En la era digital, la forma en que organizamos y vivimos los eventos corporativos está cambiando radicalmente. La digitalización nos brinda la oportunidad de crear experiencias innovadoras y atractivas para todos nuestros colaboradores, independientemente de su ubicación.
Los profesionales de la comunicación interna están cada vez más inclinados a digitalizar sus herramientas de trabajo. Aunque tradicionalmente la mayoría de los eventos se realizaban de forma presencial, la tendencia actual es digitalizar estos encuentros, ofreciendo una experiencia renovada y dinámica.
4 motivos para digitalizar los eventos internos
1. ¡Somos humanos!
La interacción social es fundamental tanto en nuestra vida personal como profesional. El teletrabajo ha puesto en evidencia que la cohesión y el sentimiento de pertenencia son esenciales para el bienestar en el trabajo, ya sea desde casa o en la oficina. Los eventos corporativos – seminarios, convenciones, congresos, talleres, mesas redondas, roadshows, team building, eventos deportivos o solidarios – son momentos importantes en la vida de una empresa. Estos eventos no solo refuerzan el equipo, sino que también desarrollan el sentido de pertenencia y transmiten la cultura y los valores de la organización.
2. Ampliación del alcance
El mundo digital permite superar las barreras geográficas y temporales, haciendo que los eventos sean accesibles para todos los miembros de la organización, sin importar su ubicación. La digitalización ofrece la posibilidad de invitar a un número ilimitado de participantes, algo que los eventos presenciales no siempre pueden lograr debido a limitaciones de espacio y costos. Además, esto permite una inclusión mayor, donde todos pueden participar y beneficiarse de la experiencia del evento.
3. Organización rápida
La preparación de un evento presencial puede ser laboriosa y consumir mucho tiempo. La digitalización simplifica muchas de estas etapas, permitiendo a los organizadores concentrarse más en el contenido y la experiencia de los participantes. Las herramientas digitales facilitan la coordinación y gestión de todos los aspectos del evento, desde la invitación y registro hasta la entrega de contenido y la interacción en vivo.
4. Reducción de costes
Organizar un evento físico implica gastos significativos, desde catering y alquiler de espacios hasta alojamiento y transporte de los participantes. Los eventos digitales eliminan muchos de estos costos, proporcionando un ahorro considerable. Además, los eventos digitales son más sostenibles, ya que reducen significativamente la huella de carbono al eliminar la necesidad de desplazamientos.
Beneficios adicionales de digitalizar eventos
Accesibilidad y flexibilidad
Los eventos digitales son accesibles desde cualquier lugar, lo que permite a los empleados participar sin importar su ubicación geográfica. Esto es especialmente beneficioso para las empresas con equipos distribuidos globalmente. Además, los eventos pueden ser grabados y reproducidos posteriormente, permitiendo que aquellos que no pudieron asistir en vivo aún puedan beneficiarse del contenido.
Personalización y análisis de datos
Las plataformas digitales ofrecen herramientas avanzadas para personalizar la experiencia del usuario. Puedes adaptar el contenido a diferentes grupos de empleados, ofrecer traducciones en tiempo real, y mucho más. Además, las herramientas digitales permiten recopilar datos y análisis en tiempo real sobre la participación y el compromiso de los asistentes, proporcionando información valiosa para mejorar futuros eventos.
Tres consejos para digitalizar tu evento
¿Te ha convencido la idea de los eventos virtuales y estás listo para dar el primer paso? Aquí tienes una guía para implementarlos exitosamente:
- Elige la herramienta adecuada
Primero, hazte las preguntas correctas: ¿Qué tipo de evento quiero organizar? ¿Qué experiencia quiero ofrecer a mis empleados? ¿Será en directo o grabado? La respuesta a estas preguntas te ayudará a seleccionar la plataforma más adecuada, ya sea una herramienta para webinars, un sitio web de streaming, una aplicación específica o las redes sociales. Esta elección es crucial, ya que la plataforma será tu principal aliada en la organización del evento. En United Heroes, por ejemplo, ofrecemos iniciativas personalizadas para tu empresa donde podemos poner foco en temas muy diversos (cohesión, sostenibilidad, diversidad, bienestar, cultura, etc.)🏆.
- Comunica efectivamente
Comparte el proyecto con todos tus colaboradores utilizando las redes sociales de la empresa, newsletters y otros canales de comunicación para generar interés. Asegúrate de enviar las claves de acceso y explicar cómo participar para evitar sorpresas de último minuto. La comunicación previa al evento es esencial para garantizar una alta participación y para preparar a los asistentes sobre lo que pueden esperar.
- Fomenta la interacción
El mundo digital facilita las conversaciones, pero también puede dispersar la atención. Mantén a los participantes comprometidos creando contenido interesante y de calidad. Utiliza encuestas, chats y hashtags para que los empleados compartan sus experiencias en las redes sociales.
Estrategias adicionales para el éxito de eventos digitales
- Creación de contenido dinámico
El contenido es el rey en los eventos digitales. Asegúrate de que tus presentaciones sean visualmente atractivas y dinámicas. Utiliza videos, gráficos interactivos y otros elementos multimedia para mantener el interés de los participantes. Además, considera la posibilidad de invitar a oradores invitados que puedan ofrecer nuevas perspectivas y conocimientos valiosos.
- Facilita la participación
Fomenta la participación de los asistentes mediante sesiones de preguntas y respuestas en vivo, encuestas interactivas y discusiones en grupo. Esto no solo mantiene a los participantes comprometidos, sino que también les da una sensación de participación y contribución al evento.
- Ofrece soporte técnico
Proporciona soporte técnico antes y durante el evento para ayudar a los participantes con cualquier problema que puedan tener al acceder a la plataforma o durante la transmisión en vivo. Esto asegurará una experiencia fluida y sin contratiempos para todos los asistentes.
Conclusión
La digitalización de eventos internos no solo representa una alternativa a los eventos presenciales, sino una oportunidad para reinventarlos. Así como el teletrabajo se ha convertido en una práctica común, los eventos corporativos también están evolucionando hacia formatos virtuales o híbridos. Esto permite una mayor inclusión y participación de todos los empleados, sin importar dónde se encuentren. Adopta la digitalización y transforma tus eventos en experiencias inolvidables y accesibles para todos.
La versión digital de tu evento no tiene por qué ser una versión menos importante que la original; al contrario, puede representar una nueva oportunidad para innovar y conectar de maneras que antes no eran posibles. El mundo digital permite que todos los empleados de la empresa participen en los eventos, ¡estén donde estén!
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