cuando se trabaja a distancia este procedimiento se complica aún más. Los empleados tienen que llamarse o escribirse para transmitirse el número de tarjeta lo que trae aparejado, además, un grave riesgo para la seguridad de las cuentas empresariales.
Existe una solución para combatir este problema: las tarjetas corporativas acopladas a una herramienta de gestión de gastos. Ambas soluciones en conjunto permiten hacer un seguimiento en tiempo real de los desembolsos realizados por los colaboradores de forma sencilla y eficaz.
Expensya, solución de gestión de gastos profesionales, ofrece por ejemplo la posibilidad de crear desde la plataforma en unos pocos clics tarjetas virtuales o físicas. Estas cuentan con configuraciones avanzadas para un mayor control de los gastos (definición de presupuestos, categorías de gastos autorizados, definición días y horas de uso, etc). Los ajustes pueden realizarse sobre cada una de las tarjetas (para adaptarse a las necesidades puntuales de los integrantes de la organización), ayudando a garantizar que se respetan las políticas de la empresa.
Por un lado, los empleados ganan autonomía a la hora de efectuar sus pagos y ya no tienen que adelantar gastos con dinero de su propio bolsillo. Por otro lado, el departamento financiero se asegura de lograr un seguimiento en tiempo real de sus presupuestos para que ni un solo euro pueda gastarse sin validación previa. Una situación en la que todas las partes salen ganando y donde las sorpresas desagradables desaparecen.
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