Como la punta de un iceberg que necesita una base sólida sobre la que asentarse, toda compañía necesita una buena estructura sobre la que apoyarse para poder sobrevivir y tener continuidad. Una “trastienda” fundamental denominada Back Office, con la que pueden contar tanto grandes empresas como pymes, a la que últimamente se está prestando mayor atención, al convertirse en un departamento cada día más necesario, porque, aunque “oculto”, contempla todas las acciones fundamentales para que un negocio dé un buen resultado y más beneficios.
Si bien podemos pensar que para sacar adelante una empresa las áreas de las que depende el éxito de ventas son las que tienen una relación directa con el público, Javier Fuentes Merino, CEO de Grupo Venta Proactiva, afirma que tanto los departamentos comerciales, como los de operaciones o cualquier otro contemplado dentro de una compañía, no tendrán un funcionamiento eficaz sin un adecuado y eficiente Back Office sobre el que sustentarse.
El objetivo principal y más importante de este departamento es mejorar la calidad de la venta de manera global. Por ello, Javier Fuentes Merino considera que es una de las divisiones en las que hay que poner más recursos y prestar gran atención. Explica que este área tiene varias funciones como: la verificación del control de pedidos, documentación, resolución de incidencias, etc. Pero destaca que una de las más importantes es la de realizar seguimiento, a través de llamadas y correo electrónico, a los clientes que han contratado los servicios que ofrece la empresa, para la recuperación y verificación de datos y posterior puesta en valor. Se trata de convertirlos en información útil y fiable, ya que según explica el CEO de Grupo Venta Proactiva “contar con los conocimientos adecuados, sobre los que establecer un plan de acción, es básico para ahorrar costes en la compañía, la toma de decisiones y la satisfacción del cliente”.
Además, otras de las ventajas de tener un buen área de Back Office son un aumento de la eficacia, al mejorar los procedimientos del servicio, la simplificación de tareas y la fluidez de la comunicación entre los departamentos, lo que deriva en una mayor claridad en el reparto de tareas.
Para que el Back Office ofrezca buenos resultados es indispensable que la empresa esté adaptada a las TICs. Según afirma Javier Fuentes Merino “en este momento, en el que la mayoría del trabajo se lleva a cabo mediante el uso de nuevas tecnologías, es absolutamente necesario que Back Office cuente con las herramientas necesarias para poder sacar adelante su trabajo y estar a la altura de las exigencias del cliente. Por ello el uso de aplicaciones, tabletas, Internet, etc. es fundamental. Estos sistemas hacen el trabajo más preciso, instantáneo y eficiente y, por tanto, de mayor calidad”.
Otra de las claves de su éxito es la implicación con el resto de áreas de las empresa. Debido a la importancia de este departamento, éste tiene que estar en contacto con la mayoría de los que forman una empresa. Sobretodo con el Dpto. de Operaciones, con el que debe trabajar conjuntamente al 100%, ya que de la actividad de éste, depende la mayoría de sus tareas. También ha de tener una estrecha relación con el Dpto. de RR.HH., al ser necesario que conozca si se han producido nuevas incorporaciones y bajas de trabajadores, ausencias,… Por otro lado si desde Back Office realizan contrataciones, compras…, deberá estar también implicado con el Dpto. de Contabilidad, para que éste conozca si se deben emitir cobros, pagos,…
Por su estrecha implicación con el resto de áreas, Javier Fuentes Merino considera que aunque existen empresas para externalizar las funciones de Back Office, “es interesante que forme parte de la propia compañía, para así mantener una mayor comunicación y un mayor control de la información”.
Como ejemplo, explica que con el paso de los años, el Back Office de Grupo Venta Proactiva se ha consolidado como uno de los departamentos más estables. “Los resultados obtenidos durante los últimos tiempos han servido para que nuestros clientes vuelvan a confiar en nosotros para contratar de nuevo nuestros servicios. Esto se debe, en buena parte, al buen hacer, compromiso, seriedad, experiencia y trabajo en equipo de este área de la empresa, que ha sabido adaptarse a los nuevos procesos y métodos de trabajo establecidos, tanto por nuestro Grupo como por nuestros clientes” afirma.
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