Cómo conseguir una comunicación óptima en los equipos de trabajo actuales

La comunicación no son sólo las palabras que decimos sino también cómo las decimos. Hay estudios que afirman que el 7% de la comunicación son nuestras palabras, el 38% nuestro tono y el 55% es no verbal. Esto está muy bien pero ¿cómo afecta en un lugar de trabajo real en el que es habitual trabajar con equipos a distancia?

Imaginemos que no hemos podido asistir a una reunión, pero alguien ha hecho una transcripción con cada palabra que se dijo. Con una simple transcripción habrá que interpretarlo todo, en principio, de manera literal. El contexto de la conversación nos puede dar pistas pero no podremos captar la ironía o los dobles sentidos. Una afirmación tan simple como “Sí claro, esa es una gran idea”, dependiendo del tono, la inflexión de la voz y el lenguaje corporal, puede cambiar de sentido radicalmente. Incluso el gesto no verbal más leve puede marcar una gran diferencia en el significado del mensaje.

Podemos pensar que tener una videoconferencia resuelve este problema ya que se puede ver al resto de participantes. Por supuesto puede ayudar mucho, es un primer paso, pero no resuelve todo el problema. Es habitual al hacer una videoconferencia que haya más de una persona en una sala, y si están algo alejadas de la cámara, las personas con las que se mantiene la conversación verán una bonita mesa y algunas personas al fondo, sin mucho detalle. No podrán apreciar claramente las expresiones fáciles o el lenguaje corporal, es decir, se pueden estar perdiendo más del 50% de la información. Y en estas situaciones, lo que queremos es asegurarnos de que todos los participantes reciban el 100% de mensaje que se transmite.

Sin embargo, esto puede evitarse simplemente enfocando la cámara correctamente y se puede hacer de manera automática, sin ajustes manuales y ni siquiera emplear un mando a distancia. Es decir, sin tener que perder el tiempo ni interrumpir la videoconferencia. La cámara EagleEye Producer de Polycom enfoca y se acerca automáticamente a los participantes, sin importar en qué área de la sala se encuentren. Detecta por sí sola que hay personas en la habitación y hace zoom automáticamente para encuadrarlas en la sala. Así todo el mundo puede ver el lenguaje corporal y otras señales no verbales relevantes. Incluso cuando un nuevo participante se une quince minutos tarde a la reunión, la cámara verá a este individuo y volverá a encuadrar la imagen para mostrar a todo el mundo sin tener que hacer nada más que sentarse y participar en la videoconferencia.

Esta tecnología ha formado parte del portfolio de Polycom desde hace un tiempo, pero ahora va un paso más allá detectando a la persona que habla en cada momento. Es inevitable que tengas que presentar algo, hacer una pregunta o responder a algo durante una reunión y esta tecnología asegura que se reciba el 100% del mensaje. Cuando alguien comienza a hablar, la cámara lo reconoce como el orador y le enfoca, de manera similar a como la gente reaccionaría si estuviese en la misma habitación. Así, todos los participantes en la videoconferencia no sólo pueden escuchar con precisión, sino que también lo verán nítidamente, asegurándose de que no se pierden las pistas no verbales. Cuando alguien más en la sala comienza a hablar, la cámara se ajustará para mostrarlos y cuando no haya nadie hablando, se volverá a encuadrar a todos en la sala.

Por supuesto, la tecnología de seguimiento de altavoces no es nueva, pero esta es la primera vez que está disponible con una sola cámara y con un precio asequible.

El video es lo mejor cuando no es posible estar en persona en un sitio, pero no si lo que se ve en pantalla son unas cuantas figuras a lo lejos. Es hora de que se aprovechen todos los beneficios de la videoconferencia asegurándose de que la gente está recibiendo los mensajes de manera clara y completa. Estos avances son los que eliminarán las barreras del trabajo a distancia.