Los mejores beneficios del portal del empleado

La comunicación entre una empresa y sus trabajadores debe ser fluida y transparente. Cada vez es más necesario buscar acciones y/o herramientas que promuevan este tipo de comunicación y la web del empleado es una de las soluciones más eficaces.

Actualmente, las organizaciones se están dando cuenta de que la implantación de un portal para el trabajador, permite aligerar las cargas de trabajo del departamento de recursos humanos y mejorar el compromiso de los trabajadores hacia la empresa.

El portal del empleado es una plataforma en línea a la que tienen acceso los trabajadores para consultar datos relevantes en materia de Recursos Humanos sin tener que dirigirse, expresamente, a este departamento. Se podría definir como la evolución de la intranet.

En él, los trabajadores pueden acceder a todas las consultas que son susceptibles de ser realizadas al departamento de Recursos Humanos, como la modificación de sus datos personales, el acceso al modelo 145 y a su certificado anual de retenciones, pueden gestionar sus nóminas y anticipos, administrar sus días de vacaciones y registrar sus fichajes y ausencias.

Además,  también se puede utilizar como un canal de comunicación interna, utilizado para difundir información corporativa o sectorial de interés general, o anunciar actividades y eventos de la empresa.

Los mejores beneficios del portal del empleado

1. Optimización del departamento de RR. HH. y autonomía para el trabajador. Este portal, permite a los departamentos de RR. HH. poder automatizar de forma eficaz sus tareas administrativas, debido a que el trabajador podrá autogestionar ciertos aspectos como solicitar su certificado anual de retenciones, descargar sus últimas nóminas o realizar el procedimiento necesario para pedir un anticipo. Que los trabajadores puedan autogestionar una gran parte de los procesos, permite ahorrar tiempo tanto para los empleados como para la empresa: los trabajadores gozan de autonomía para llevar a cabo multitud de procesos a través de este portal y el departamento de RR. HH. se optimiza.
2. Accesibilidad y transparencia. Todos los trabajadores pueden acceder al portal del empleado desde cualquier lugar y plataforma, ya que se trata de un aplicativo en línea. Además, permite que la comunicación bidireccional se haga de forma rápida y sencilla.
3. Mejora de la productividad. Se puede completar el portal con herramientas de medición de rendimiento y evaluación del desempeño o utilizarlo como instrumento de asignación de tareas, para mejorar la productividad y facilitar los procesos de gestión.
4. Aumenta la motivación laboral. Gracias a los sistemas de autogestión y la delegación de tareas que ofrece un portal del empleado, los trabajadores se sentirán más valorados y notarán que hay la empresa confía en ellos.
5. Crea sentimiento de pertenencia. Un portal del empleado contribuye a crear y mejorar la cultura corporativa. Los trabajadores responden a la confianza depositada por la empresa, y esto dota de transparencia a la relación que mantienen con la organización.

Requisitos para que un portal del empleado sea eficaz

• Interfaz adaptativa y sencillez de uso. La interfaz debe ser accesible y adaptable de forma óptima en función del dispositivo desde el que se conecten los trabajadores. Además, la navegación a través del portal del empleado ha de ser lo más intuitiva posible, con el objetivo de que el servicio pueda mantenerse autogestionado y que no requiera la intervención del departamento de Recursos Humanos o del equipo de IT.
• Actualizaciones y capacidad suficiente. Debe recibir actualizaciones de funcionalidades y contenidos constantemente, y garantiza la compatibilidad con los navegadores y sistemas que se utilizan en la organización. Igualmente el sistema no se puede resentir cuando todos los trabajadores de la organización se conecten al mismo tiempo al portal.
• Personalización. El portal del empleado pretende brindar a los trabajadores una experiencia personalizada de usuario, en función de su trayectoria en la empresa, del rol que desempeñan o de la parte del organigrama que ocupan: cada empleado debe poder visualizar los contenidos más relevantes y apropiados según su perfil.
• Permisos. De la misma forma que no todos los trabajadores pueden tener acceso a toda la información, se debería poder trasladar esta política de restricciones y permisos al portal del empleado: existiría una zona común de información y accesos de dominio general, y algunas áreas más restringidas, por ejemplo, a los mandos intermedios o la Junta Directiva.

Y tú, ¿ya has implantado una web del empleado en tu empresa? ¿Conocías sus ventajas? Puedes incorporar la web del empleado como una herramienta de ayuda al desarrollo del employer branding. Además, con Devengo, podrás mejorar la salud financiera de tus trabajadores.

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