Un tercio de las empresas tarda al menos ocho días en aprobar y rembolsar los gastos: ¿Cómo reducir el tiempo de los procesos de gestión?

El 52 % de las empresas siguen confiando en los procesos de gestión de gastos manuales, a pesar de que conllevan altos costes de procesamiento, falta de control, una visibilidad inadecuada de los gastos, una aplicación deficiente y un incumplimiento de las políticas de viaje, además de plazos de reembolso largos para los empleados. Así, lo pone de manifiesto el Informe de Tendencias de la gestión de gastos 2021, publicado por Emburse Captio, que tiene como base 515 entrevistas a profesionales de las finanzas de todos los sectores.

Según el informe, el 78 % de las empresas encuestadas dispone de políticas de gastos de viaje y representación por escrito. Sin embargo, más de un tercio de las organizaciones utiliza una combinación de procesos manuales para revisar los informes de gastos. Una gestión de los procesos de gastos deficiente que provoca que a un tercio de las empresas tarde al menos ocho días aprobar y reembolsar un informe de gastos. Dejar el cumplimiento en manos de los empleados o auditar manualmente los informes de gastos es un enfoque incoherente que deja a las empresas vulnerables ante los gastos fraudulentos o excesivos.

El estudio señala que el 33% de las empresas no conoce el coste de procesar un único informe de gastos, con lo que no saben cuánto podrían mejorar en este proceso.

Además, el informe identifica varias tendencias clave que favorecen a corto y medio plazo el uso de soluciones que automatizan la gestión de gastos por parte de las pequeñas, medianas y grandes empresas. El cambio repentino al teletrabajo ha puesto en evidencia las deficiencias de los sistemas manuales. En este sentido, el 85% de las organizaciones que planean cambiar de soluciones basadas en la nube afirma que lo harán en el plazo de un año desde que han respondido la encuesta.

Simplificar el proceso de gestión de gastos para los empleados y supervisores es la primera razón por la que las empresas encuestadas están cambiando a este sistema. La agilidad y la eficiencia se han convertido en elementos de mayor atención con el paso de los años. Todas las organizaciones están adoptando medidas exhaustivas para gestionar mejor el flujo de efectivo y están tratando de hacerlo de forma que proporcione flexibilidad para un futuro incierto. Entre otros motivos también se encuentran: mejorar los índices de cumplimiento de los empleados en relación con las políticas de viajes, proporcionar una solución que se pueda gestionar desde cualquier lugar o mejorar la creación de informes y los análisis sobre el gasto de T&E.

Este informe ha sido realizado por Emburse, el mayor proveedor independiente de software para la gestión de gastos corporativos.

Descárgate el informe aquí para consultar el informe completo