¿Cuánto tiempo ‘pierden’ los trabajadores buscando documentos?

«Imagine una oficina de cinco trabajadores en la que uno nunca trabajase nada». Eso es, aproximadamente, lo que ocurre con la superficie de trabajo de las empresas españolas. Se estima que entre el 15% y el 20% del espacio de oficina está dedicado únicamente al almacenaje de documentación. Si se hacen números, la cifra es de peso. Si de media, el metro cuadrado de oficina en una ciudad como Madrid o Barcelona cuesta 20€, en una oficina de 100 m2, el empresario estaría dedicando mensualmente entre 300 y 400€ a guardar papel.

Muchas veces, los problemas pasan desapercibidos hasta que los números los muestran. Es el caso de la gestión documental, una disciplina que, si se aplica de forma correcta y aprovechando los avances tecnológicos del mercado, puede suponer un ahorro de costes importante para las empresas. Este ahorro se produce, principalmente, en dos frentes: el ahorro de espacio físico y la mejora de procesos. Pero llega mucho más allá.

Gestionar un archivo físico implica coste de alquiler, pero también de personal, ya que cuando los archivos comienzan a crecer, es necesario dedicar fuerza de trabajo a ordenar, mantener, trasladar etc. documentación. Según la consultora DocStar, el coste global por año de mantener 20 armarios estándar supera los 50.000€. Si a eso se le suma que, antes de que existiesen soluciones en la nube y software específico, se calculaba que el tamaño de los archivos de duplicaba cada tres años, se está hablando de miles de euros dedicados a sostener un sistema obsoleto.

En los cálculos de The Answer Co, consultora americana, se incluyeron también los costes de imprimir todo el papel que se almacenaba, así como el mantenimiento de los equipos, y se compararon con el coste que tendría implantar una solución integral de gestión documental. El resultado era esclarecedor. Cada año, se desperdiciaban 10.000€ en impresión y almacenamiento, y el retorno de la inversión se producía antes de que finalizase el primer año desde la implantación. La conclusión es clara, afirma el Grupo Temel, no apostar por una buena gestión documental en la nube supone perder la oportunidad de ahorro en tiempo y costes lo cual puede comprometer el futuro de una empresa. En este sentido Temel impulsa la comercialización de un software para la digitalización certificada y un gestor documental denominado Solpheo que ya es referente del sector.

Por otro lado, está el ahorro que se produce al mejorar los procesos. La digitalización y el uso de la nube permiten que los trabajadores encuentren más rápido los documentos y sin necesidad de presencia física. Escuelas Públicas de St. Louis, un distrito escolar en Misouri (EEUU) con 47.000 trabajadores y que gestiona más de 4,5 millones de documentos, digitalizó recientemente su archivo. El resultado, según la responsable de sistemas de RRHH, fue que tareas que ocupaban a sus empleados tres semanas, ahora las realizaban en tres horas. Si esos empleados cobraban una media de 20€ a la hora, se trata de un ahorro considerable. Y, saliendo de ese caso concreto, las estimaciones apuntan a que cada trabajador utiliza unos 67 minutos de su jornada laboral a buscar documentación necesaria para el desempeño de su trabajo, tiempo que la empresa paga igual que el dedicado a labores productivas. Es evidente que la eficiencia en estos procesos será clave para lograr trabajadores más valiosos.

 Pero además, los sistemas de gestión documental reducen los errores que se generan en los procesos (documentos extraviados o mal archivados son los más habituales), gracias a la automatización. Según los analistas de Aberdeen Group, las organizaciones con sistemas de gestión documental generaron un 30% menos de errores (en sus procesos) contribuyendo a una reducción del 10% en el gasto operacional derivado del procesamiento de documentos.