¿Por qué es importante introducir en tu estrategia empresarial una plataforma de gestión integral de viajes corporativos?

Ya hace más de una década que estamos siendo testigos del papel que juega el entorno digital en la actividad empresarial de cualquier organización. De hecho, cada vez cuesta más nombrar una corporación que no cuente con servicios digitales integrados en sus herramientas de trabajo diario. Es más, los mismos trabajadores encuentran fundamental incorporar la tecnología en su rutina laboral con tal de facilitar sus tareas diarias.

En esta línea, debemos tener en cuenta que entre la rutina de muchas empresas se encuentra la de viajar. Así que, si planificar un viaje de ocio ya resulta una tarea complicada, cuando se trata de un viaje de negocios confluyen múltiples elementos que dificultan aún más el proceso de planificación. Algunos de estos elementos pueden ser relativos al propio viajero de negocios y a sus peticiones, la estancia, el transporte, la sala de reuniones, el local para comer… y un sinfín de componentes más, que sin duda alguna suponen un verdadero quebradero de cabeza, tanto a la hora de coordinar el previo al día D como el de su gestión posterior.

Conscientes de ello, y del potencial que tiene la digitalización para agilizar y facilitar el proceso de los viajes corporativos, BizAway, scaleup de viajes de negocios, propone aliarnos con la tecnología para garantizar el éxito en los viajes de empresa, y detalla 4 motivos por los cuales introducir una plataforma de gestión integral de viajes corporativos supondrá un éxito para la estrategia empresarial de cualquier compañía:

• El “todo en uno” perfecto: las plataformas tecnológicas para los viajes de negocios cuentan con todas las herramientas y servicios necesarios a tan solo un clic. Ya sean vuelos, alquiler de coches o habitaciones de hoteles, las agencias de viajes digitales cuentan con la opción de centralizar todas estas posibilidades. De esta manera, gracias a plataformas como las de BizAway puedes encontrar todo aquello que necesitas en un viaje de empresa en un mismo lugar sin tener que ir web por web. El match perfecto para tenerlo todo bajo control, ahorrando tiempo y frustraciones.
• Ahorro de tiempo y dinero: a la hora de organizar un viaje de negocios, si añadimos factores como la poca antelación, los precios de transporte y el alojamiento se disparan suponiendo un sobrecoste para las empresas. A ello se le suma la gran cantidad de tiempo que le debemos dedicar a coordinar vuelos, alojamientos, transfers o incluso visados, si se da el caso. Todo esto supone un trabajo a tiempo completo y un gran nivel de implicación y de energía que disminuye si se cuenta con una plataforma que permite centralizar todas esas necesidades en un único espacio. De esa manera se convierte en un win-win. La persona encargada de gestionar gana tiempo y reduce el estrés pudiéndose dedicar a otras tareas dentro de la propia empresa.
• Fin de los traspapelados: cuando termina un viaje de negocios y es el momento de cuadrar cifras, el equipo administrativo y contable entra en pánico. Momento de acceder a las diferentes plataformas y conseguir las facturas (muchas de ellas con estilos diferentes) de los servicios contratados. Para evitar ese descontrol, muchas compañías apuestan por plataformas digitales, donde puedes tener acceso, a tiempo real, a los gastos de los viajes de negocios, así como el generar informes de gastos de manera automática para que elimines de tu vocabulario expresiones como “se me ha traspapelado la factura”.
• Personalización y flexibilidad: sin duda lo mejor es que como sucede con cualquier agencia de viajes offline, las plataformas tecnológicas de viajes corporativos son perfectas para todo tipo de empresas sea cuál sea su tamaño, localización o estructura. Sin duda alguna, la personalización es la clave del éxito.

Giovanni Bernardi, Jefe de Ventas de BizAway, cargo que le supone estar en contacto con múltiples organizaciones para comprender sus necesidades, expone que “la gran mayoría de empresas que ya usan agencias de viajes digitalizadas lo hacen porque buscan el ahorro de tiempo previo y posterior a la planificación de un viaje de negocios”. A esta afirmación, Bernardi añade que “sin duda, incorporar plataformas tecnológicas ideadas para lograr el “todo en uno”, permiten simplificar los viajes de empresa en todas sus fases y aspectos”.

Los motivos por los cuales introducir o no una herramienta de gestión de los viajes corporativos, han sido meticulosamente estudiados por grandes compañías. Sin embargo, todas tienen en común que la tecnología es ideal para quienes realizan viajes de negocios, ya que con ella tienen la posibilidad de cumplir con sus obligaciones delegando en expertos del sector, cualquier complejidad que supone su organización. De hecho, empresas de gran reputación como Cooltra, Adsmurai, Freeda, La Casa de las Carcasas, Signaturit o Perrigo España, ya integran BizAway en su estrategia empresarial diaria, apostando así por la digitalización en los viajes empresariales como un paso más de sus valores corporativos.