Las claves para diseñar zonas de reuniones y formación funcionales y seguras en las empresas

El uso de las zonas de formación y salas de reuniones en empresas y los protocolos de seguridad e higiene de estos espacios para evitar posibles contagios, plantean no pocos desafíos en las diferentes fases de la desescalada. Se trata de unos espacios imprescindibles para la actividad de las organizaciones cuyo uso se irá incrementado a medida que se recupere la “nueva normalidad”.

Para mantener este uso sin renunciar a la seguridad, Actiu ha elaborado la guía “Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el covid19”, que ofrece una serie de recomendaciones y ejemplos prácticos de rediseño de los espacios para evitar cualquier riesgo de contagio en base a las normas dictadas por las autoridades competentes para la prevención de contagios del covid-19 así como su experiencia en equipamiento de espacios

Además de respetar medidas como una distancia mínima de 2 metros entre trabajadores, reducir la densidad y el aforo, promover una conciencia ecológica, impulsar la transformación digital, disponer de mobiliario ergonómico, mamparas de seguridad, materiales antibacterianos y crear espacios flexibles y polivalentes, la Guía propone protocolos de higiene para los trabajadores y sus puestos de trabajo, señalética que garantice la circulación segura y recomienda nuevas ayudas tecnológicas como cámaras con control de temperatura corporal o sensores que eviten el contacto en zonas de uso compartido.

Espacios de formación y aprendizaje

“Estos espacios son básicos para el sector de educación – comenta Soledat Berbegal, Consejera y directora de reputación de marca de Actiu– pero cada vez son también más habituales e importantes en los entornos corporativos. En todos estos ámbitos se van a adoptar cambios en base a las necesidades de los mismos así como los requisitos post covid”. Según Berbegal, ya se estaba abordando un cambio en el modelo de los espacios educativos, cuando llegó la pandemia.  “La idea era pasar poco a poco de espacios a menudo muy rígidos y estáticos, a otros más flexibles, con equipamiento que facilitara la modularidad del espacio y su uso, en los que el aprendizaje por proyectos y la colaboración dotaran a los asistentes de algo más que conocimiento. Ahora los espacios de aprendizaje van a seguir adaptándose con mobiliario polivalente y la combinación de las TIC con actividades presenciales por turnos, aplicando las medidas de aforo, distanciamiento y puntos de higiene recomendadas para todos los espacios colectivos.

Algunos Tips de la Guía “Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el Covid-19” 

Aulas y zonas de formación

•  Reducir aforo en un 60-70%.
• Uso obligatorio de mascarilla.
• Ubicar las mesas o sillas para permitir la correcta circulación y que queden siempre los dos puestos a los lados libres respetando los 2m de distancia.
•  Uso de pantallas y de elementos que faciliten la conectividad (si el aula es grande, situar otra otra pantalla en la mitad de la sala para que los alumnos puedan seguir la formación adecuadamente y evitar que el profesor se desplace).
• Realizar clases online al 100% o alternar parte presencial y otra online para reducir la densidad del espacio.
• Instalación de mamparas y divisorias entre las mesas para aportar más seguridad y poder conseguir un mayor aforo, siempre respetando las medidas de higiene y seguridad.
•  Respetar el turno en el uso de los pasillos siempre cediendo el paso a la persona que se encuentra recorriéndolo.
• Acceder y abandonar el puesto ordenadamente y siempre que sea posible por orden de sentada, primero el más lejano a pasillo y así sucesivamente y a la inversa para salir.
• Al ocupar las mesas si la fila está vacía, ocupar de dentro a fuera, evitar sentarse en el centro y dificultar el acceso a los otros puestos o compañeros.
• Mantener limpio y libre de elementos el puesto o mesa para su fácil desinfección y limpieza.
• Situar puntos de higiene en el acceso al aula para desinfectarse antes de entrar y al salir, así como por el resto del espacio para facilitar el acceso sin tener que recorrer grandes distancias.
• Realizar una correcta ventilación del espacio, mínimo 15 min antes de ocupar.

Zonas de colaboración y reuniones

La aplicación y cumplimiento de medidas de higiene y seguridad resulta más difícil y compleja cuando se habla de los espacios de colaboración y trabajo en equipo, por los que pasan cada día un número muy importante de personas, en los que cuando finaliza acaba una reunión comienza otra.

Según Soledat Berbegal, un espacio común bien diseñado, “además de proteger la salud, debe favorecer los encuentros creativos, permitiendo la transmisión de ideas entre las personas y posibilitar momentos de desconexión entre tareas operativas que requieren concentración”. 

La tipología de estos espacios es variada: zonas de reunión, tanto abiertas como cerradas, puntos que fomentan momentos de encuentro y debate entre compañeros. Un modelo que también estaba en evolución antes de la pandemia, con distintas tipologías de espacios y equipamiento: zonas de sistemas más estáticos con más elementos de apoyo, pizarras y paneles móviles, pantallas, etc., y zonas con productos más flexible, dependiendo del tipo de reunión o encuentro.

En estas zonas seguiremos encontrando mesas altas para realizar reuniones rápidas, salas de reunión con mesas estáticas y espacios con producto flexible, que son los que más van a cambiar en su uso e interacción. Estos modelos requieren generar una conciencia y buenas prácticas en el uso y en el tiempo de utilización, además de utilizar más los espacios abiertos, crear salas de reuniones con menos densidad y pantallas de apoyo, reuniones más ágiles y producto que permita configurar el espacio. 

Zonas de colaboración y reuniones

• Reducir la capacidad de las salas a la mitad el aforo o un 60% (ej: de 8 a 4 personas).
• Utilizar las salas solo cuando sea imprescindible.
• Uso obligatorio de mascarilla
•  Apoyo con pantallas para favorecer la conexión del resto de participantes desde casa o en otro punto de la oficina.
•  Reducir tiempos de reunión, realizando estas más concretas y eficientes. Entre 15-30 min.
• Acceder respetando distancias y flujo sentándose solo en una silla, dejando la del lado libre o respetando el espacio y no cambiando de puesto.
•  Situar paneles de protección tanto frontales como laterales para aportar más seguridad a la sala.
•  Mantener un orden de entrada, los primeros sentándose en las sillas más lejanas a la entrada y los últimos en las más próximas, para salir lo realizaremos a la inversa.
• No dejarse ningún elemento encima de la mesa que dificulte su limpieza.
• Situar puntos de higiene a la entrada o cerca de las mesas para su uso antes y después de utilizar las salas.
• Realizar una correcta ventilación de mínimo 15 min antes de ocupar.
•  Dejar las puertas abiertas en todo momento.