¿Nuevo en la oficina? Estas pautas te ayudarán a encajar

Incorporarse a un nuevo trabajo puede llegar a ser muy estresante si no se gestiona de una manera correcta. Para “el nuevo”, el aterrizaje a veces puede ser estresante porque por mucho que conozca la labor que desarrollará, cuando llega a una empresa todo son novedades, caras nuevas, nuevos espacios y metodologías de trabajo. En general, se sumerge en una cultura empresarial que, con un poco de suerte, solo conoce de manera superficial en la teoría pero que aún debe interiorizar. Si no logramos adaptarnos a los nuevos compañeros y a un entorno y rutinas hasta ahora desconocidas podemos ver afectado nuestro bienestar psicológico hasta el punto de no rendir como se espera de nosotros o en el peor de los casos renunciar al nuevo empleo.

Los psicólogos de ifeel, la plataforma holística de apoyo psicológico para empresas y trabajadores, recomienda seguir la regla de las 4P con el objetivo de lograr una plena adaptación e integración dentro del equipo.

• Prudencia. Recuerda que todavía no conoces a tus nuevos compañeros ni las relaciones y alianzas que hay entre ellos. No hay que tener prisa por darse a conocer, por vincularse a ellos ni por dar una imagen de mucha solvencia: ya habrá tiempo para eso. En los comienzos hay que observar y escuchar más que opinar. No hagas preguntas indiscretas ni contestes a la primera las que puedan hacerte a ti. Evita comentarios negativos a un compañero sobre otro compañero y sé agradecido, pero recuerda que los excesos de elogios son tomados como peloteo.
• Protocolo: educación y la cortesía. La gente normalmente es simpática y accesible pero no está demás acompañar nuestras peticiones con un extra de cortesía: “Ya sé que te lo he preguntado antes”, “perdona que vuelva a molestarte con esto”, “¿te interrumpo mucho o tienes cinco minutos?” son expresiones que, junto con las que indican gratitud, ayudan a los compañeros a no sentir como una carga las dudas de la persona nueva. Por supuesto, comentarios bordes cuando todavía no tenemos confianza con los compañeros que llevan más tiempo y ya se conocen entre ellos son un muy mal comienzo.
•  Paciencia: llegar a un nuevo trabajo y familiarizarnos con nuevos lugares, personas, nombres, tareas, cultura de empresa, metodologías… requiere tiempo. Todos estamos nerviosos cuando llegamos, nos saturamos rápidamente, nos equivocamos de múltiples formas y debemos ser lo suficientemente humildes e indulgentes con nosotros mismos como para tomarnos eso como un necesario periodo de adaptación.
• Participación: además de ser prudente y poner atención a lo que ocurre alrededor, es importante que nos vayamos implicando poco a poco en la dinámica del equipo en el que nos integramos y de la empresa en general. Esto pasa por nuestra manera de comunicarnos en los canales internos de la empresa pero también en las reuniones de equipo, los team buildings, los momentos distendidos (la pausa del mediodía, la comida). Observar y escuchar con prudencia no significa convertirnos en muebles: para vincularnos a los demás debemos participar y darnos a conocer poco a poco.

Cómo dar la bienvenida a un nuevo compañero

Las relaciones humanas no siempre son fáciles, los momentos de la empresa en los que se produce una nueva incorporación pueden ser tensos, y las personas que ya forman parte del equipo no siempre cuentan con las herramientas o habilidades para acompañar esa incorporación de la mejor manera o no cuentan con el asesoramiento adecuado. A la hora de encarar un proceso de onboarding o llegada de un nuevo compañero, no hay que fijarse solo en lo que necesita el nuevo empleado, sino también en cómo su aparición va a impactar en la empresa en general y en su equipo en particular. Por ello, los psicólogos de ifeel recomiendan:

• Bienvenida. Si eres jefe, una vez que sepas la fecha concreta de incorporación asegúrate de que estarás en la oficina cuando llegue la persona (o conectado, si es día de teletrabajo) para poder recibirla adecuadamente. Es terrible llegar en tu primer día y que nadie sepa quién eres y no sepas ni dónde debes sentarte.
• Presentaciones. Ese día reserva un buen rato para presentarle al resto del equipo (puedes convocar previamente una reunión para que se conozcan y presenten) y, si es el caso, también para enseñarle la oficina y darle las primeras explicaciones sobre su funcionamiento.
• Disponibilidad. Cuando te presenten al nuevo compañero, intenta ser cálido y amable, dedícale aunque sea unos minutos de cortesía para charlar de manera distendida y mostrar tu disponibilidad por si necesita algo. A veces la timidez o el estar muy ocupados nos hace ser distantes al saludar a alguien, intentemos evitarlo.
• Invitación al café. Tanto si eres jefe como si eres compañero, asegúrate de que a la hora de la comida, del descanso, invitáis a la persona nueva a que os acompañe y esté con vosotros.
• Empatía. Pregúntale al final del día qué tal le ha ido, qué tal está. Todos sabemos que el primer día tiende a saturar bastante, y ayuda sentir la empatía de los demás. Si no lo haces en ese momento siempre puedes hacerlo al día siguiente.
• Acompañamiento. A veces la persona nueva tarda en aprenderse bien todos los nombres, no sabe a quién tiene que recurrir para alguna cuestión o, si la oficina es muy grande, no sabe dónde está la impresora, el almacén o el baño… pero le da apuro preguntarnos o volver a preguntarnos. Si puedes, adelántate a esto y ofrécete a acompañarla hasta donde tiene que ir o a encontrar a la persona que necesita, o repasa con ella los nombres que todavía no ha incorporado

Pautas para disminuir los conflictos cuando se incorpora un nuevo trabajador

• Trabajador en proceso. Considerar el onboarding como una continuación del proceso de selección del candidato. Ambos tienen que ser coherentes entre sí tanto en las formas como en el contenido. A su vez, deben ser coherentes con la cultura empresarial que se intenta transmitir en todos los aspectos de la compañía. 
• Estrategia de onboarding. No improvisar ni considerar que recibir a un nuevo compañero se limita a hacer una ronda de presentaciones e indicarle dónde se tiene que sentar. La incorporación de un nuevo empleado es un proceso que se debe tomar en serio. Como tal, tiene sus fases. Consisten en un periodo de incorporación-formación, debidamente calendarizado y con hitos concretos que alcanzar. Comienza con un grado bajo de autonomía y alto de supervisión y acaba al contrario: el empleado debe ir ganando en autonomía de modo que haya que estar cada vez menos pendiente de él. Así no solo facilitamos una incorporación eficiente de cara a la persona nueva, sino que evitamos que el rendimiento del equipo en general se vea más afectado de la cuenta por su llegada.
• Dotar de circularidad a la estrategia de onboarding. Al vincularla estrechamente con el proceso de selección de un candidato, debemos tener en cuenta la prospección de necesidades que se hizo al iniciar la búsqueda del mismo y ver en qué medida la persona que se incorpora se va ajustando a ella. No hay que perder la perspectiva, sino seguir un hilo conductor que va desde el descubrimiento de una necesidad de la empresa hasta la plena integración de la persona que la resuelve en el equipo de trabajo. 
• Tener en cuenta a los que ya están. Prever los desajustes que puede generar la incorporación de un nuevo miembro al grupo y que requerirá un proceso de adaptación de tareas, funciones y responsabilidades para todos, que habrá que coordinar. Esto debe hacerse con claridad y transparencia para que no se generen desequilibrios en el nuevo reparto de tareas ni se despierte la susceptibilidad de los miembros veteranos, que pueden percibir que la nueva incorporación llega para pisar el trabajo que ellos realizan. Esto empieza ya antes de la llegada del nuevo miembro, cuando el líder del equipo explica a los compañeros claramente quién llegará, cuál será su rol y qué funciones está previsto que cumpla.
• Buscar la implicación y complicidad de los miembros actuales del equipo para la acogida, formación y acompañamiento del nuevo miembro del equipo. En empresas especialmente grandes y de organigrama complejo puede ser necesario o útil designar a uno de los miembros del equipo, de manera voluntaria, como mentor para la persona que se incorpora, para que le sirva de persona de referencia a la hora de explicarle cómo funciona la empresa, enseñarle las instalaciones, darle consejos prácticos, presentarle al equipo, etc. Buscar también la implicación de los compañeros a la hora de extraer conclusiones sobre la evolución de esta durante el proceso de prueba.