RRHH Digital Desde que en 2010 Semantic Systems diseñara el software Repcon Invoices han sido muchas las empresas interesadas en implantar este servicio que permite la digitalización de las facturas, con el objetivo de ahorrar costes, reducir errores y cuidar el medio ambiente.
Una de las últimas empresas en sumarse a esta iniciativa ha sido Astrium CASA Espacio, compañía española líder en el sector espacial. Enrique Rey, Director de Gestión de la Información en la empresa, ha afirmado que la decisión de cambiar a un proceso automático de facturas llegó porque la gestión de las facturas de proveedores “es un proceso masivo que consume muchos recursos humanos y gracias a la tecnología y legislación actual es abordable de manera automatizada”.
Una vez tomada la decisión de abandonar el papel y comenzar con la gestión digital de las facturas, “evaluamos diferentes sistemas, pero ninguno ofrecía tantas posibilidades de personalización y de integración con nuestros sistemas como Repcon Invoices”, afirma Enrique Rey, responsable de la implantación. Además, desde 2010 las facturas digitalizadas a través del software Repcon Invoices tienen la misma validez que los originales en papel, superando los formatos y procedimientos legales para el tratamiento seguro de las facturas digitalizadas, ya que están homologadas por la Agencia Tributaria.
El objetivo de este software es agilizar y hacer más eficientes las tareas de clasificación, extracción de datos y verificación de los mismos y de esta manera reducir los tiempos. Tal y como señalan desde Astrium, “desde el primer momento los resultados han sido espectaculares”, ya que la persona a cargo administra y supervisa un sistema que “gestiona sin descanso un numero ingente de facturas, así como el flujo de aprobación”, añaden.
Actualmente, en Astrium CASA Espacio trabajan con un sistema que contempla el uso de dos ERP´s integrados, por lo que “un aspecto muy relevante a la hora de la selección de Repcon Invoices fue la posibilidad de especificar su total integración con nuestros sistemas a este proceso”, apunta Rey, ya que el software permite integrarse con distintos sistemas como Infor Baan, SAP…
No obstante, el motivo principal por el que se realizó la inversión fue el ahorro de costes que supone, no sólo en el área control financiero, sino también en el área operativa que ha de aprobar el pago de cada factura, “podemos estar plenamente satisfechos en este sentido”, afirma Rey, “ahora el lead time de aprobación de una factura no está en las tareas automáticas, está en el análisis de su aprobación”.
Preocupación por el medio ambiente
Otra de las ventajas que ofrece la digitalización de facturas es el cuidado del medio ambiente, y ese fue otro factor clave a la hora de tomar la decisión, “anteriormente cada factura era sometida a múltiples fotocopias en su paso por los distintos departamentos y personas involucradas en su aprobación. Ahora todo el movimiento y almacenamiento de información es electrónico convirtiendo esta inversión en ejemplo de proceso sostenible”, afirma satisfecho el responsable de información, ya que al año generaban unas 8.000 facturas, con el gasto en papel que eso conlleva.
El proceso de implantación no ha supuesto ningún problema para Astrium CASA Espacio, ya que se ha desarrollado en los plazos estimados. El aprendizaje y su puesta en marcha también se han realizado de manera sencilla, ya que “el sistema ha aprendido muy rápido las particularidades de las facturas de nuestros proveedores y actualmente podemos decir que estamos por encima del 85% de reconocimiento automático”, asegura.
Satisfechos con el cambio realizado, en Astrium CASA Espacio siguen contando con servicios de Semantic Systems ya que “tenemos un contrato para el soporte al usuario en su operación diaria así como el aspecto evolutivo del sistema”.
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