Ricoh España ha querido analizar la situación actual de las organizaciones en España, en base a su transformación digital y su implementación de tecnologías de colaboración en el entorno empresarial, y para ello ha realizado un estudio de la mano de la consultora IDC Research España. Más de 200 empresas y administraciones públicas, de todos los tamaños y sectores, han dado respuesta a las principales preguntas que se plantea el mercado entorno a la nueva cultura de trabajo que se está dibujando con la llegada de nuevas tecnologías que permiten una mejora de la productividad, una mayor agilidad en el trabajo y un ahorro de costes.
En España, las organizaciones consideran una prioridad lograr mayor agilidad en la forma de trabajar y promover una forma de trabajo más digital. Según demuestran los datos del estudio Colaboración empresarial: la clave para impulsar la productividad de las organizaciones de IDC y Ricoh España, las empresas españolas parecen haber comprendido que la digitalización requiere replantear por completo la forma de trabajar de las personas de forma conjunta. En este sentido, las tecnologías de colaboración son las principales iniciativas de transformación digital que han implementado las empresas europeas* en el último año, como afirman un 57 % de los encuestados. Estas iniciativas se ponen en marcha para conseguir un mejor servicio y experiencia de cliente, y para ampliar la capacidad de innovar como afirman un 55 % de las empresas.
Sin embargo, según se extrae del estudio, un 63% de las empresas sigue llevando a cabo sus reuniones de forma presencial. Esto demuestra que este tipo de soluciones todavía están infrautilizadas, bien por desconocimiento o por la falta de formación de los usuarios. Más de la mitad de los encuestados declara que el uso de la videoconferencia se reduce a pocos usuarios dentro de la empresa, e incluso los que declaran contar con sistemas de videoconferencia, afirman que el 71% de las reuniones se siguen haciendo de forma presencial o telefónica.
La colaboración empresarial ofrece numerosos beneficios, entre los que destacan los encuestados, por este orden, una mayor productividad (37%), una mayor agilidad en la toma de decisiones (20%), una mejor conciliación personal / laboral (13%), una mejora de la seguridad (11%) y un ahorro en desplazamientos (10%).
Las empresas de menos de 100 empleados son las que realizan reuniones presenciales en mayor porcentaje (85%), pero en general el 77% de los encuestados declara que las reuniones se siguen haciendo de forma presencial o telefónica. La mayoría incide en la necesidad de aumentar el uso de la videoconferencia, con el objetivo de acortar y agilizar las reuniones.
Desconocimiento general de la colaboración empresarial
De las más de 200 empresas consultadas, el 70% no tiene claros los conceptos ligados al término “colaboración empresarial”, a pesar de que muchas de ellas estén utilizando soluciones de trabajo compartido para documentos, como es el caso del 68% de ellas, o sistemas de mensajería instantánea corporativa (un 55%) y de videoconferencia de PC o sala (53% y 50%, respectivamente). La mayoría de las empresas encuestadas utilizan herramientas que facilitan la colaboración, de forma aislada, pero sólo un 7% de las empresas cuentan con una solución completa de colaboración. La utilización de estas herramientas independientes hace que no se perciban de forma real los beneficios de trabajar de forma colaborativa. Las empresas que sí las utilizan coinciden en dar una buena valoración, y destacan como beneficios aportados por las soluciones de colaboración empresarial la mejora de experiencia de uso y la democratización del acceso a estas herramientas.
La colaboración como pilar de la transformación digital
La transformación digital es un término totalmente popularizado en la sociedad. Más del 80% de los CEOs de las empresas FT500 están volcados en la transformación digital, y más de la mitad de las grandes organizaciones europeas gastan más de 8 millones de euros al año en ello*. Esta transformación se centra en varios ámbitos de la empresa entre los que destacan la gestión de la información, y la manera de trabajar de las personas que forman la organización. Se trata de aprovechar al máximo el talento de las personas para mejorar su experiencia en el trabajo.
Un sistema de colaboración empresarial bien diseñado simplifica el proceso de comunicación, el intercambio de información, incrementa la agilidad y la capacidad de respuesta, lo que significa una mejora de la relación con clientes y partners y redunda en una mayor productividad. La digitalización afecta a las empresas en tres dimensiones: el espacio de trabajo, la tecnología que facilita la colaboración y la cultura empresarial junto con las personas que forman las organizaciones.
Según el 81% de las empresas encuestadas, la gestión de las personas es el aspecto más relevante en el contexto de la colaboración empresarial. Los espacios de trabajo se están redefiniendo tras la entrada de las nuevas tecnologías a las empresas, de forma que cada vez menos el trabajo se asocia a una ubicación física, y se aplica la movilidad a la gran mayoría de puestos de trabajo. En palabras de Ignacio Cobisa, analista senior de IDC, “las organizaciones deben contar con los partners adecuados para evolucionar hacia la integración de recursos humanos internos y externos y maximizar el talento de las personas. La digitalización requiere repensar por completo cómo las personas trabajan juntas, ya que en el ámbito empresarial esto implica la implantación de cambios disruptivos para unificar de forma natural el componente digital y físico”.
Prioridades de inversión en TI
La principal prioridad de inversión en TI destacada por las empresas son las mejoras de procesos (39%) seguidas de iniciativas Cloud (20%). Le siguen por orden de prioridad las soluciones de analítica de Big data (13%) y los sistemas de videoconferencia y software para compartir información, englobados en el concepto de colaboración empresarial (9%). Si se analizan estas prioridades por sectores, algunos como Industria, Construcción y Energía, o Telecomunicaciones, consideran los sistemas de videoconferencia y las soluciones para compartir información como la siguiente prioridad, después de la mejora de procesos de TI en general.
Experiencia y uso de herramientas colaborativas
2 de cada 3 empresas encuestadas manifiestan la experiencia de uso de herramientas colaborativas bastante satisfactoria, y un 15% de estas declara encontrar esta experiencia totalmente satisfactoria. Las empresas destacan que la principal razón para adoptar las soluciones de colaboración que tienen en la actualidad ha sido la integración de las distintas herramientas, tecnologías y dispositivos (en un 48%), muy por encima del ahorro de costes (11%). El 71% de las empresas encuestadas consideran que el sistema de colaboración con el que cuentan no es óptimo, y analizando por sectores, cabe destacar que el 75% de las empresas del sector de “medios de comunicación y ocio” son los que consideran tener unos sistemas de colaboración más apropiados. Ante la cuestión de utilizar un proveedor externo de servicios de colaboración, un 68% de las empresas consideran como principal motivo para contratarlo su experiencia y profesionalidad, y un 41% por facilitar las actualizaciones tecnológicas y el despliegue de nuevas aplicaciones. Por último, un 36% considera que es importante para mejorar la protección contra amenazas de seguridad.
La colaboración como medio de reducir la brecha intergeneracional
Según las previsiones de IDC, para 2021 el 45% de los trabajadores europeos trabajarán por cuenta propia, lo que se deriva de la entrada masiva al mercado laboral de las nuevas generaciones. El 75% de las empresas españolas consideran que las necesidades de colaboración son diferentes en las diversas generaciones que conviven actualmente en la empresa. De hecho, preguntados por las necesidades de colaboración específicas por generaciones, el 35% de los encuestados manifiesta que las generaciones más jóvenes demandan herramientas de última generación, mientras que las generaciones más mayores demandan principalmente más preparación y formación.
“Las soluciones de colaboración empresarial ayudan a mejorar la experiencia del empleado y reducen la brecha intergeneracional. Debe ser impulsada desde la dirección, y adoptada por todos los empleados como parte de la cultura empresarial para que tenga un impacto positivo en toda la organización”, apunta Ramon Martin, CEO de Ricoh España y Portugal.
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