El teletrabajo, un trabajo de ‘dos bandas’: consejos para empresas y empleados

Las medidas adoptadas por el Gobierno para frenar la epidemia provocada por COVID19 han obligado a un gran número de empresas a establecer el teletrabajo.

Muchas organizaciones ya estaban habituadas a este tipo de práctica, pero otras han tenido que prepararse a marchas forzadas. Algunas, incluso, en las que la cultura de “presencialismo” está muy asentada, están todavía tratando de adaptarse. 

En líneas generales está suponiendo un gran desafío. Por eso, desde el equipo de Comunicación Interna de Grayling se ha querido compartir una serie de consejos para tratar de ayudar a profesionales y empresas a sobrellevar lo mejor posible esta situación.  

Según ha señalado Almudena Rodríguez Tarodo, Senior Advisor de Employer Branding y Comunicación Interna de Grayling, “Este desafío puede convertirse en una gran oportunidad para establecer un cambio cultural y organizativo en las empresas, más acorde con las necesidades actuales de personas y organizaciones”. 

Para las empresas

1. Asegúrate de que tus empleados tienen las infraestructuras y herramientas que necesitan para poder realizar su trabajo. Independientemente de si tu empresa tenía establecido un plan de contingencia o no, o de si es la primera vez que utilizáis la modalidad de teletrabajo, asegúrate con el equipo de TI de que las comunicaciones, equipos, plataformas, herramientas, etc. serán suficientes y adecuadas para que el trabajo se desarrolle con la mayor normalidad posible. Chequea con tus empleados que no tienen problemas e indícales que te comuniquen cualquier necesidad o incidencia que sufran.
2. Confía en ellos y haz que perciban esa confianza. Esta es una gran oportunidad para pasar del “presencialismo y control” a la “planificación y confianza”, en un momento en el que los empleados nos piden autonomía y flexibilidad. En las circunstancias en las que nos encontramos, los empleados son conscientes de la situación de las empresas y están dispuestos a arrimar el hombro como el que más. El aliento positivo de la compañía y las muestras de confianza, resultan mucho más motivadoras que las muestras de desconfianza. 
3. Establece y aclara los objetivos. Con el fin de que los empleados sepan a qué atenerse, establece o recuerda cuáles son los objetivos de trabajo y de negocio para este período. De esta forma, resultará más sencillo que establezcan sus calendarios de tareas y sus estrategias para cumplirlos. Procura ser claro y anímalos a consultar todas las dudas que les surjan al respecto. 
4. Ayuda a aquellos que sabes que tienen menos capacidad para planificarse. No todo el mundo se organiza igual. Hay personas súper ordenadas y otras a las que les cuesta más. Si de antemano las tienes identificadas, ofréceles tu ayuda lo antes posible. Si las vas identificando a lo largo del tiempo, haz lo mismo. Si detectas que algún empleado no está cumpliendo los objetivos, ponte en contacto con él para ofrecerle tu ayuda. Probablemente esté afrontando algún problema que no te ha comunicado.
5. Sé flexible con los horarios. La mayoría de los empleados establecerán su jornada de la forma más similar posible a la habitual, pero ten en cuenta que puede haber algunas variaciones. No seas inflexible con los horarios de conexión y desconexión. Lo importante no es el horario, sino que se cumplan los objetivos. 
6. Convoca a los empleados a reuniones virtuales para hacer equipo. En momentos como estos es más importante que nunca hacer equipo. Para evitar que tus empleados se sientan aislados, organiza con cierta frecuencia -diaria o semanal, la que consideres más adecuada para tu organización- reuniones virtuales conjuntas, en las que hablar de negocio y también de cómo están sobrellevando esta situación.
7. Comparte con ellos todas las buenas noticias de negocio que puedas. La incertidumbre generada por el impacto económico y el aluvión de malas noticias que estamos recibiendo pueden hacer mella en nuestro ánimo. Estamos ávidos de buenas noticias. Por eso, procura animar a tus empleados con cualquier noticia positiva, por pequeña que sea. Seguro que lo agradecen. 
8. Motívalos. Como decíamos anteriormente, es importante que no decaiga el ánimo. A medida que se acumulen los días de confinamiento, será más complicado mantener un espíritu positivo. Por eso, es fundamental infundir buen ánimo. Envía cada cierto tiempo un mensaje a tus empleados con frases motivadoras como “Ya queda menos”, “Juntos podemos”, “Todo va a salir bien” y recuérdales lo “Orgullosa que se siente la empresa por cómo se han adaptado a la situación y lo bien que están desarrollando su trabajo”.

Para los empleados

1. Escoge un lugar adecuado dentro de tu casa y configúralo de forma adecuada. Mantenlo ordenado y preparado para tener a mano todo lo que vayas a necesitar a lo largo de la jornada laboral.
2. Aséate y vístete. Mantén una rutina lo más cercana posible a una jornada habitual en la oficina. Hay quien afirma ser más productivo cuanto mejor vestido va. Además, si te convocan a una videoconferencia urgente estarás perfectamente preparado.  
3. Establece un calendario con las tareas diarias y cúmplelo. Tómate 5 o 10 minutos a primera hora para planificar la jornada. Establece qué tareas tienes que realizar y calcula los plazos de forma realista. 
4. Planifica los documentos y el material que vas a necesitar del servidor o plataforma corporativa para no colapsarla. Todos estamos notando que las plataformas corporativas se ralentizan estos días. Están sometidas a un rendimiento excepcional. Por eso, por el bien de todos, planifica a última hora de la jornada qué material vas a necesitar y descárgatelo en horas en las que sepas que se reduce su uso o ponte de acuerdo con tus compañeros para fijar turnos de acceso, en la medida de lo posible. Tu sistema nervioso y tus compañeros te lo agradecerán.
5. Desconecta o aparta el móvil personal. Para evitar las distracciones, sobre todo en estos días en los que las redes sociales mantienen una actividad frenética. 
6. Evita ser molestado. Coloca en la puerta de la habitación en la que trabajes, un cartel rojo o verde, en función de si estás ocupado o no. Así, las personas con las que convives sabrán a qué atenerse. 
7. Establece horarios de consulta para los niños. Si tienes niños en casa, asegúrate de que tienen tarea escolar suficiente para estar entretenidos. Explícales el sistema de semáforos de tu puerta y establece con ellos horarios de consulta de dudas acerca de los deberes. Pídeles que no se paren, que se salten los ejercicios que no puedan resolver, acumulen las consultas y resérvales 15 minutos cada hora y media para resolverlas. 
8. Fija horas de descanso y respétalas. El descanso de los padres con niños en casa puede ser la resolución de sus dudas acerca de los deberes, pero el resto, debéis realizar algún pequeño descanso para ser más productivos. Una llamada de teléfono, escuchar una canción, una breve tabla de ejercicios de 10 minutos, elegid cualquier cosa que os motive.
9. Planifica conexiones con tus compañeros o jefes. Aislarse no es bueno. Seguro que echas de menos las conversaciones de café con tus compañeros, las puestas en común, la consulta de dudas… No renuncies a ello. Simplemente, cambia el formato. Hay infinidad de plataformas y sistemas gratuitos con los que poder mantener charlas de grupo. Estableced un horario y conectaros. 
10. Evita las visitas a la cocina. Todos tememos que uno de los efectos del encierro sean los kilos de más. Revisa el apartado de descansos y establece rutinas sanas (música, ejercicio, etc), pero evita visitar la cocina. Quien evita la tentación, evita el peligro.  
11. Prémiate. Piensa en algo que te satisfaga plenamente, dentro de las posibilidades que tenemos estos días, y al final de la jornada laboral, prémiate de alguna manera