Siete consejos para adaptarse al cambiante entorno laboral actual y a una organización del tiempo diferente

El comienzo de la desescalada y la llegada de una “nueva normalidad” no dejan entrever que se vaya a simplificar la organización del trabajo en el futuro inmediato. 

El Gobierno ha recomendado prorrogar al menos hasta finales de junio el teletrabajo en aquellas empresas que puedan seguir desarrollando su actividad de esta manera. Por otra parte, a finales de abril se prolongó durante un mes el derecho de los empleados con hijos o personas dependientes a su cargo de acomodar la jornada laboral o reducirla si lo necesitan para atender su cuidado.

Esta situación está creando un cóctel de diferentes realidades según el trabajador. Desde personas que siguen teletrabajando al 100%, a aquellas que tengan que acercarse de forma ocasional a la oficina, pasando por las que teletrabajan algunos días o unas horas. Además, se suman otra serie de factores como el inminente comienzo de jornadas intensivas por el verano, la necesidad de asignar distintos horarios para que no coincidan demasiadas personas en la oficina o la incorporación de nuevas rutinas de convivencia y limpieza en el espacio de trabajo.

El resultado de todo esto será un nuevo escenario de organización del tiempo, tanto de la vida laboral como de la personal, que será diferente a lo conocido hasta ahora. El entorno laboral y la forma de trabajar habitual en la época previa al coronavirus cambiará y esto puede dar lugar a que un incremento de la multitarea dificulte a los equipos alcanzar sus objetivos, trabajar de forma efectiva e incrementar su estrés.

En este contexto, Sodexo Beneficios e Incentivos propone una serie de consejos útiles para evitar que la multitarea y una realidad en cambio constante nos superen durante la desescalada y adopción de la “nueva normalidad”:

1. Planificación semanal y diaria. A principio de la semana es importante dedicar unos minutos a planificar las diferentes tareas teniendo en cuenta las necesidades que puedan surgir en este escenario cambiante: tener en cuenta qué días teletrabajaremos, si habrá desplazamientos para gestiones, si tendremos que cuidar de los niños. Después, cada día es conveniente hacer una lista de tareas y tener claro cuáles son prioritarias.
2. Marcar objetivos. La consecución de objetivos es el fin último del trabajo y la multitarea excesiva en esta época de cambios hacen que sea más complicado conseguirlos. Por eso es importante que el trabajador se marque objetivos, tanto diarios, como en el medio plazo, para que pueda seguir sintiendo satisfacción y progresión, incluso en tiempos complicados.
3. Aprovechar las horas más productivas. Es recomendable realizar las tareas más complejas durante las horas más productivas del día o aquellas en las que se está más tranquilo en casa.
4. Evitar distracciones. Es importante aprender a marcar límites a los compañeros o, ahora que también se trabaja más habitualmente desde casa, a las personas con las que se convive para que no interrumpan el trabajo. En este punto, también hay que tener en cuenta que eso puede implicar decir que no a determinadas peticiones de la forma más constructiva posible.
5. Esperar lo inesperado. Durante la desescalada, las situaciones ajenas al control del trabajador serán más habituales que nunca. Habrá cambios en el hogar ya que las clases de los niños van a continuar en casa y puede que durante la desescalada uno de los padres vuelva a trabajar y todo el cuidado de los hijos caiga sobre el que se queda teletrabajando. Por no hablar de los cambios organizativos que plantee la empresa o la evolución de las medidas de contención que aplique el gobierno según avance la pandemia. Debemos estar preparados a cambios en las rutinas y ajustar nuestra forma de trabajar, si queremos obtener los mejores resultados.
6. Agrupar las tareas. Probablemente durante la desescalada y en la ‘nueva normalidad’  se empiecen a combinar diferentes formas de trabajar, en la oficina o en casa, por la mañana o por la tarde. Y puede que algunas tenga más sentido hacerlas más en lugar o en un momento concreto. Por eso es recomendable agrupar las tareas por similitud para poder realizarlas de forma simultánea de forma efectiva.
7. No abarcarlo todo. La mayoría de los empleados han visto cómo su volumen de trabajo se ha incrementado durante la crisis, con el teletrabajo. Las videoconferencias se han multiplicado, los objetivos han cambiado y eso conlleva más estrés y ansiedad. Esto seguramente no cambiará durante los primeros meses de la desescalada, sino que habrá que añadir nuevas rutinas que lo compliquen todo más aún. Por eso es importante conocer los límites y el trabajo que se puede abarcar, para comentarlo con los jefes o pedir ayuda antes de alcanzar el límite.

“Puede considerarse que, de manera general, la multitarea influye negativamente en la productividad, pero si se realiza de forma adecuada y organizada puede ayudar a mantener el ritmo en situaciones excepcionales y durante las jornadas de teletrabajo”, explica Miriam Martín, directora de Marketing de Sodexo Beneficios e Incentivos. “Debido a la situación actual, el teletrabajo se va a intentar mantener lo máximo posible para lograr llegar a esa ‘nueva normalidad’ e incluso puede que en algunas empresas post-COVID19 esta modalidad se mantenga de manera más habitual para reducir los contactos personales y facilitar la conciliación”.