Tras la actual crisis sanitaria, los espacios de trabajo no serán como hasta ahora, pues medidas como un mayor control de higiene o el distanciamiento entre trabajadores cambiarán el diseño de nuestras oficinas.
Pero además, esta crisis ha venido acompañada de nuevas formas de trabajar y de comunicarnos, como el teletrabajo, que ha venido para quedarse, y el espacio de trabajo debe adaptarse a ellas, al igual que a la tecnología.
Según Ofita, empresa de diseño y mobiliario de oficina, son dos las principales tendencias en el nuevo diseño de los espacios de trabajo, además las relativas a la seguridad e higiene
- De puestos personalmente asignados a un “pool” de espacios de trabajo.
- Una mayor importancia de los espacios colectivos.
1. De puestos personalmente asignados a pool de espacios de trabajo
La mayor flexibilidad y el teletrabajo harán que cada vez más gente pase menos tiempo en un puesto de trabajo concreto, cuestionando en ocasiones el tradicional ratio 1 trabajador = 1 puesto de trabajo. De hecho, según un estudio reciente de Ofita, el 40% del espacio de nuestras oficinas estaba ya vacío la mayor parte del día antes dela crisis del Covid19.
Según Ofita, las empresas recurrirán a alternativas a los puestos de trabajo personalmente asignados. Estas nuevas soluciones les permiten una utilización más racional del espacio, que se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto.
La tendencia es ir hacia sistemas en los que los empleados tienen acceso a un variado menú de espacios de trabajo (un pool de espacios de trabajo que no están personalmente asignados a ninguna persona sino que son de todos los miembros de la organización o de todo un departamento). Es decir, en esta modalidad los empleados no tienen un puesto en la oficina, sino que se les asigna uno cuando acuden a ella. Asignación que se realiza según qué necesiten en ese momento y la disponibilidad de espacios.
Así, una parte de los ahorros que se consiguen mediante la eliminación de los puestos de trabajo personalmente asignados se reinvierte cada vez más en un aumento de zonas de ocio y relajación y de espacios alternativos de trabajo y comunicación, cada uno pensado para un tipo de trabajo o dinámica de trabajo en concreto (trabajo concentrado, trabajo en equipo, comunicación informal, confidencialidad, etc.).
Es el sistema de no territorialidad: no existen espacios personalmente asignados, sino una elaborada oferta de diferentes puestos de trabajo que permite adaptar mejor los espacios a nuestros procesos y dinámicas de trabajo, crear un espacio más variado y que motive a las personas y absorber inesperados crecimientos de personal sin tener que cambiar inmediatamente de oficina, explica Ofita
El espacio es diseñado en función de las necesidades de los trabajadores y no de su estatus. Las personas pasan a poder elegir el espacio de trabajo que más se adecua a sus necesidades del momento, y por ello es más fácil que acepten mejor el hecho de desprenderse de su puesto de trabajo asignado.
El sistema de no territorialidad (“non-territorial offices”), en el que todo es de todos, permite un ahorro considerable de espacio, confiere a la organización una mayor flexibilidad y rapidez de adaptación y crecimiento (“breathing organisation”) y apoya la movilidad de los trabajadores, sus formas de trabajo y su satisfacción.
El “menú” de puestos de trabajo (PT) que presentan las oficinas no territoriales dependerá de las dinámicas de cada organización, y según la empresa Ofita, puede incluir, además del Puesto de Trabajo Individual:
- PT concentrado
Son puestos de trabajo para la realización de trabajos que requieren concentración individual, comunicación en grupo, así como una superficie de trabajo individual propia.
- PT variable
Son puestos de trabajo dispuestos en forma de mesa corrida, con capacidad variable en función de la densidad de personas y de las necesidades de espacio.
Permite la absorción de puntas de trabajo (períodos de mayor actividad), gracias a que la densidad de este tipo de puestos es variable.
- “Plug & Work”
Puestos de trabajo de reducido tamaño, distribuidos por diferentes zonas de la oficina y apropiados para la realización rápida de un trabajo que no demande una alta concentración.
Pueden encontrarse en las zonas de paso, en las entradas o en las cafeterías de las empresas, por ejemplo.
A menudo están pensados para que sus usuarios trabajen de pie o sentados en un taburete a modo de bar.
- “Silent Room”
Se trata de pequeños cubículos cerrados, diseñados para el trabajo individual concentrado o para realizar llamadas confidenciales sin las molestias de los espacios abiertos.
No están personalmente asignados, y su uso debería reducirse a unas horas al día.
- Sala de equipo
Pequeñas salas para trabajo individual o en grupos de 2-4 personas, que permiten el aislamiento acústico, el trabajo concentrado y la realización de reuniones confidenciales y/o con externos.
También pueden ser ocupadas por un período variable de tiempo en fases críticas de proyectos (varios días o semanas). Cuando estas fases terminan, la sala vuelve a estar disponible para los demás miembros de la unidad.
- Sala de reunión
Zonas acotadas de reunión para más número de personas pensadas para reuniones de trabajo, y reuniones y presentaciones con externos.
- Zona de valor añadido / comunicación informal
Zona común de relax y descanso integrada en el espacio de la oficina, que está a la disposición de todos los empleados y eventualmente a disposición de los externos.
Son zonas como un club, una cafetería, una sala de relax o una mesa de billar, por ejemplo.
Están pensadas para la comunicación “ad hoc” e informal entre empleados de la compañía o con externos, para el relax y descanso durante y después de la jornada laboral, o como zona de trabajo alternativa para los empleados.
¿Cómo se gestionan estos espacios?
Existe un amplio abanico de posibilidades, y las principales diferencias radican en: si los espacios no asignados son totalmente libres y se utilizan según una lógica de “first-come, first-served”, “primero que llega, primero servido”, (espacios “free address”) o bien se implanta un sistema de reservas (“hoteling”). Y también en el tiempo de permanencia que se autoriza para cada tipo de espacio (zonas de “touchdown” o estancia reducida en la oficina, salas de proyecto que se reservan por la duración del mismo, etc.).
Adicionalmente, el que los espacios sean de todos requiere que se confeccionen unas reglas de trabajo específicamente diseñadas para funcionar en este entorno flexible, se elaboren unas directrices sobre el uso de cada espacio.
2. Mayor importancia de los espacios colectivos
Gracias a las nuevas tecnologías, la función de las oficinas va a cambiar (ya iban en esa dirección antes del Covid19): cada vez más personas no necesitan acudir a las oficinas para realizar su trabajo, puesto que lo realizan dónde les sea más oportuno, especialmente desde casa.
No obstante, asegura Ofita que las personas emocionalmente necesitamos contacto persona, formar parte de una Comunidad,l y el papel de la oficina sigue siendo relevante por su función de centro de comunicación e interacción entre personas. Así, según un estudio del MIT (Massachusetts Institute of Technology), el 80% de todas las innovaciones se derivan de comunicación interpersonal.
Esto tiene una clara repercusión en los espacios de oficina, que cada vez más deben adaptarse a estas nuevas demandas
Podemos distinguir dos tipos de zonas comunes: los espacios de trabajo en grupo y las zonas de comunicación informal. Estos espacios representan el significado de las nuevas formas de trabajo: espacios de interacción, intercambio informal de conocimiento, diversión en el trabajo y fronteras fluidas entre la vida privada y la laboral.
Los espacios comunes serán prioritariamente flexibles y adaptables, de tal manera que puedan variar según las necesidades de cada momento.
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