Nuevas metodologías de trabajo

José Ramón Díaz es Agile Coach en Agilar, una consultoría gestionada por coaches y practicantes cuyo objetivo es ayudar a las organizaciones y empresas crear una cultura de mejora continua, trabajo en equipo y una entrega de valor eficiente. Para ello, enseñan a implementar metodologías Agile y Lean como Scrum o Kanban para que, progresivamente, los equipos instauren un nuevo espíritu de colaboración y mejora constante.

En esta ocasión, Díaz nos explica el funcionamiento de la metodología Scrum en general y su experiencia en la startup Hundredrooms en particular. El experto, que trabaja con empresas internacionales, cuenta en primera persona cómo es conseguir el éxito y la mejora continua deseado en las empresas.

– ¿Qué es Agilar y cómo trabajáis con Hundredrooms?

Agilar es una consultora especializada en formación e implantación de metodologías ágiles en las organizaciones. Nuestra misión es “mejorar los lunes de la gente”, ayudarles a trabajar de manera más efectiva y eficiente. En Hundredrooms estamos trabajando a diferentes niveles, tácticos y estratégicos. Me he encontrado un gran equipo, con gran nivel técnico y humano y muchas ganas de progresar. Para ello les estoy ayudando a mejorar procesos internos, a localizarse en la colaboración e implantar un sistema de mejora continua.

– ¿Cómo llegaste a Hundredrooms? ¿Cuál es tu opinión sobre esta startup?

Llegué a Hundredroms porque otro cliente nos referenció al CEO de la empresa. Arrancamos el proceso haciendo un par de días de evaluación de la situación, y ahora les acompañamos en el proceso de mejora. Personalmente no conocía el sector de los comparadores online más allá de ser usuario. Por lo que he podido investigar, parece que Hundredrooms está muy bien situada en el mercado de los apartamentos vacacionales, un nicho que supongo crecerá cada vez más.

– ¿Cómo funciona vuestro acompañamiento a las empresas y equipos?

Nos adaptamos a las necesidades de cada empresa, pero básicamente nos involucramos con los resultados. Vivimos con la empresa la transformación, le hacemos seguimiento y ayudamos a implementar los cambios. No somos consultores de PowerPoint, hacemos el trabajo con los equipo de desarrollo, management o comités de dirección, ayudándoles a la toma de decisiones,

– ¿Qué resultados se obtienen con esta metodología?

Los principales resultados son la mejora de la productividad, la satisfacción de los trabajadores y la mejor gestión de los productos. El trabajo se enfoca en el valor que considera importante la organización, de manera que se cohesionan mejor todas las partes involucradas en el desarrollo de productos. Se rompen barreras departamentales, se alinean expectativas y se trabaja con transparencia, lo que a medio plazo produce una mejor colaboración y confianza.

– Agilar acompaña a empresas a nivel nacional e internacional, ¿cómo os enfocáis?

Primero hacemos acercamiento inicial a las organizaciones con un proceso de descubrimiento, donde tratamos de entender qué está sucediendo y por qué, cuáles son sus fortalezas y principales áreas de mejora. A partir de ahí proponemos una lista de mejoras, priorizada, desde la cual nos alineamos con las corporaciones para empezar un proceso de cambio. No diseñamos organizaciones o procesos, ayudamos a cada una a descubrir cuál es su mejor manera de trabajar. Es un proceso evolutivo, las empresas no se pueden diseñar, se deben vivir y transformar.

– ¿Para qué sirve Scrum como metodología ágil y cómo funciona el proceso?

Scrum es un marco de trabajo, que nos guía en la construcción de nuestros propios procesos de desarrollo. Nos marca una serie de actividades y artefactos útiles para construir el producto de forma incremental y la mejora continua. Estamos en el mundo de la gestión del conocimiento, caracterizado por la alta incertidumbre y la inexistencia de una solución perfecta. Por ello debemos estar en constante cambio para mejorar y verificar que nuestros productos cumplen las expectativas. Para lograrlo, el proceso de Scrum se basa en ciclos de inspección y adaptación, tanto para el producto como para el equipo y sus procesos. Son ciclos cortos donde tratamos de mejorar y aprender.

– ¿Se puede aplicar en cualquier empresa?

Sí, es un marco de trabajo aplicable al desarrollo de productos y mejora continua. Independientemente del contexto, aunque tenemos que adaptarnos: escalando a varios equipos si el producto es muy grande, adaptando las prácticas si es un equipo remoto… Pero es aplicable allá donde desarrollamos producto. Se hace en proyectos de nanotecnología, en construcción de hardware, en organizaciones como bancos y en startups como Hundredrooms.

– Asesoras a empresas de diferentes sectores, ¿cuáles son los problemas más comunes con los que te encuentras?

El mayor problema en empresas que arrancan es cambiar el paradigma de construcción de producto: pasar a definir un producto de manera interactiva e incremental, y de estructuras basadas en la autoridad a equipos autoorganizados. Suponen un cambio de mentalidad que rompe los moldes.

– ¿Es importante la motivación para trabajar con Scrum?

En realidad, la motivación es básica para cualquier trabajo que requiere de creatividad y adaptación. Las personas trabajan mejor cuando están motivadas por aquello que hacen, por qué lo hacen o cómo lo hacen. Eso no cambia con Scrum, pero probablemente se pone de mayor relieve, ya que hace la colaboración muy transparente.

– ¿Cuáles son las funciones de un Scrum Master y cómo ayuda a los equipos?

El Scrum Master tiene varias funciones: facilitador, ayuda a eliminar impedimentos, es coach del equipo en su progresión hacia el alto rendimiento, refleja sus valores y comportamientos para que siga mejorando, y le reta a crecer cada día. Además lleva al equipo sus principios ágiles sobre desarrollo de producto, les enfoca en lo realmente valioso, ayudando a priorizar y organizar. En mi opinión es como el manager moderno, que se preocupa por las personas y les ayuda a mejorar, ser más eficientes y trabajar con mayor motivación.

– Muchos expertos dicen que Scrum es una metodología para equipos técnicos, ¿cómo se puede aplicar en grupos que no desarrollan tecnología?

Yo mismo he trabajado en equipos de ingeniería de procesos de fabricación, nanotecnología, entornos culturales…, y tenemos muchos ejemplos famosos como el de Wikispeed, donde fabrican coches con Scrum. No se trata en realidad tanto de aplicar Scrum o no, sino los principios sus valores: colaboración, inspección y adaptación, priorización del trabajo enfocada en el valor, etc. Scrum te da el marco para poner unos andamios que soporten esos principios y valores.

– Se dice que en el futuro casi no habrá jerarquías en las empresas, que todo funcionará en modo colaborativo, etc., ¿qué opinas?

La pregunta no es tanto si habrá jerarquías o no, sino si estas son la herramienta adecuada para nuestras organizaciones. El reparto de autoridad es un modelo que funciona, eso no se puede negar, la pregunta es: en este nuevo entorno de incertidumbre, gestión del conocimiento, flexibilidad, etc., ¿sigue siendo la herramienta más adecuada? Las jerarquías tienen unas limitaciones a la colaboración si las comparamos con personas motivadas que trabajan por un mismo propósito, y es que la sabiduría del grupo es superior a la de un individuo.