Con 46 salas repartidas en cinco plantas y una capacidad de acogida de hasta 15.000 delegados, el Centro de Convenciones Internacional de Barcelona (CCIB) se ha convertido en un referente mundial como sede de la organización de eventos. Desde su inauguración en 2004 con motivo del Fórum de las Culturas, el CCIB acoge cada año, en sus más de 100.000 m2 , algunos de los congresos y convenciones más importantes que se celebran en Barcelona.
Cliente de Robotics desde 2017, el CCIB tenía la necesidad de incorporar un software capaz de gestionar el control horario, mejorar la gestión de la flexibilidad horaria para una mayor conciliación de la vida laboral y familiar de sus profesionales y, también, reducir el uso del papel en consonancia con su política medioambiental. Además, necesitaba incluir un portal del empleado transparente donde su personal pudiera consultar su balance horario y gestionar sus vacaciones.
La respuesta de Robotics fue VisualTime Advanced, un software en modalidad SaaS con los módulos de Gestión Horaria y Portal del Empleado (para gestionar Ausencias, Vacaciones y Permisos) al que los profesionales pueden acceder a través de los nuevos terminales de control de acceso biométrico mx8. Con esta versión de VisualTime las anteriores necesidades han quedado cubiertas —tal como señala Javier Navarro, miembro del departamento de RRHH de CCIB — “destacando la capacidad de reducir tiempos de trabajo con información precisa y al momento, así como la creación de informes automáticos para el personal y los responsables de los distintos equipos. VisualTime también nos permite coordinarnos con los departamentos de PRL y Seguridad en caso de una emergencia”
Una mejora en la conciliación laboral y familiar
VisualTime también ha dado a los responsables de RRHH del CCIB la posibilidad de exportar informes, de horarios y absentismo, “ayudándonos a crear un cuadro de mando sobre el estado real de nuestra plantilla”. Otro aspecto clave para la elección fue la capacidad de personalizar la aplicación dada la tipología de la empresa. “Para el empleado, nos pareció muy interesante disponer de una app donde pudieran gestionar su jornada laboral, peticiones de fichajes, el calendario anual, vacaciones, etc. Esto nos ha permitido ser mucho más transparentes con ellos“ señala Navarro.
Además, los responsables de RRHH del CCIB buscaban iniciar un nuevo proceso de gestión horaria unido a una nueva política de flexibilidad para ayudar a la conciliación de la vida laboral y familiar, algo que es complicado en un sector como el de la gestión de eventos. Con VisualTime lo han conseguido, ya que “por ejemplo, ahora el personal dispone de una amplia franja horaria para iniciar y terminar su jornada laboral, así como recuperar el exceso de horas trabajadas,” explica Javier Navarro, miembro del Departamento de RRHH del CCIB.
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