Plan Impulsa: el acelerador del cambio positivo de la gestión de personas en Avanza

Tras la compra de Movility ADO en 2013, Avanza plantea la necesidad de implementar una estructura organizativa más moderna y acorde con el entorno económico y social del momento. El profundo cambio cultural que propuso la compañía, respaldado por el nuevo equipo directivo, pasaba inicialmente, por la creación y despliegue de un nuevo departamento de RRHH a través del que poder gestionar a más de 7.000 personas.

El kilómetro cero de esta revolución en Avanza se sitúa en su Plan Impulsa, un programa pensado para ser la “hoja de ruta” de la gestión de los recursos humanos en una de las compañías de movilidad de viajeros más punteras del mundo. El Plan Impulsa recoge el diseño y la creación de un nuevo Departamento de RRHH dividido en 4 áreas funcionales: Desarrollo, Compensación y Beneficios, Relaciones Laborales y Prevención de Riesgos Laborales. Y, en paralelo, dibuja una estrategia en la que el cambio en la cultura corporativa marcará el paso de una gestión convencional a una gestión más ágil, basada en las métricas, el análisis y los principios de innovación y mejora continua.

Cezanne HR en Avanza: “El poder de lo sencillo”

Para aterrizar a la práctica la teoría del ambicioso Plan Impulsa, Avanza apostó por la sencillez. Como explica Ignacio García de Leániz, director de recursos humanos en Avanza “pensamos en buscar el apoyo de un software de RRHH que nos lo pusiera fácil. Una solución que fuera sencilla, tanto en la implementación, como en el día a día. Queríamos, sobre todo que nuestro proceso de evaluación del desempeño se apoyara en una solución fácil de gestionar desde el nuevo entorno de RRHH, incluso, desde el punto de vista tecnológico. Es decir, queríamos una amplia cobertura funcional, pero, sobre todo, buscábamos sencillez, flexibilidad y transparencia. Queríamos tener a los empleados como aliados en un proceso que para todos era nuevo y que exigía, de por sí, bastante concentración. Por lo que nuestra idea era que la tecnología ayudara, pero de manera “silenciosa”. Y encontramos a Cezanne HR”.

El Plan Impulsa constituye los cimientos de la nueva gestión de personas en Avanza, entendida desde la perspectiva de la innovación y la consecución de objetivos. En este sentido, Ignacio García de Leániz asegura que “buscábamos cambiar la forma de ver y entender a la compañía, pero también, el desarrollo de la vida laboral de cada colaborador. Por lo tanto, había que hacer un esfuerzo importante en la formación, tanto de los evaluados, como de los evaluadores. El software de RRHH que diera soporte a ese proceso, en este caso, Cezanne HR, debía ser muy fácil de gestionar ya que hablábamos de una organización muy esbelta en el entorno de los recursos humanos”.

En este sentido, el director de RRHH de Avanza apunta un dato para la reflexión: hablamos de una compañía de 7.000 personas que se gestiona con un 10% de estructura en todos los departamentos, delegaciones y explotaciones. No hay más de 700 personas que no sean mano de obra directa. Por lo tanto, era crítico conseguir que la tecnología aportara los beneficios esperados sin que generara una carga de trabajo adicional.

Hay que insistir en que en el nuevo proceso de evaluación del desempeño los responsables del área de Desarrollo del departamento de RRHH recién creado, tenían la misión de definir y formar a todos los colaboradores. No había una cultura previa de fijación de objetivos, ni de evaluación del desempeño, ni de conversaciones de desarrollo. Se partía de cero. “Cezanne HR nos dio la posibilidad de gestionar la herramienta desde RRHH de forma autónoma. Sin dependencias del proveedor, pero con todo el apoyo de su equipo de soporte. Además de esto, nos convenció su equilibrada proporción entre coste y eficiencia que nos permitía ir modulando y avanzando en función de nuestro propio nivel de crecimiento. No nos obligaba a hacer inversiones anticipadas. No nos exigía compromisos, ni en plazos, ni en costes. Y, a cambio, nos presentaba una herramienta potente, escalable y transparente. Una herramienta que, además, nos ayudaba a evitar el rechazo inicial que pueden generar este tipo de soluciones, especialmente en compañías como la nuestra, sin ninguna experiencia en este sentido. Con Cezanne HR lo vimos claro. Hicimos un primer proyecto piloto, con 80 empleados. Nos convenció. Y seguimos adelante. En este último proceso de evaluación del desempeño, 4 años después, han participado más de 600 empleados”, asegura el director de RRHH de Avanza.

La verdad por delante para anticiparse a la resistencia al cambio

Una de las cosas más importantes a la hora de implementar una solución tecnológica es que cumpla las expectativas que genera. Es decir, que sea y haga lo que realmente dice ser o hacer. Así de sencillo. García de Leániz lo explica diciendo que “en nuestro caso buscábamos un software de RRHH, primero, que nos ayudara a gestionar la evaluación de un colectivo de 700 personas y a hacer el seguimiento correspondiente. Y, segundo, que nos permitiera introducir una nueva cultura de evaluación dentro de la compañía. Buscábamos cambiar la cultura de liderazgo de toda la empresa. Y necesitábamos para ello, un software de recursos humanos que nos diera soporte a ese cambio, que no fuera un lastre. Cezanne HR dio un paso más convirtiéndose en un acelerador del cambio”.

En el proceso de introducir todas las variables en la adaptación, el tipo de evaluación, el modelo, etc. también fue importante la capacidad de adaptación de la herramienta al nuevo modelo de evaluación que previamente se había definido en la compañía. En este sentido, Ignacio García de Leániz, insiste en que Cezanne HR ha sido el vehículo, el soporte sobre el que se ha podido desarrollar el nuevo modelo de evaluación de una manera muy ágil, adaptándose a las necesidades planteadas por el departamento de RRHH de Avanza. “También ha sido importante -continúa – la colaboración de todos los miembros del equipo de Cezanne HR que nos han ayudado en todo momento, desde consultoría, hasta soporte, muy volcados con el cliente y con una orientación a resultados excelente. Esta creo que es la manera de acelerar los cambios, haciendo que tecnología y personas converjan”.

En este sentido hay dos cosas importantes que destacan desde Avanza:

• Que el gap que hay entre las expectativas generadas por el software de RRHH y la realidad sea pequeño. En este sentido, Cezanne HR ha sido fiel reflejo de lo que prometió. “Ha sido una compañía y, una solución, muy honesta con Avanza”.
• Que se aproveche al máximo el potencial del recorrido que tiene el aplicativo. Eso evita la sensación de estar infrautilizando una solución con los costes adicionales que eso implicaría. “Cezanne HR nos da lo que necesitamos en cada momento. Nos permite ir adaptando la solución a nuestras necesidades. Nos sentimos muy cómodos con ella”.

Evaluación por competencias: una foto global de la evolución del talento

Avanza analiza el desempeño de su fuerza laboral a través de una evaluación por competencias. Una evaluación continua cuya formalización comienza en enero. En ese momento, los evaluadores tienen dos semanas para realizar las evaluaciones a través de Cezanne HR, donde disponen de un formulario de las competencias asignadas a cada colaborador y los niveles exigidos. Es una evaluación en base a frecuencia que incluye una zona de comentarios e ítems para medir más allá del desempeño y el potencial.

Una vez que los evaluadores han terminado ese proceso, RRHH hace el seguimiento oportuno. En este punto, Carmen Fernández Carvajal, gerente corporativo de Desarrollo de RRHH en Avanza explica la importancia de contar con un software de RRHH como Cezanne HR porque “nos ayuda mucho a ver el estado de situación en tiempo real y a empujar para que el proceso se complete en tiempo y forma”. Después se inicia lo que en Avanza llaman la fase de calibración que incluye varios niveles para comprobar que todos han entendido bien lo que significa cada uno de los términos empleados (excepcionalmente, con frecuencia, etc.) y obtener la imagen global del proceso. Una aproximación a esta fase de calibración por niveles podría ser la siguiente:

• El primer nivel de calibración es el que se hace en las explotaciones a cargo el gerente de RRHH y el director. Si se detecta algún descuadre, es el evaluador el que interviene, con la coordinación y el apoyo de RRHH corporativo.
• El segundo nivel de calibración depende del Director General y proyecta la foto global sobre cómo los evaluadores han evaluado a sus equipos que reciben continuamente formación e información sobre cómo optimizar el proceso de evaluación, la importancia de las competencias, etc.

En este momento, ya con la imagen definitiva, se proporciona el feedback a los evaluados. Primero tiene lugar la conversación sobre desempeño, objetivos, áreas de mejora, etc., teniendo como guion el formulario de Cezanne HR. Y, después, el evaluado accede a su evaluación para añadir los comentarios que considere oportunos y firmar el resultado para terminar el proceso. En caso de que se establezca algún Plan de Acción, también quedará reflejado en este momento en la herramienta.

Autonomía y mejora permanente para aportar valor a los empleados

Una de las cosas que más valoran los responsables de RRHH de Avanza es que el software que soporta su evaluación del desempeño se adapte de una manera tan elástica a su proceso. Un proceso que se ha ido perfeccionando a medida que la compañía se iba transformando. Carmen Fernández Carvajal destaca, no solo la elasticidad de la herramienta en sí, sino la versatilidad, del equipo técnico “competente, profesional y muy cercano”.

Por otra parte, una vez que se inicia la evaluación es muy importante que el proceso sea rápido y seguro y que, si se produce alguna incidencia, se pueda resolver, sobre la marcha. En este sentido, Fernández Carvajal insiste en que “desde 2017 hemos conseguido minimizar el número de incidencias, especialmente, las que tienen que ver con un posible desconocimiento del uso de la solución. Ya tenemos a los usuarios perfectamente formados, de manera que el soporte que les prestamos desde RRHH, hoy por hoy, es mínimo”.

En Avanza lo tienen claro. Se trata de proporcionar autonomía al colaborador para ganar agilidad, rapidez y transparencia. Algo que es clave en un proceso tan delicado como es la evaluación del desempeño. “Disponer de la foto real del desempeño es estratégico para tomar decisiones basadas en datos objetivos. Datos que, dicho sea de paso, están almacenados en un repositorio central, al que se accede fácilmente en caso de tener que intervenir de manera inmediata o facilitar la toma de decisiones en tiempo real”, dice la gerente corporativa de Desarrollo de RRHH de Avanza.

Una vez que se cierra el proceso, toca analizar cuáles son las competencias en las que hay que hacer más foco, aquellas en las que la compañía tiene más nivel de desarrollo, analizar la evolución de cada colaborador en el tiempo, tanto a nivel global como por competencias, incluso, comprobar si ha habido algún plan de acción, y si ha hecho el seguimiento oportuno, analizar los comentarios de los evaluados y los evaluadores, etc.

En este sentido, Carmen Fernández Carvajal asegura que “Cezanne HR me parece especialmente relevante para gestionar todos los procesos y tareas relacionadas con el desarrollo y la formación porque me ayuda a identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora de los miembros del equipo. Las analíticas que proporciona la herramienta también me ayudan a ver la evolución de los colaboradores, si han mejorado o no, respecto a lo establecido en evaluaciones anteriores y, por supuesto, a tomar decisiones organizativas, ya sean promociones o posibles desvinculaciones”.

De cara al futuro, la compañía piensa en implantar nuevos procesos de autoevaluación que también soportará bajo el paraguas de Cezanne HR y, en general, en trabajar para seguir innovando y acelerando el cambio positivo en la gestión del talento. Una gestión elevada a un nivel superior, con el Plan Impulsa que se refleja en los bajos índices de rotación de personal y en las altas valoraciones que la compañía recibe de sus clientes respecto a la atención y profesionalidad con la que se prestan los servicios.