La crisis de la COVID-19 ha provocado que la mayoría de las empresas hayan instaurado el teletrabajo durante los últimos meses. Cada una de ellas ha tenido que adaptarse a la situación en la medida de lo posible, ya que algunas no tenían estos medios adaptados. Por ello, lo más efectivo ha sido recurrir a herramientas y aplicaciones que ya tenían integradas en su vida para aplicarlas al ámbito laboral y poder seguir manteniendo el contacto con sus empleados sin que afectase a la productividad.
Ahora que parece que el teletrabajo se mantendrá durante el verano en muchas compañías, WhatsApp puede convertirse en una forma de comunicación rápida y efectiva, ya que ha sumado mejoras como la creación de grupos de hasta 256 personas o la opción de acceder a las salas de Messenger para hacer videollamadas de hasta 50 personas. Para conocer más detalles que pueden facilitar la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo, os dejamos unos consejos para que saquéis el máximo rendimiento a WhatsApp en el ámbito laboral:
1. Proporciona la misma agenda de contactos a toda la plantilla
Trabaja con el equipo de IT para recopilar la información de contacto de todos los empleados, incluyendo los números de teléfono con el prefijo de cada país si es necesario. Una vez que los contactos hayan sido incluidos en los dispositivos de cada uno de los trabajadores, las cuentas aparecerán inmediatamente en WhatsApp. No habrá necesidad de iniciar sesión en ningún otro lado.
2. Utiliza WhatsApp Web o la aplicación de escritorio
Anima al equipo a descargarse la versión de escritorio de WhatsApp o a utilizar WhatsApp Web para enviar mensajes desde sus ordenadores. Al igual que la versión móvil, la descarga es totalmente gratuita.
3. Separa los comunicados importantes de las conversaciones diarias
Para que los empleados estén al tanto de las noticias y actualizaciones más importantes de la empresa, pide a un administrador que cree un grupo «sólo comunicados» para tu empresa. De esta forma, los administradores de este grupo podrán proporcionar información útil a todo el mundo a la vez. Crea un segundo grupo para las conversaciones de carácter más social.
4. Haz pequeños grupos para cada equipo
Los grupos en WhatsApp son una forma útil de compartir ideas, recibir actualizaciones y comentarios instantáneos, cooperar en un proyecto y responder a las preguntas y resolver las dudas en tiempo real. La función de respuesta a un mensaje concreto hace que sea sencillo recuperar un comentario anterior que se haya podido perder durante una reunión o la organización y realización de las tareas del equipo.
5. Prueba a hacer las reuniones mediante una videollamada grupal
Hay muchas situaciones que se resuelven de forma muy rápida en la oficina: toma de decisiones urgentes, organización de un trabajo, un brainstorm para una campaña o ponerte en contacto con alguien de alguna de las oficinas internacionales. Una llamada de voz o una videollamada de WhatsApp con hasta ocho participantes puede resolver tu problema en poco tiempo. Para las reuniones individuales, las videoconferencias de WhatsApp pueden llevar la sala de reuniones a tu casa.
Todo ello con la tranquilidad de saber que todos los chats de WhatsApp están protegidos por una encriptación de extremo a extremo, lo que significa que sólo tú y el receptor pueden ver lo que se envía, ni WhatsApp ni nadie más, por lo que es una herramienta segura a través de la que poder compartir documentos confidenciales.
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