Cada vez que arranca un nuevo ejercicio económico las empresas suelen sufrir un notable descenso en la productividad de las diferentes áreas de trabajo que las constituyen. Las reuniones infructuosas, el uso inadecuado del correo electrónico, la falta de metodologías de trabajo innovadoras y ágiles, la ausencia de una red de expertos y de técnicas de motivación, son algunas de las causas que explican este descenso.
Siguiendo esta línea, la marca de comunicación Eureka PR ha recogido cinco claves para sacar el máximo provecho de las reuniones y optimizar el uso del correo electrónico dentro de las organizaciones. Este tipo de metodologías ayudarán a crear un ambiente de trabajo sano y eficiente, logrando, así, rentabilizar al máximo los recursos disponibles eimpulsar la productividad de los diferentes departamentos.
1. Minimizar el número de correos
Es esencial reducir el número de correos electrónicos dentro de la organización: es un formato ineficaz que no permite otorgar inteligencia a los procesos de trabajo. Para ello es vital la creación de un manual de buenas prácticas en el que se expliquen los asuntos que deben ser gestionados por medio del e-mail y los que deben redirigirse a otros canales de comunicación.
Según un estudio de Bain&Company, los ejecutivos actuales reciben una media de 30.000 mensajes externos al año. Si tenemos en cuenta el ratio actual, los directivos pronto perderán más de un día a la semana en gestionar las comunicaciones electrónicas propias.
2. Seguir las dos reglas para optimizar el uso del correo electrónico
Alberto Iglesias Fraga, consultor IT especializado en nuevas fórmulas de trabajo, recomienda utilizar ‘La regla de los dos minutos’: “Al leer tu correo electrónico, responde inmediatamente cualquier mensaje que puedas manejar en dos minutos o menos. El resto deben ser etiquetados o almacenados de forma eficiente para evitar retrasos”.
Iglesias también recomienda el uso de la estrategia ‘Cero inbox’, es decir, dejar la bandeja de entrada limpia al finalizar la jornada laboral. “Todo debe ser procesado a lo largo del día para evitar el apilamiento de mensajes, aparentemente importantes, para revisar más adelante”.
3. Reducir las reuniones
Las reuniones, tanto físicas como virtuales, se deben reducir y sustituir por plataformas colaborativas y de gestión de proyectos. Estos formatos requieren menos tiempo por parte del empleado y, además, no exigen cuadrar las agendas de cada uno de los participantes.
Según un estudio realizado por Atlassian, el 91% de los asistentes a una reunión se distrae durante la misma; el 39% se duerme en algún momento; el 45% se siente agobiado por el número de encuentros que debe atender;y el 47% afirma que son una pérdida de tiempo.
4. Las reuniones, informales y distendidas
Las reuniones físicas deben seguir unas prácticas que garanticen su eficacia, desde su propio planteamiento inicial hasta las conclusiones y tareas resultantes del encuentro. Tal y como afirma Alberto Iglesias Fraga, “debe apostarse por modelos más innovadores de reunión, abiertos a la colaboración transversal de distintos perfiles y que resulten de una mayor productividad para la compañía”.
Un estudio de Bain&Company desprende que el 15% del tiempo de una empresa se gasta en reuniones improductivas. Otros informes recientes afirman que perdemos una media de 31 horas al mes en reuniones. A su vez, la agencia Robert Half International revela que el 28% de estos encuentros son innecesarios e improductivos.
5. Crear una red de expertos y facilitar el conocimiento de la empresa
Es aconsejable fomentar que los profesionales con un conocimiento y experiencia más profunda en determinados campos específicos ayuden y contribuyan a la formación y el trabajo diario de sus compañeros en estas áreas. Así, contar con expertos que aconsejen y guíen a sus compañeros mejorará la productividad fomentando, además, el trabajo en equipo y el compañerismo.
Este tipo de consejos permitirán a las empresas españolas reducir la brecha de productividad respecto a compañías europeas y extranjeras y, por ende, aumentar su eficiencia y poder competir con garantías en los mercados internacionales.
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