El éxito de una empresa no solo depende de atraer talento, sino también de la forma en que lo integra y gestiona su salida. El onboarding y el offboarding son procesos clave que influyen directamente en la experiencia del empleado, la productividad y la reputación de la organización. Implementar buenas prácticas en ambas etapas es fundamental para construir una cultura empresarial sólida y sostenible.
El uso de un software ITSM va más allá de la gestión de servicios puramente tecnológicos, poniendo foco también en los servicios relacionados con los empleados (Enterprise Service Management). Su adopción es clave para optimizar estos procesos, asegurando una gestión eficiente y automatizada tanto en la incorporación como en la desvinculación de empleados.
¿Qué es el onboarding y el offboarding?
El onboarding es el proceso mediante el cual un nuevo empleado se incorpora a la empresa, recibiendo la información, herramientas y formación necesarias para desempeñar su trabajo de manera efectiva. Un onboarding bien estructurado no solo acelera la adaptación del nuevo colaborador, sino que también refuerza su compromiso con la organización.
Por otro lado, el offboarding es el procedimiento que se sigue cuando un empleado deja la empresa. Este proceso abarca desde la gestión administrativa hasta la despedida profesional, garantizando una transición ordenada y dejando una buena impresión tanto en el empleado que se desvincula de la empresa, como en los que permanecen.
¿Cómo un buen onboarding facilita la integración de un nuevo empleado?
Un onboarding bien diseñado permite que el nuevo talento se adapte rápidamente a la cultura empresarial, conozca sus funciones y establezca relaciones efectivas con sus compañeros. Además, reduce la rotación temprana y mejora la satisfacción laboral.
Factores y herramientas clave para una incorporación efectiva
Los software ITSM han evolucionado al Enterprise Service Management estableciendo un modelo unificado para la prestación de servicios en toda la organización y no solo de los departamentos de tecnología. Contar con un software ITSM como el que ofrece Optima Solutions permite automatizar estos procesos, asegurando que cada fase del onboarding sea ágil y ordenada gestionando los servicios de los empleados de forma centralizada.
Estas engloban módulos que facilitan la gestión de consultas centralizada, información corporativa compartida y automatizaciones para aprobar peticiones de servicio de los empleados. Algunos de estos módulos son:
Portal del empleado
Un portal del empleado centraliza la información esencial sobre la empresa, políticas, documentación y herramientas de trabajo, facilitando el acceso a todos los recursos necesarios desde el primer día. El portal actúa como un punto de contacto único para toda la gestión de consultas y peticiones de los empleados que incluso pueden resolver sus problemas de manera autónoma mediante las opciones de autoservicio con la base de conocimiento corporativa.
Automatización de flujo de aprobaciones
Los procesos automatizados garantizan que las autorizaciones necesarias durante el proceso de incorporación de cada persona se lleven a cabo sin demoras, optimizando la asignación de dispositivos, accesos y permisos. Existen soluciones ITSM que permiten automatizar estos flujos mediante la creación de reglas de aprobación y asignación de tareas, asegurando que los departamentos de TI, RRHH y otras áreas involucradas coordinen eficientemente cada fase del onboarding. De esta manera, se minimizan los errores manuales y se acelera la disponibilidad de recursos para el nuevo empleado.
Gestión de peticiones
Una plataforma para gestionar solicitudes permite que los empleados puedan requerir equipamiento, accesos o información sin complicaciones de forma ágil e intuitiva.
Proporciona un soporte centralizado que permite un seguimiento de todas las solicitudes. Además, ofrece información sobre las consultas y problemas recurrentes que puede ser analizada para identificar áreas de mejora.
Canal de atención al empleado
Contar con un canal de soporte, como un help desk, agiliza la resolución de dudas y problemas, mejorando la experiencia del nuevo trabajador.
Plataforma de formación
El acceso a una plataforma de aprendizaje facilita la capacitación y el desarrollo profesional desde el inicio, garantizando que el empleado adquiera las competencias necesarias de manera estructurada. La solución Freshservice, por ejemplo, ofrece una base de conocimiento integrada que permite a los nuevos empleados acceder a manuales, guías y procedimientos en un solo lugar. Esto no solo acelera el proceso de aprendizaje, sino que también reduce la dependencia de otros compañeros para resolver dudas, permitiendo una adaptación más autónoma y eficiente.
¿Cómo gestionar el offboarding y cuál es su impacto en la empresa?
El offboarding es una oportunidad para fortalecer la marca de la empresa y prevenir riesgos. Una salida del empleado mal gestionada puede generar inconvenientes operativos, problemas de seguridad y una mala imagen de la empresa. En cambio, un offboarding estructurado deja una impresión positiva en el empleado que se desvincula de la empresa y en el resto del equipo.
Buenas prácticas en el offboarding
Comunicación clara
Informar de manera transparente sobre los motivos y procedimientos de la desvinculación ayuda a evitar incertidumbres y malentendidos tanto para el empleado como para el equipo y refuerza tu compromiso para con los empleados.
Procesos administrativos eficientes
Digitalizar y automatizar trámites como la gestión de nóminas, entrega de documentos y firma de acuerdos reduce tiempos y errores administrativos. Existen soluciones ESM que permiten configurar flujos de trabajo automatizados para estos procesos, asegurando que cada solicitud pase por las aprobaciones necesarias sin retrasos. Además, su integración con sistemas de firma digital facilita la formalización de documentos de manera ágil y segura.
Gestión de accesos y recuperación de activos
Cuando un empleado deja de formar parte de la compañía es fundamental revocar accesos a sistemas, recuperar equipos y asegurar la protección de la información confidencial para evitar riesgos de seguridad. Soluciones como Freshservice facilitan esta tarea mediante su integración con Azure AD y otros sistemas corporativos, permitiendo la gestión centralizada de credenciales y accesos. Con esta integración, los administradores pueden revocar permisos automáticamente al momento de la desvinculación del empleado, garantizando que no queden accesos activos en aplicaciones críticas.
Además, se pueden generar reportes detallados sobre los accesos eliminados, asegurando un proceso de offboarding seguro que cumpla con las normativas de seguridad.
Despedida profesional y reconocimiento
Un reconocimiento adecuado del trabajo realizado y una despedida profesional fomentan relaciones positivas y fortalecen la imagen de la empresa como un buen empleador.
¿Cómo integrar el onboarding y el offboarding en la estrategia empresarial?
El onboarding y el offboarding deben estar alineados con la estrategia empresarial, garantizando que los procesos sean eficientes y aporten una experiencia fluida a los empleados. La tecnología juega un papel fundamental en esta tarea, ya que permite agilizar y estandarizar cada fase del proceso, reduciendo errores y tiempos de espera. Herramientas como Freshservice pueden ser de gran ayuda en la automatización y gestión de estos procesos, facilitando la integración de nuevos empleados y asegurando un offboarding seguro.
Al adoptar un enfoque estratégico en estos procesos, las empresas pueden mejorar la productividad, fortalecer su cultura organizacional y construir una reputación positiva tanto interna como externamente.
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