Nuevo eBook: El Nuevo Rol de los RRHH

Ya puedes descargar el nuevo eBook de Savia, «El nuevo rol de los RRHH». Esta guía te ayudará a liderar el proceso de cambio y transformación digital que tanto preocupa a los Directores de Recursos Humanos.

En apenas 20 años hemos pasado de sólo poder conectarnos a través de un módem, a tener wifi en parques, smartphones tan potentes como nuestro ordenador de sobremesa y modelos de automatización, tecnología 100% cloud, externalización colaborativa en entornos remotos… Savia te ayuda a gestionar este cambio en beneficio de tu empresa. 

Posibilidades que hasta hace pocos años eran impensable. La transformación digital no es nueva, pero el ritmo al que se producen los cambios sí lo es. Presentándonos una realidad que abruma y obliga a mantener un ritmo exigente de adopción tecnológica.

El área de RRHH es en gran medida la principal afectada por esta transición ya que no sólo tiene que abordar un cambio tecnológico, sino que además ha de lidiar con un cambio de mentalidad y de roles que ha de trasladar a todos los profesionales de la organización. La transformación digital cambia tecnología y modos de gestión, pero también está obligando a generar un cambio en la formación e integración de las personas.

Por ello, el Director de RRHH ha de ser el líder del cambio. Este eBook ofrece las herramientas necesarias para comenzar a liderar esta transformación…

20 Preguntas para tu proveedor de software

Tanto si estás pensando en cambiar de solución software como si dudas de que tu actual solución sea la que necesitas, estas 20 preguntas te ayudarán a escoger la mejor.

1. ¿El proveedor ofrece su solución en modalidad SaaS?

Muchos se alejan de las soluciones cloud porque son fieles a los sistemas onsite y a medida. Que los proveedores de software construyan sistemas únicos para ti y tus necesidades está muy bien, pero eso no te garantiza una correcta evolución del software y el coste suele ser altísimo. Sin embargo, un sistema SaaS está preparado para trabajar, funcionar y evolucionar continuamente, sin más gastos que el mantenimiento mensual acordado con tu empresa proveedora.

2. ¿Es una solución estándar o un desarrollo a medida para mí?

Si no conoces la tecnología de recursos humanos, no te encargues de liderar un proyecto a medida. Elige un sistema estándar que prometa cumplir la funcionalidad que necesitas y que ya hayan probado otros clientes. Así sabrás que funciona y que las actualizaciones también funcionarán. Sobre todo si eres una empresa pequeña será mejor que te decantes por una solución con largo recorrido en el mercado y de éxito probado.

3. ¿Tiene el proveedor reconocimiento y una buena cartera de clientes?

Habla directamente con sus clientes. Si no tienen una base de clientes o no están interesados en que hables con ellos, pasa a otro proveedor. Las empresas más pequeñas suelen tener una relación más estrecha con sus clientes, así que no tendrán problema en ofrecerte referencias. Hablar con sus clientes te servirá para saber los problemas con los que ellos se han encontrado y cómo lo han solucionado.

4. ¿Mantienen actitud colaborativa y escucha activa?

Si no se preocupan por tu feedback, por escucharte, entender y acordar qué necesitas; si no te pueden ofrecer una consultoría, desconfía. Da igual lo que prometa el software, si durante el proceso de venta no te escuchan, tampoco lo harán durante el servicio post-venta. Y ambos son imprescindibles en la adquisición de un software complejo como es el de Recursos Humanos.

5. ¿Con qué frecuencia lanzan actualizaciones?

Si es menos de una vez al año, olvídate. La vida y la tecnología se están moviendo demasiado rápido como para actualizar el sistema cada año o cada dos. Asegúrate también de que esas actualizaciones son rápidas, ágiles y fáciles de aprender. Una actualización no puede desmontar todo un procedimiento por muchas mejoras que prometa.

6. ¿Qué porcentaje de su última actualización fueron cambios o mejoras solicitadas por los clientes?

Si no saben contestar a esta pregunta, tenemos otro problema. Si es menos del 25%, continúa indagando para ver qué mejoras introdujeron, quizá habían motivos de mayor peso como para desestimar las peticiones de los clientes. Las actualizaciones han de basarse en la experiencia del cliente y en la normativa legal, principalmente.

7. ¿Tienes la infraestructura necesaria para soportar la solución IT que te ofrecen?

Debes asegurarte de que tu estructura IT puede aceptar los requisitos operativos mínimos del proveedor, así te aseguras de que el sistema funcionará en tu empresa.

8. ¿Cómo utilizan los managers y los empleados el sistema?

Es más importante que preguntes qué pueden hacer los usuarios con el sistema de RRHH que conocer simplemente la funcionalidad. Necesitas saber qué procedimientos podrás realizar, la utilidad de ciertas herramientas, las ventajas… ¿Qué beneficios obtendrás con el uso de su aplicación? Esto es lo que necesitas saber.

9. ¿Su solución está adaptada a móvil y otros dispositivos?

Si un proveedor de software en la nube no te ofrece esta posibilidad, descártalo. ¡¿A qué espera!?

10. ¿Los proveedores se han interesado por los procedimientos que llevas a cabo actualmente? ¿Conocen algo acerca de tu capacidad de implementación?

El proveedor adecuado tratará de entender tu situación, tus fortalezas y deficiencias. Serán honestos contigo para tratar de ofrecerte la mejor solución.

11. ¿Cómo de fácil es para el usuario acceder a la información que necesita/quiere ver?

La calidad y accesibilidad de un sistema de RRHH debe ser una gran parte de la oferta, ya que será una gran parte del valor que el sistema agregará a toda la empresa/empleados.

Preguntas sobre el proyecto

12. ¿Cuáles son las prioridades estratégicas de RRHH para el negocio?

Este debe ser el punto de partida para cualquier inversión en tecnología. Habrá que invertir en la tecnología que nos ayude a alcanzar esas estrategias, por prioridad.

13. ¿Cómo vender a los responsables de la compra de la solución software de que es la correcta y la que necesitas?

La clave no es empezar por lo que los vendedores dicen de su sistema, ni en una reunión con el proveedor. Comienza con las prioridades estratégicas ya acordadas; luego asegúrate de que los nuevos sistemas pueden ofrecer los niveles de expectativas que establece. Si es así, la implantación de tu solución de software de RRHH será un éxito.

14. ¿Cuáles son las prioridades iniciales del proyecto que mantendrán un ritmo positivo durante la gestión del cambio?

La gestión del cambio hacia un sistema integrado de RRHH llevará tiempo. Debes establecer un plan de proyecto que incluya hitos y prioridades, tanto a largo como a corto plazo que ayuden a mantenerlo vivo. Involucra constantemente a los decisores de estos logros y así garantizar el apoyo interno del proyecto.

Preguntas sobre la puesta en marcha del proyecto

15. ¿Cómo debo manejar la implementación?

La respuesta a esta pregunta dependerá del tipo de solución software de RRHH que hayas elegido y de los recursos disponibles. Juega un gran papel en este sentido la integración que ofrezca el nuevo sistema. Si no permite integración con el resto de aplicaciones, quizás no te interese contratarla.

16. ¿Cuál es el número óptimo de entornos de trabajo?

Un sistema integrado debe ofrecer el mínimo número de entornos de trabajo. ¿Por qué? Porque es la mejor manera de facilitar su uso, su aprendizaje y su explotación. Imagina que tienes muchas soluciones, pero cada una de ellas solo tiene su propio entorno de trabajo porque son las mejores en esa funcionalidad. Tener que ir de una a otra resulta una ardua tarea y una pérdida de tiempo para compañías pequeñas. Para una pyme conviene disponer de una solución que ofrezca diferentes funcionalidades especializadas o soluciones que sean fácilmente integrables; así asegura rapidez, sencillez y eficacia.

17. ¿Cómo vas a involucrar a las otras áreas, además de RRHH y TI?

En las grandes organizaciones, hay muchas áreas a las que hay informar sobre este tipo de proyectos y que, además, deben ser partícipes, especialmente en soluciones cloud a las que acceden varios usuarios. Cada área, con sus propias prioridades, deben interiorizar el valor añadido del cambio. Plantéate cómo vas a hacerles partícipe. Debería ser el vendedor de software el que te ofrezca un plan para involucrar al resto de áreas.

18. ¿Cuánto tiempo y dinero gastas en la gestión de riesgos?

¿Dónde no puedes permitirte fracasar? Puedes realizar una evaluación de riesgo antes de comenzar el proyecto para no equivocarte. Pero nuestro consejo: Nunca nunca pongas la nómina en riesgo, ese es el primer factor que has de considerar. Si la nómina falla, fallará el resto de tu programa de RRHH. Debes hacerte también la siguiente pregunta: ¿qué funciona ahora y qué no funciona? Analiza las fortalezas y deficiencias de tu sistema actual y asegúrate de que el nuevo cumpla los mismos requisitos y los supere.

Durante y después la implementación

Cuando ya has decidido qué solución software de RRHH utilizarás en tu compañía, atravesarás por diferentes etapas:

• Comunicar el cambio de solución e indicar la fecha de inicio/arranque a la empresa o departamentos afectados.
• Formar a los usuarios de la solución. Garantizar, en este sentido, el tipo de formación y curva de aprendizaje con la empresa proveedora.
• Realizar pruebas con la nueva solución para detectar debilidades y fortalezas. Por ejemplo, puedes realizar solicitudes de vacaciones, calcular una nómina o programar un curso de formación; cualquier procedimiento que hagas con regularidad.
• Dar parte a la empresa de software de las incidencias que puedas encontrar. Este punto es el más importante. Has de aprovechar este servicio en las primeras semanas ‘post-implantación’ ya que será cuando todavía dispongas de los consultores especializados para ayudarte.

La fase más complicada será pasar de un sistema a otro de forma definitiva. ¿Cuándo ocurrirá eso? Cuando todos los datos y procesos estén migrados al nuevo sistema. Una vez superada esta fase, el proyecto irá siendo solo tuyo. Ahora tan solo estaréis tú, tu equipo y el Servicio de Atención al Cliente de la compañía de software. ¡Felicidades, habrás conseguido migrar con éxito tu solución de RRHH!

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