La rutina del trabajo en remoto: inicia con una llamada, conoce la carga de trabajo de los compañeros…

En el mundo actual de los negocios, la globalización y la digitalización del entorno han hecho que cobre fuerza el trabajo flexible y que muchos profesionales puedan realizar sus tareas fuera de la oficina principal. Precisamente, en los últimos días, la crisis médica provocada por el COVID-19 ha puesto el teletrabajo de máxima actualidad al haber un gran número de compañías que han cerrado sus puertas, enviando a casa a sus colaboradores para atender sus obligaciones y tareas cotidianas.  

Como señala Fernando Guijarro, director general de Morgan Philips Talent Consulting “Por un lado, se nos presenta la oportunidad de demostrar nuestro sentido de la responsabilidad y que igualmente podemos ser productivos a distancia, venciendo definitivamente las resistencias frente al teletrabajo de aquellos estilos de gestión más conservadores que todavía, a día de hoy, se siguen poniendo en práctica. Pero, al mismo tiempo, el teletrabajo plantea a los equipos el reto y la necesidad de coordinarse y colaborar adecuadamente para ofrecer resultados, máxime cuando sus componentes se encuentran en distintos lugares, manejan distintos horarios o, incluso, todavía ni se conocen. Con dichas condiciones, el éxito en este desafío dependerá en gran medida de la fluidez en la comunicación y de la gestión de las relaciones entre los miembros del grupo”.

Generalmente, los vínculos se fomentan durante el horario laboral y dentro del espacio de trabajo. Sin embargo, los trabajadores a distancia se enfrentan a la dificultad de desarrollar o mantener una dinámica de equipo igualmente fuerte, aun no estando físicamente presentes para poder captar cuestiones como la personalidad del resto de miembros, su estado de ánimo, sensaciones, las prácticas generales de trabajo del equipo, hacer seguimiento etc…

Para evitar la falta de comunicación y de desarrollar o conservar una buena relación general entre los miembros de equipos que trabajan en remoto, desde Morgan Philips hemos elaborado una lista de consejos para ayudar a empresas y trabajadores a gestionar las relaciones en remoto.

1. Para empezar, inicia una llamada telefónica de introducción

Si acabas de unirte a un equipo en el que algunos miembros no trabajan en la misma oficina, toma la iniciativa de acercarte a ellos directamente programando una llamada. Esta introducción sólo tiene que durar 15 minutos para conocer a tus colegas y hablarles brevemente sobre tu experiencia y las áreas clave en las que trabajarás. Este “rompehielos” inicial facilitará que se acerquen a ti con tareas o preguntas, y viceversa.

2. Programa la puesta al día regularmente

Ya sea semanal o mensualmente, la organización de llamadas telefónicas en intervalos regulares te permitirá compartir tus progresos con el equipo, validando tu papel y haciéndolos visibles al resto del grupo. Trata de afinar tu enfoque y de que estas conversaciones no se alarguen innecesariamente para respetar el tiempo del resto.

3. Aprovecha la videoconferencia

Si tienes la posibilidad, usa periódicamente la videoconferencia para organizar reuniones. El simple hecho de ver la cara de tus compañeros puede ser muy útil para humanizarles, leer su lenguaje corporal y, sobre todo, para uniros.

4. Ten en cuenta los tiempos y las cargas de tus compañeros

Cuando se trabaja en la misma oficina que un compañero, es más fácil tener una idea de su carga de trabajo y de su horario. No se puede decir lo mismo cuando se teletrabaja, donde no todos los trabajadores gestionan de la misma manera sus responsabilidades o manejan el mismo horario. Para facilitar la comunicación, evita los bombardeos innecesarios de correos y considera la posibilidad de reducir los mensajes electrónicos que les envías directamente o mediante copia si no es imprescindible que se involucren por completo. Para asuntos más pequeños, las plataformas de mensajería instantánea pueden ser igual de útiles, ya sea Skype para empresas o WhatsApp. Aquí, resulta esencial para los managers hacer una repartición de tareas igualitaria y tratar de no sobrecargar a los colaboradores con los que trabaja directamente sólo por la comodidad de tenerlos presentes físicamente. 

5. Mantente conectado y disponible

Trabajar en la distancia puede suponer un obstáculo añadido a la hora de gestionar crisis o urgencias, especialmente si existen dificultades para contactar con los miembros del equipo cuya implicación es necesaria para gestionar correctamente estas situaciones. Todos conocemos a alguien en nuestra vida personal al cual es prácticamente imposible acceder cuando se le necesita o que demora constantemente su respuesta, de manera que cuando lo hace, o el problema ya no tiene solución, o bien hemos recurrido a otras vías para encontrarla. En un contexto de trabajo y de equipo, donde las acciones de cada uno tienen su repercusión en los demás y en los objetivos comunes, no podemos permitirnos el lujo de desconectarnos del grupo, más si cabe, trabajando en remoto. Por ello, mantén tu teléfono y demás herramientas de comunicación operativas y estate pendiente de ellas durante tu jornada laboral.

6. Herramientas disponibles para el teletrabajo.

Para poder teletrabajar en condiciones óptimas se ha de contar con la infraestructura (ordenadores, conexión a internet, acceso a la red de la compañía…)  y las herramientas adecuadas, por eso, además de las aplicaciones de comunicación ya conocidas como Skype, Skype for Business, Webex, Hangouts, chats etc… existen en el mercado una amplia variedad de posibilidades que van desde herramientas destinadas a facilitar la gestión de proyectos, hasta otras dirigidas a favorecer el trabajo colaborativo.