Cómo hacer que tus reuniones híbridas sean más colaborativas

Al momento de ser host en una reunión híbrida, con participantes a distancia y de manera presencial, estamos frente a un reto en la comunicación virtual. Para poder salir victoriosos al tener una reunión híbrida, debemos considerar las características de las mismas y entender todos sus elementos.

Los números no mienten, al momento de estar en una reunión online nos estamos enfrentando a una situación donde nuestra comunicación puede llegar a verse afectada si no se toman las consideraciones necesarias. Según un estudio reciente de Barco, el 35% de los trabajadores presentan problemas al acoplarse al ritmo de la reunión, el mismo porcentaje también se sienten silenciados en videollamadas si son participantes a distancia.

Para mantener la comunicación fluida en sus reuniones, es importante tener claro que la gente debe estar en primer lugar. Considerar a las personas como la piedra angular de una reunión nos permite entender la posición de los escuchas y ver sus estados de ánimo desarrollarse acorde a la evolución de la junta. Para hacer este paso mucho más sencillo puede aplicar los siguientes consejos:

• Tenga una agenda clara y objetivos sólidos.
• Asignar roles puede ayudar a mantener a los participantes activos, apoyarse en alguien que cuide el tiempo de la reunión, la grabe o la modere puede hacer más inclusiva su junta.
• Use las herramientas que la plataforma le brinda: funciones como levantar la mano, el chat y encuestas pueden motivar a los participantes introvertidos a ser parte de la reunión.
• El espacio donde se desarrolla la reunión es muy importante, esto debido a que las condiciones de software y hardware que cada participante tiene influyen en su conexión y desempeño en la reunión. Para entender de una manera más clara, Rodrigo Cornejo, Country Manager México y director de Canales LATAM en Barco, menciona: «Las reuniones híbridas tienen muchas variables que pueden afectar el resultado de la misma. Para resolver este problema, ClickShare permite reuniones óptimas a través de un sólo clic, favoreciendo a una interacción más fluida entre los participantes. Por ello, a través de sus alianzas tecnológicas, es compatible con al menos 53 marcas de tecnología y las plataformas más utilizadas«.
• Agregar dispositivos que permitan el desarrollo rápido y conciso de la reunión hará que nuestra comunicación sea más directa, ahorrando tiempo y esfuerzo en cuestiones técnicas, centrando la reunión en lo que verdaderamente importa, generar espacios más colaborativos.
• Dar paso a las tecnologías como herramienta de apoyo en las reuniones híbridas nos permite cubrir necesidades y mejorar el cómo llevamos a cabo y exponemos ideas importantes dentro de una reunión de trabajo. Cuando usted agrega ClickShare la colaboración híbrida fluye sin interferencias, otorgando a sus empleados flexibilidad de comunicación entre ellos y su equipo de trabajo, aumentando el flujo de ideas y propiciando una experiencia totalmente colaborativa en un ambiente híbrido.

Las reuniones pueden ser un espacio donde grandes decisiones se realicen y la tecnología un gran aliado para superar barreras, mantener estos puntos en mente podrá ayudarlo a hacer de sus siguientes reuniones híbridas un éxito para usted y todos los participantes.