La gestión de los viajes de negocios de una compañía supone una gran inversión de tiempo en aras de controlar y optimizar los costes. Buscar las diferentes opciones de transporte y alojamiento, comparar sus precios y averiguar cuáles son las que, por necesidades logísticas y coste, más se adaptan a los requerimientos de la empresa puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza.
Una vez superada esta primera etapa de búsqueda, comparación y selección, también hay que invertir tiempo en realizar las reservas de transporte (vuelos, trenes, coches de alquiler, etc.) y alojamiento de manera paralela. Una vez realizados los diferentes viajes resulta imprescindible administrar facturas, tiques y hojas de control de gastos, que se suman a los elementos de gestión de cualquier viaje corporativo y pueden desbordar a los responsables de recopilar toda la información.
Por todo ello, lo más aconsejable es contar con una Travel Management Company (TMC) como BizAway. Las TMC son empresas especializadas en la gestión de viajes corporativos que cuentan con grandes diferencias respecto a las agencias tradicionales: no sólo se encargan de gestionar las reservas, sino que también las realizan de acuerdo con la política de viajes de la compañía, negocian las tarifas (aéreas, hotel o alquiler de vehículos), gestionan los costes y facturan de forma personalizada.
En el caso de BizAway nos encontramos con una plataforma que simplifica al máximo la gestión de los viajes de negocios, permitiendo en primer lugar un gran ahorro de tiempo a las empresas, que llega hasta el 50%. Una de las razones por las que lo consigue es que es una herramienta que pueden usar todos los miembros de la organización de manera independiente, evitando la comunicación innecesaria entre los diferentes equipos de trabajo. Además, es una plataforma fácil e intuitiva, adaptada a las necesidades de cada empresa y de cada departamento dentro de la empresa. El acceso se puede realizar desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, pues cuenta con atención personalizada y multilingüe 24/7. Además permite obtener una visión global de todos los costes (a tiempo real si se requiere), agilizando el reporte, evitando errores y aumentando la productividad.
Además de la reducción drástica del tiempo de gestión, que ya implica un ahorro económico en sí misma, contar con una Travel Management Company supone también una disminución directa de los costes de los viajes corporativos. Por ejemplo, trabajando con BizAway las empresas alcanzan un ahorro del 25% respecto al precio de mercado de las mismas reservas.
El tamaño no es importante
Puede parecer que trabajar con una TMC está reservado para las grandes corporaciones, pero nada más lejos de la realidad. Precisamente las pymes son las que más necesidad tienen de ajustar los costes y reducir los tiempos de gestión. El uso de la plataforma de BizAway encaja con cualquier tipo de organización, sea cual sea su localización, tamaño o estructura, puesto que es configurable y adaptable a cualquier necesidad.
El camino hacia la optimización de los costes en los viajes de negocios pasa por esta nueva manera de entender su gestión, a la que cada vez se van sumando más empresas. Ya son más de 650 las compañías que han confiado en BizAway para la gestión de sus viajes de negocios, realizando más de 100.000 reservas al año y ahorrando hasta un 50% del tiempo en las gestiones gracias a los valores diferenciales de su plataforma.
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