Diez consejos para reinventar la videoconferencia en la empresa

Lifesize, la empresa especializada en la fabricación de componentes para videoconferencias, ha reinventado este tipo de servicio mediante su traslado a la nube, lo que supone para los usuarios una forma eficiente de garantizar la comunicación de alto valor en sus organizaciones sin necesidad de incurrir en grandes inversiones ni en altos costes de mantenimiento.

En un momento en el que las empresas abordan nuevos mercados, se ven obligadas a crear delegaciones en diferentes países y a destacar en ellos a sus profesionales, la videoconferencia en la nube se está convirtiendo en una potente herramienta de colaboración que reduce costes, evita la necesidad de viajar e incrementa la productividad a escala global.

De alguna manera, las ventajas que aporta la videoconferencia en el entorno de la gestión empresarial se ve reflejado en los datos de mercado. Se estima que la videoconferencia en la nube crecerá por encima del 20% anual en el corto y medio plazo, y ha pasado a ser uno de los negocios que cada día suscita mayor interés por parte de los gigantes tecnológicos, que han llevado a cabo importantes adquisiciones corporativas en el sector.

Con la llegada del servicio de videoconferencia a la nube, ha quedado algo anticuada la imagen de suntuosas salas de consejos de administración dotadas de costosos equipos, a los que sólo se daba un uso ocasional y por parte de la más alta jerarquía de la empresa.  

Lifesize ofrece un decálogo de pautas para sacar el máximo partido a un servicio que empieza a democratizarse en las empresas y aporta nuevas formas de gestión e, incluso, de hacer negocios.

1.- La videoconferencia debe ser un servicio abierto a toda la organización.

Y ello, porque cuanto más uses la videoconferencia, más alto será el retorno de la inversión. Una visión eficiente del servicio de videoconferencia pasa por sacarlo del ámbito de los directores para extenderlo a toda la organización. En unos casos evita viajes, y en otros muchos ayuda a viajar y a estar donde el negocio te necesita, sin renunciar a  estar en contacto con tus jefes. No condenes al resto de la organización a herramientas de compartición de escritorio o soluciones gratuitas residenciales de pobre integración y gestión.

2.- Frente a una sola sala de reunión, múltiples salas que sirvan como punto de encuentro.

Las salas de reuniones son el entorno natural de reunión, pero no se trata de poner el equipo de videoconferencia en la sala del consejo. Allí no la usará el resto de la organización,  aunque el jefe estará muy contento por la elección de esta ubicación. El secreto está en generar entornos estructurales, cuantos más mejor. Ponerle unas ruedas a la videoconferencia, para utilizarla en varias salas, tampoco es la solución. Apoyándonos en la nube, podemos llevar el servicio  al entorno del puesto de trabajo y convertir cualquier lugar en un punto de enlace con nuestros interlocutores remotos. Así, permitimos que los puntos de conexión se multipliquen, sin incremento de coste ni necesidad de mantenimiento.

3.- La videoconferencia te permite estar más cerca de los clientes y te hace más competitivo.  

Ha dejado de ser solo para uso interno, y es cada vez más una comunicación con el exterior, lo que se dice una plataforma para reunirte con tus clientes, proveedores o  socios. De esta manera, se incrementa la rapidez en la toma de decisiones. Además, el hecho de poder apoyarse en un servicio en la nube, basado en estándares tecnológicos, destierra los problemas de compatibilidad entre terminales y convierte en universal la intercomunicación.

4.- Usa la videoconferencia no sólo como una plataforma para mantener reuniones, sino como una herramienta de generación de contenidos y difusión.

La videoconferencia permite utilizar otros servicios de valor añadido que van más allá de servir la voz y la imagen de nuestros interlocutores en las reuniones. Constituye un canal para emitir contenidos grabados y en streaming, llevar a cabo sesiones de formación, difundir mensajes corporativos, realizar campañas de marketing directo o difundir videos corporativos. Es también una manera de disponer de nuestro propio youtube corporativo..

5.-Si aún no lo estás haciendo, empieza a estudiar la posibilidad de integrar la videoconferencia con tu canal de ventas online.

Actualmente, hay empresas que ya conciben la videoconferencia como una herramienta clave de venta con sus potenciales clientes. La videoconferencia nos permitirá llegar a más clientes y mayor número de geografías con una mejor atención

6.- Opta por tecnología estándar a la hora de elegir una solución de videoconferencia.

La videoconferencia estándar te permitirá hablar con otros sistemas de videoconferencia estándar de otras organizaciones y podrás hacer despliegues internos multifabricante. De esa forma, minimizarás el riesgo tecnológico y te asegurarás la interoperabilidad.

7.-Utiliza la videoconferencia cuando no puedas mantener una reunión presencial y una llamada telefónica sea insuficiente.

Te permitirá mantener conversaciones más ricas con tus colaboradores, sin que importe dónde se encuentren ni cuál sea su número. Además, ahorrarás tiempo y tendrás la certeza de que tus reuniones se desarrollan en un entorno seguro.

8.-No utilices la videoconferencia cuando quieras enviar un mensaje cuyo contenido sea altamente emocional o sensible.

Por ejemplo, comunicar una reducción de plantilla o un recorte presupuestario son circunstancias que justifican mantener una comunicación personal. Del mismo modo, si se trata de transmitir un mensaje breve, es mejor utilizar el teléfono, el correo electrónico o un servicio de mensajería instantánea. Tampoco es recomendable utilizar este canal cuando nuestros interlocutores se encuentren en nuestro mismo edificio.

9.- Ten en cuenta la observación de estas prácticas para llevar a cabo videoconferencias eficaces y productivas.

Céntrate en el contenido de la reunión, trabaja a fondo el guión para evitar dispersiones y divagaciones, como si se tratase de una reunión en persona. Aprende a sacar todo el potencial tecnológico a la videoconferencia, utilizando las funcionalidades de chat, anotaciones o compartir la pantalla. Y muy importante, intenta evitar las distracciones. Para ello, no te olvides de apagar el teléfono móvil y asegúrate de estar en una sala tranquila, especialmente si tú eres quien debe hacer la presentación al resto de los colegas.

10.- Y no pierdas de vista los condicionantes técnicos.

Ten cuidado con la integración de sala. La  luz y el  sonido son muy importantes para que la comunicación sea buena y la gente disfrute de una buena experiencia.