Cinco consejos para evitar el fraude en las notas de gastos

Los casos de fraude existen en múltiples áreas de una empresa, siendo el engaño en el reembolso del informe de gastos uno de los más frecuentes. Como desarrollador de software para la automatización de informes de gastos, Expensya puede ayudar a las empresas a frenar el fraude en sus notas de gastos.

La gestión de los informes de gastos es una tarea tediosa que demanda mucho tiempo y recursos, y que, además, mal desempeñada puede derivar en pérdidas económicas para las empresas. Un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) estima que las organizaciones pierden un 5% de sus ingresos anuales por gastos fraudulentos. 

Sin embargo, y pese a lo gravoso de esta cuestión, lo cierto es que más de la mitad (58%) de las organizaciones, no cuenta actualmente con niveles adecuados de personal y recursos para luchar contra el fraude. Por todo ello, ser capaz de identificar dónde puede ocurrir una posible fuga supone un paso importante para detener el fraude en las notas de gastos de corporativas.

“El fraude en las notas de gastos responde principalmente a una gestión inoperante de los mismos y a procesos de control inadecuados o inexistentes, como la gestión manual y en papel de los informes de gastos. Poner fin a estos procesos ineficientes y establecer una sólida política de gastos permitirá avanzar en su correcta administración”, afirma Karim Jouini, CEO de Expensya. “También, la implantación de una solución inteligente de gestión de notas de gastos como Expensya, que cuenta con módulos antifraude que alertan de los gastos duplicados y de la manipulación manual del importe de un gasto ingresado a partir del reconocimiento inteligente, facilitará esta labor”. 

Puntos clave para detener el fraude 

Efectivamente, además de automatizar, facilitar y optimizar la gestión de informes de gastos, una solución inteligente, como Expensya, puede ayudar a las empresas en sus labores de cumplimiento y en sus procedimientos de control gracias a varias funcionalidades esenciales, tales como: 

1. Capacidad de entrada automática de datos: Además de ofrecer posibilidades de análisis avanzadas al final de la cadena (detalladas en la sección de Business Intelligence), la tecnología de reconocimiento inteligente OCR+ captura los gastos de los empleados y permite recopilar gran cantidad de información de la factura. Así, OCR+ puede detectar datos de hasta el nivel 3, como el número de noches en un hotel, extraer el precio por noche, el monto del impuesto turístico o incluso verificar el número SIREN o RCS del comerciante.
2. Detectar automáticamente duplicados: Los duplicados son una de las principales fuentes de fraude corporativo. Una buena herramienta debe ser capaz de automatizar la detección de gastos duplicados a través del uso de algoritmos que comparan diferentes variables para determinar si existe un riesgo. Utilizando un sistema de alertas, el verificador puede comparar directamente el supuesto duplicado con los gastos que le parecen cercanos.
3. Optimizar flujos de validación optimizados y controlar los informes de gastos: Además de desarrollar flujos de validación por jerarquía o por proyectos, y establecer hasta cinco niveles de validación, un sistema de alerta advierte al validador de gastos que puedan parecer duplicados o sospechosos, ofreciéndole acceso al calendario para comprobar la consistencia (diaria, semanal o mensual) de los gastos incurridos. Por otro lado, la validación a través de dispositivos móviles supone un importante ahorro de tiempo.
4. Automatizar el cumplimiento de la política de gastos: Gracias a una herramienta que permite configurar reglas de gastos para alertar al auditor, bloquear ciertos gastos y establecer límites automáticos, entre otras. Estas reglas deben ser configurables de acuerdo a parámetros, como: monto del gasto, fecha, tipo de gasto, presencia o ausencia de invitados, posibilidad de refacturar el gasto, etc. Todo ello facilita la automatización de dos elementos: comunicación sobre las reglas de gasto de la compañía y control de cumplimiento, y así reducir el fraude. 
5. Inteligencia de negocio: A través de un módulo de BI ultra avanzado basado en tecnologías Data Lake y con una representación generada por Power BI, y a diferentes algoritmos, lo que permite un análisis en profundidad de los gastos para detectar muchas anomalías. Las comparaciones en diferentes niveles (empleado, unidad, entidad, país) facilitan la detección de quién gasta más que los demás e incluso qué gastos parecen anormales en comparación con los precios del mercado. Este módulo detecta tendencias o inconsistencias y puede controlar los gastos profesionales, revelar anomalías, adaptar las reglas vigentes e incluso optimizar la toma de decisiones y controlar mejor su presupuesto.