Back to the future en GFT

En marzo del año pasado, y luego también en junio, compartimos algunos pensamientos sobre el trabajo desde casa y el confinamiento. Pero ha pasado ya bastante tiempo desde entonces, y justo un años desde que nuestras oficinas de GFT España permanecen cerradas.

La pandemia ha revolucionado la manera de trabajar: Nos ha cambiado la vida…pero nos tenemos que adaptar porque claramente el teletrabajo…no solamente es el trabajo del futuro sino el futuro del trabajo.

Ahora es el momento de mirar hacia el futuro. Aún no estamos fuera de peligro, pero los últimos desarrollos con las vacunas son prometedores. De una forma u otra tendremos que volver a la “nueva normalidad” y adaptarnos a “estas cosas que han venido para quedarse”. Como no somos grandes fans de estos eslóganes, hemos bautizado nuestro proyecto como “Back to the future” (esperando que a Robert Zemeckis no le importe usar el nombre de su fantástica trilogía). La razón es que sí, volveremos, pero no a la normalidad ni nada de eso. Ha habido una interrupción. Y sea lo que sea a lo que volvamos, será el futuro.

Si la pandemia del Covid-19 nos ha mostrado algo es que PODEMOS trabajar en remoto. Ya lo sabíamos, pero estos meses fueron la prueba final, por si alguien necesitaba una prueba. Obviamente, poder trabajar desde casa o no depende de un modelo de negocio concreto. En nuestro caso, hemos estado trabajando completamente desde casa durante 9 meses. Necesitamos quedarnos con las útiles y buenas prácticas, y aplicar lo que hemos aprendido en el futuro próximo.

Entonces, ¿qué estamos haciendo en GFT España? ¿Cómo estamos enfrentando este proyecto de “regreso al futuro”?

Conciliación entre vida laboral y vida privada

Empezamos nuestro proyecto de trabajo desde casa, WFH, como lo llamamos según las siglas en ingles de Working form home, antes de la pandemia y algo tímidos, con 2 días por semana y un despliegue progresivo en toda la organización… y entonces llegó la pandemia y…fuimos capaces de De mover al ¡100% WFH toda la compañía en sólo 1 día!

Pero la política que desarrollamos,  obviamente no es suficiente para el futuro. ¿Qué modelo de WFH preferirán los empleados de GFT después de que se levanten las restricciones físicas y haya una vacuna?

Hicimos lo mejor que pudimos. Les preguntamos, a todos en las 3 oficinas donde estamos comenzando nuestro proyecto Back to the future. Y Nos respondieron. Estos son los resultados:

Estos resultados significan que tendremos que adaptar nuestras políticas para incluir puntos de vista muy diferentes:

• Trabajar desde casa es voluntario (según la ley española, pero también porque hay un pequeño número de personas que, ¡aman la oficina!).
• El número de días que los encuestados quiere hacer WFH varía… pero la media es que quieren trabajar desde casa 3,5 días a la semana.
• Los encuestados afirman que quieren ir a la oficina para, preferentemente, encontrarse con el equipo. Para colaborar.
• Los empleados necesitarán una buena infraestructura para WFH (laptop, teclado, ratón, auriculares, herramientas de colaboración, VPN, etc.)
• Los empleados tendrán más gastos en casa (silla, instalación de la oficina en casa, suministros para casa). Pero por otro lado,también tendrán ahorros (costes y tiempo de viaje a la oficina, gastos para comer fuera de casa) y mejorarán su conciliación entre la vida laboral y personal. Los beneficios tendrán que ser adaptados  siguiendo las regulaciones locales y más importante: el sentido común. En un artículo leí que Facebook buscaba pagar los suministros para el hogar dependiendo del coste de la ciudad en la que se vive… implementar algo así hace que mi cabeza explote. Lo que sea que hagamos tiene que ser JUSTO y SENCILLO.
• “Apostamos por crear una cultura de familia amigable (que integre o acerque la familia al lugar de trabajo): la empresa, y viceversa, que consiga que, la organización, como tal, contemple la vida personal y familiar de sus trabajadores como un factor positivo e integrante de dicha organización”.

Nuevos espacios. Instalaciones. Suministros.

Según la encuesta anterior, las empresas tendrán más profesionales trabajando desde casa. O al menos nuestra empresa. Entonces, no necesitaremos la misma cantidad ni tipo de espacios.

• Las nuevas oficinas serán lugares de encuentro y socialización y estarán orientadas a actividades, no tanto a “un escritorio para trabajar”. Esto significa que necesitamos menos escritorios y más espacios de colaboración.
• Cambio de paradigma. Propiedad (¡mi escritorio!) vs. compartir el escritorio. En el pasado teníamos el concepto de liberación (libera tu plaza de parking si no vas a usarla). Ahora necesitaremos reservar un escritorio y una plaza de parking el día que queramos ir a trabajar a la oficina. Se necesitarán herramientas para esto. Y hay un montón en el mercado actualmente.
• Incluso en la situación estable (cuando haya una vacuna) después de la pandemia, nos relajaremos menos con el comportamiento sanitario y requeriremos protocolos de higiene más estrictos.
• Algunos elementos no se compartirán: se necesitarán taquillas personales para guardar esos elementos (teclados, ratón, auriculares…).
• La distancia puede ser un requisito para los diseños de las oficinas.
• La limpieza de la oficina será más exhaustiva y más frecuente (antivirus).
• Las máscaras y el gel desinfectante de manos serán suministros estándar en las oficinas. Con suerte en Europa empezaremos a comportarnos más como en Asia (¡si tienes un resfriado quédate en casa / usa una máscara!) 

Personas. Talento

La disponibilidad de talento profesional ha cambiado drásticamente. Si se puede trabajar desde casa…. se puede trabajar desde provincias o áreas donde las empresas no tienen presencia. Esto crea una gran oportunidad y, al mismo tiempo, una gran amenaza.

• Las empresas pueden contratar profesionales para trabajar “principalmente” en remoto. Esta nueva situación requiere la actualización y adaptación de los contratos y políticas.
• El on-boading de los nuevos empleados se hará de forma virtual. Tenemos que redefinir la forma en que entregamos los activos (con seguridad, con garantía). El proceso de incorporación en algunos casos será remoto: ¿cómo hacerlos efectivos?

La cultura. Equipo.

Mientras evolucionamos hacia un trabajo más en remoto, tendremos que prestar atención a las relaciones humanas, que eran más evidentes y más fáciles cuando estábamos conectados físicamente.

• La cultura y los valores corporativos se deben plantear de otra manera. Más allá de la comunicación… ¿Cómo podemos hacer que la gente “viva” los valores corporativos? Hay algo que ya hemos hecho este año: nuestra campaña anual de premios de valores corporativos es ahora totalmente virtual. Y por primera vez, los embajadores de valores actuales animaron a toda la compañía a votar a los nuevos embajadores en una serie de vídeos. ¿Pero es esto suficiente? ¿Qué hay del escenario a largo plazo?
• Gestión de equipo y trabajo en colaboración. Como se ha comentado en otros artículos, se necesitan herramientas. Pero, ¿cómo utilizamos eficazmente estas herramientas? ¿Cómo pasamos a un trabajo más “orientado a objetivos”? ¿Cómo manejamos efectivamente los equipos distribuidos en la nueva realidad? Ya tenemos mucha experiencia con Office 365, equipos ágiles… pero queremos asegurarnos de que todas las mejores prácticas sean utilizadas por toda la empresa, incluyendo los departamentos corporativos.
• Comunicación. Hemos evolucionado mucho en comunicación (eventos trimestrales en vivo de la compañía, newsletters mensuales, encuestas recurrentes, páginas en la herramienta Confluence orientadas a equipos…). La comunicación es un tema vivo que debe adaptarse continuamente. 

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“Se ha demostrado que las empresas con una misión y visión claramente comunicadas, ampliamente entendidas y compartidas colectivamente funcionan mejor que aquéllas que carecen de las mismas. Si bien, es preciso puntualizar que se relacionan con la efectividad sólo cuando la estrategia y las metas y objetivos se alinean con ellas también. 

Legal. Cumplimiento de normativas.

El trabajo en remoto desafía los requisitos de cumplimiento normativo. Debido a nuestro anterior proyecto de WFH, tenemos experiencia y sabemos cómo gestionarlo. Pero esto debe tomarse MUY en serio, no como un trabajo meramente administrativo, sino como una función clave que puede ser un diferenciador de negocio en algunos casos. Esta nueva realidad tendrá que cumplir tanto con los requisitos existentes (tal vez de manera diferente) como con las nuevas situaciones que aparezcan (reacción rápida). 

• La seguridad de la información (por ejemplo, las configuraciones del wifi doméstico y del router SÍ deben ser compatibles para evitar los agujeros de seguridad). Invertir en IT y seguridad.
• Alineación de las políticas de trabajo en remoto y de las leyes. Como se ha explicado antes: cómo hacer frente a los costes de WFH (y los beneficios de WFH) es algo que está contemplado en las leyes españolas desde octubre de 2020.
• El derecho de los empleados a la desconexión digital. Con la extensión del trabajo desde casa, la línea entre la vida personal y la vida laboral se está desdibujando. Necesitamos definir políticas y procedimientos para mantener a salvo la vida personal.

Cliente. Cumplimiento de las normativas de los clientes.

No es que los clientes sean los últimos. Ni mucho menos. Pero si trabajas para una empresa de producto, el cliente no tiene por qué estar involucrado en nada de lo anterior. Pero si trabajas en una empresa de servicios… es mejor que los involucres en tu proyecto “Back to the future”. Las políticas de WFH deben acordarse con tus clientes. Esto significa que los clientes necesitan creer en el WFH:

• Creer que las personas en remoto son al menos tan -si no más- productivas trabajando desde casa (tiempo de viaje, conciliación entre vida laboral y personal- equipos felices significa cliente feliz).
• Las normativas de los clientes y los requisitos de seguridad deben cumplirse tanto trabajando desde casa como desde la oficina (VPN y otras técnicas de seguridad de la información).

Estamos entusiasmados con este proyecto y el impacto que tendrá en nuestra futura forma de trabajar. Empezamos con #workingfromhome y posteriormente incluimos un #horarioflexible. Ahora, #Backtothefuture y los proyectos #digitalfirst van a colocar a GFT en una posición de liderazgo en el futuro próximo.

El futuro… no estoy seguro de que estéis preparados para eso todavía. Pero a vuestros hijos les va a encantar.

Y mientras tanto, cuidaos mucho.